기업 인사팀은 동의서, 확인서, 계약서, 기타 서류 등 임직원들에게 서명을 수집해야하는 경우가 많습니다. 기존까지는 서명을 받을 문서를 인쇄하고, 임직원에게 직접 전달하거나 이메일 등으로 발송하여 서명을 받고 다시 문서를 취합하는 과정으로 서명을 취합하는 경우가 대부분이었습니다. 이는 업무 시간과 리소스의 소모가 크고, 문서 분실 및 훼손 등 문서 관리의 문제를 가져오기도 합니다. 이런 문제를 해결하기 위해 HR팀의 디지털 전환에 대한 필요성은 계속해서 대두되고 있습니다.
비즈니스에 있어 가장 기본적인 소통 방식은 이메일입니다. 기업의 임직원들은 담당 업무를 수행하면서 수십, 수백 통의 이메일을 받습니다. 이 때문에 기업에서 전체 임직원을 대상으로 서명을 받아야하는 문서 등의 공지사항을 메일로 보내면 직원은 빠른 확인이 어렵고 오히려 놓치거나, 정한 기간 내 서명을 하기 힘든 상황이 많습니다.
보통 업무와 관련한 내용으로 소통할 때에는 이메일을 생각하기 쉽지만 내부 임직원들의 피로를 줄이면서 더 신속한 서명 업무 처리가 가능한 수단으로는 모바일이 있습니다. 모바일, 그 중에서도 카카오톡과 문자는 모든 사람들이 개인과 개인, 개인과 회사, 회사와 회사로 소통하는 방법 중 하나입니다. 이메일 보다 더 빠른 확인과 참여가 가능할 때가 많기도 하죠.
HR 문서, 모바일 전자서명 방식으로 받는다면 어떤 장점이 있나요?
전체 임직원 대상으로 HR 문서 서명을 받을 때, 모바일을 통한 전자서명 방식은 기존 방식의 문제를 한 번에 해결해줍니다.
먼저 시간과 비용을 획기적으로 절감할 수 있습니다. 임직원은 각자의 휴대폰으로 언제 어디서나 문서를 확인하고 서명 날인할 수 있습니다. 기존 방식 대비 문서 전달을 위한 모든 과정이 단축되고, 인사팀과 임직원 모두의 업무 효율이 높아집니다.
다음으로 보안이 강화된 문서 보관 및 관리가 가능해집니다. 중요한 문서의 유출이나 분실, 훼손과 누락 등의 위험을 최소화할 수 있습니다.
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다른 기업은 HR 문서 모바일 전자서명을 어떻게 이용하고 있나요?
이미 많은 기업에서 모바일 전자서명을 도입하여 업무의 디지털 혁신을 경험했습니다. 아래 기업은 채용부터 재직 중 그리고 퇴사까지의 모든 과정에 필요한 임직원의 서명을 실제로 전자적 방식으로 전환하여 상당한 비용 절감 및 임직원의 만족도 향상의 효과를 얻었습니다.
- BGF 리테일 : 근로계약서
- 인천국제공항보안 : 인사 교육 동의서
- ST유니타스 : 동의서, 사내 문화위원 선출
- 엔카닷컴 : 근로계약서, 연봉계약서
- 한국투자증권 : 퇴직연금규약 동의서
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모두싸인을 이용하면 직원들은 중요한 인사 문서에 빠르고 안전하게 서명할 수 있습니다. 카카오톡, 문자 그리고 링크를 전달해 서명을 받고, 즉시 취합할 수 있습니다. 임직원은 문서 확인과 본인 인증, 서명 날인을 모바일 기기에서 한 번에 진행하여 확실한 처리가 가능합니다.
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