“모두싸인으로 만나지 않고 해외파견인력의 계약서, 동의서 서명을 받습니다. 불필요한 행정 소모와 시간, 비용을 크게 줄일 수 있었어요. 추상컨대 연간 약 20,000매 이상의 종이를 아끼고 있습니다. 👍”
한국국제협력단(KOICA)은 다양한 사업에 모두싸인 전자계약 방식을 도입했습니다. 이로써 시간, 비용, 업무 효율, 문서 관리와 보관까지 모든 것이 좋아졌다고 말씀하신 KOICA 해외봉사모집팀 김상우 팀장님의 모두싸인 이용 후기를 직접 확인해 보세요.
Q. 안녕하세요, 팀장님. 본인 소개 부탁드립니다!
A. 안녕하세요, 저는 KOICA 해외봉사모집팀 김상우 팀장입니다. 해외봉사단 및 자문단 모집 선발 업무를 총괄하고, 기관 위탁형 봉사단(NGO, 청년중기) 사업관리를 총괄하고 있습니다.
Q1. 한국국제협력단(KOICA)을 소개해 주세요.
A. 한국국제협력단(KOICA)는 개발도상국의 빈곤감소 및 삶의 질 향상, 지속가능한 발전을 실현하고 협력대상국과의 경제 협력 및 우호관계 증진 그리고 국제사회의 평화와 번영에 기여하기 위해 1991년 설립된 준정부기관입니다.
Q2. 담당하고 계신 업무 중 서명이 필요한 문서는 무엇이 있나요?
A. KOICA는 국별협력사업, 글로벌연수사업, 혁신적개발사업, 시민사회협력사업, 인적지원 및 국제기구협력 등 다양한 형태의 사업을 추진하고 있고, 제가 소속되어 있는 글로벌인재양성사업에는 다음과 같은 업무들이 진행됩니다.
첫 째로 글로벌인재 개인을 대상으로 코디네이터, 영프로페셔널(YP) 근로계약을 체결합니다. 두 번째로는 사업수행기관과 체결하는 외부공모사업 대상기관 약정서가 있습니다. 세 번째로 국내교육과 관련하여 해외봉사단 파견계약 및 부속서류(청렴서약서, 개인정보수집활용동의서) 등에 서명날인이 필요합니다. 그리고 네 번째로 봉사단 모집 시 보안서약서, 청렴서약서 등 면접전형 심사위원 서류 업무가 있습니다.
Q3. 그렇다면 어떤 문서에 모두싸인을 활용하고 계신가요?
A. 방금 전 말씀드린 대부분의 문서들, 근로계약서, 약정서, 파견계약서, 청렴서약서, 개인정보동의서, 보안서약서 등 서명 날인이 필요한 많은 문서에 모두싸인을 활용하고 있습니다.
Q4. 전자계약 도입을 처음 검토하게 된 계기를 말씀해 주세요.
A. 모두싸인을 처음 이용했던 것은 2021년 11월이었습니다. 국내 교육 파트에서는 코로나 19 팬데믹으로 인한 사회적 거리두기 방침에 따라 기존까지 합숙으로 진행했던 해외봉사단 파견 사전교육을 ‘비대면 방식’으로 전환해야 했어요. 이때, 각종 구비서류 작성과 확인을 위해 모두싸인을 도입했습니다.
해외 파견 인력 관련 부서에서는 2023년부터 실제로 이용하기 시작했는데요, 기존 약정서 및 계약서 체결 시 수기관리 방식의 위험 요인을 예방하고 전자문서 관리를 통한 행정효율화를 위해 내부 검토 후 모두싸인을 도입하여 이용했습니다.
봉사단 모집, 선발 영역에서는 사업 참여자들이 모바일에서 실시간으로 서명하고 제출할 수 있어 문서 송달 기간에 대한 민원이 적지 않았어요. 고객의 편의성과 만족도를 높여야 했습니다. 그리고 다량의 서류 검토를 위한 행정 소모가 컸고, 종이 문서 관리와 보관의 부담, 이외에도 위조나 분실, 훼손에 대한 위험이 감소되는 것을 기대했어요. 역시나 증빙서류 제출 과정에서의 교통비, 우편비 등 비용도 절감하는 것이 필요했었고요.
Q5. 많은 전자계약 중 모두싸인을 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 다양한 전자계약 솔루션이 있다고 들었는데요, 다수 고객들에게 적용되는 공통 양식을 표준화할 수 있고, 고객 입장에서 낯선 전자계약 프로세스를 보다 쉽게 이해하고 편하게 수용할 수 있는 국내 1위 서비스 모두싸인을 선택했습니다.
Q6. 모두싸인 도입 후 어떤 좋은 변화를 경험하셨나요? 도입 효과를 말씀해 주세요.
A. 저희 KOICA 글로벌인재본부는 연간 약 20,000매 이상의 종이를 아낄 수 있었고 우편 발송 비용을 크게 절감하고 있습니다. 일단 수기로 직인하고 날인하거나 우편을 발송하는 것 같은 불필요한 행정 업무가 크게 줄었습니다.
봉사단 모집, 선발, 그리고 교육 과정에서 계약 체결 여부를 실시간으로 확인할 수 있는 점, 모든 서류를 일괄 다운로드할 수 있고 개별적으로 서류를 스캔할 필요도 없어져서 업무 생산성이 향상되었습니다.
해외 파견 인력 관리 측면에서도 각종 서약서, 계약서 등을 전자서명으로 진행하여 개인정보 보호, 보안, 그리고 실물 문서가 손실되거나 훼손되는 위험도 감소했어요. 문서 보관 측면에서도 좋은 효과를 보고 있습니다.
그리고 국내 파트너사 대상 업무에서는 사업 수행기관의 다수가 지방에 위치해있어 약정서 체결에 번거로움과 불필요한 행정소모가 컸는데요, 모두싸인으로 ‘약정’ 체결을 전자화하여 행정 업무의 효율도 높아졌습니다.
Q7. 가장 만족하면서 이용하시는 기능과 활용 사례를 소개해주세요.
A. 앞에서 말씀드렸던 것 처럼, 모두싸인 도입 후 전자서명 방식으로 개인과 기관을 대상으로 각종 계약서와 서약서에 편리하게 서명을 받을 수 있다는 것 자체에 대해 만족합니다.
특히 카카오 채널을 연동하여 KOICA 채널을 통해 서명 요청 알림톡을 보낼 수 있는 ‘카카오 맞춤 브랜딩’을 잘 활용하고 있습니다.
Q8. 카카오톡으로 계약서를 받고 서명하는 해외봉사자 분들의 반응은 어떠셨어요?
A. 기존까지 해외파견인력은 교육 현장에서 바로 서명을 해야했기에 충분히 검토할 시간이 부족했습니다. 하지만 모두싸인 도입 이후 파견 계약서 내용을 각자 상세하게 살펴볼 수 있는 시간이 확보되어 좋았다는 반응이 많았습니다.
Q9. 한국국제협력단 같은 기관에 모두싸인을 추천하는 한 말씀 부탁드립니다!
A. 공공기관, 민간 부문 할 것 없이 모두 다양한 파트너와의 협업과 소통이 필수적인 비즈니스 상황에서 모두싸인은 핵개인화된 고객들의 다양한 니즈를 충족시키고 편의성을 제공할 수 있는 간편한 서비스입니다.
또한 매우 효율적이기 때문에 각종 업무에 다양하게 적용이 가능하고, 외부 파트너(고객)는 물론 내부 직원들의 업무 효율성과 만족도도 높아집니다. 모두싸인 도입을 적극 추천합니다!
