“기존에는 매장에서 계약서를 수기로 직접 받아서 스캔 후 본사 담당자한테 일일이 메일로 전달했어야 하다보니까 그 업무를 위한 단기 인력 등을 운영할 정도로 공수와 비용이 많이 소요 됐었습니다. 이제는 본사 내부 시스템에서 바로 카카오톡 등으로 보낼 수 있다보니 비용과 시간이 많이 절감되고 프로세스도 효율화 되었습니다.”
우리나라 최대 전자제품 제조 기업 삼성전자는 모두싸인 전자계약으로 계약 업무 효율화와 고객 경험 서비스 개선의 효과까지 거두고 있다고 하는데요. 모두싸인을 통해 어떻게 프로세스의 효율화를 달성하였는지, 앞으로의 활용 계획은 무엇인지를 삼성전자 PM 업무를 담당하고 계시는 김보경 프로님을 통해 들어보았습니다!
Q1. 안녕하세요. 오늘 인터뷰에 참여해주시는 본인 소개 부탁 드립니다.
A. 안녕하세요. 저는 삼성전자 한국총괄에서 시스템에어컨 PM 업무를 맡고있는 김보경입니다. 삼성전자 제품의 국내영업·마케팅을 담당하고 있는 한국총괄에서 시스템에어컨 국내영업·마케팅을 지원하고 있습니다.
Q2. 삼성전자에서 전자계약을 도입하게 된 계기는 무엇인가요?
A. 시스템에어컨은 건설산업기본법상 재하도급이 불가능해 삼성전자(본사)와 고객 간 시공 ‘직계약’이 필요합니다. 삼성전자의 시스템에어컨의 경우 성수기인 여름을 포함해 매년 수천 건의 계약이 진행되는데, 해당 계약을 수기로 진행하고 전달하는 것에 굉장히 많은 시간이 소요되었습니다. 이에 전자계약 도입을 검토하게 되었고, 현재 모두싸인을 통해 카카오톡으로 쉽게 시공계약서를 전달하고 있습니다.
🧑⚖️ [건설사업기본법] 제29조(건설공사의 하도급 제한) ① 건설사업자는 도급받은 건설공사의 전부 또는 대통령령으로 정하는 주요 부분의 대부분을 다른 건설사업자에게 하도급할 수 없다.
Q3. 모두싸인을 통해 체결하고 있는 계약에는 어떤 것들이 있나요?
A. 시공 전에는 ‘시공계약’을, 시공 후에는 ‘설치확인서’를 체결하고 있습니다. 설치확인서의 경우 시공계약서와 달리 의무사항은 아니지만, 설치가 진행되었다는 내용을 증빙하는 목적과 내부적으로 설치 퀄리티를 확인하고 관리하기 위해 진행하고 있습니다.
Q4. 다수의 전자계약 서비스 중 모두싸인을 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 해당 업무 프로세스를 효율화 하기 위해 고민할 당시에는 사실 모두싸인에 대해서 잘 알지 못했었는데요. 지원팀에 문의해보니 이전에 다른 품목에서 모두싸인 전자계약을 이용해본 경험이 있다고 추천해주셔서 시스템 에어컨 사업에도 도입하게 되었습니다.
Q5. 모두싸인 도입 전후 계약 업무는 어떻게 달라졌나요?
A. 모두싸인 도입 전에는, 매장 판매상담사가 수기로 시공계약서에 서명을 받아 PM에 스캔본을 전달해야 해, 간혹 서류 전달 지연 시 업무에 차질이 발생하기도 했습니다. 모두싸인 전자계약 도입 후에는 단순 수기 업무 해소, 업무시간 단축, 휴먼에러 제거 등 여러 방면에서 업무 효율이 대폭 향상되었습니다.
Q6. 특히 자체 시스템에 전자계약 서비스를 연동하는 API를 이용하고 있다고 들었습니다.
A. 기존 방식의 경우 고객의 정보 입력 및 서명 진행을 수작업으로 진행하여 적지 않은 시간과 인력이 소요 되었으나, 모두싸인 API와의 연동으로 통해 전자계약서의 생성 및 단계별 진행상황이 자동화되어 큰 제약 없이 확인이 가능하여 업무 효율화에 도움이 되었습니다.
Q7. 전자계약 도입 후 체감하는 효과가 있다면 무엇인가요?
A. 기존에는 매장에서 계약서를 수기로 직접 받아서 스캔 후 본사 담당자한테 일일이 메일로 전달했어야 하다보니까 그 업무를 위한 단기 인력 등을 운영할 정도로 공수와 비용이 많이 소요 됐었습니다. 이제는 본사 내부 시스템에서 바로 카카오톡 등으로 보낼 수 있다보니 비용과 시간이 많이 절감되고 프로세스도 효율화 되었습니다.
Q8. 추후 전자계약 활용 계획에 대해 말씀해주세요.
A. 설치불가 확인서 및 추가설치비 확인서를 발송하여 설치불가 사유 및 단지별 평균 추가설치비 데이터 수집하고 이후 업무에 활용하려고 합니다.
시스템에어컨은 제품 특성 상 설치 공간이 필수 조건에 부합하는지 확인이 필요하여 설치 전 사전 방문이 진행되는데요. 사전 방문의 경우 인력이나 시간이 소요되는 문제도 있고 고객님들도 불편하실 수 있기 때문에 이 부분을 효율화 하기 위해 한 번 설치가 진행된 아파트/건물의 정보를 데이터화하여 파악하려고 합니다. 이렇게 DB를 구축해두면 판매단에서부터 해당 공간이 바로 설치가 진행이 가능한지 사전 방문 없이 파악할 수 있어 매우 편리할 것으로 예상합니다.
