기업 내에서 가장 중요한 인사 관리를 담당하는 HR 부서, 업무 자동화는 어떻게 진행하고 계신가요?
다양한 업무 중 인사팀의 계약 관리는 채용, 온보딩, 계약 갱신, 퇴직 등 다양한 프로세스를 포함하고 있어 많은 시간과 리소스를 요구합니다. 이 과정에서 업무의 효율성을 높이고 정확성을 확보하기 위해 많은 기업이 전자계약 솔루션을 도입하고 있습니다. 전자서명, 전자문서 기반의 HR 계약 업무 자동화로 효율성을 극대화할 수 있는 4가지 방안을 소개드립니다.
1. 채용 계약 자동화로 효율적인 신규 입사자 관리
인사팀의 주요 업무 중 하나는 채용 계약 관리입니다. 전자계약으로 채용 확정 후 확약서와 연봉 협상 서류를 신속하게 발송하고, 입사자는 이메일이나 모바일에서 문서를 간편하게 확인하고 서명할 수 있습니다. 이는 채용 절차의 신속성을 높일 뿐만 아니라, 입사자에게 보다 원활한 입사 경험을 제공합니다.
자동화 팁: 전자계약 솔루션에서 채용 계약 템플릿을 미리 설정해두면 인사팀은 반복되는 업무를 줄일 수 있고, 채용 과정의 속도와 정확성을 높일 수 있습니다.
2. 온보딩 과정의 서류 작업 간소화
신규 입사자 온보딩 과정에서는 다양한 계약서와 동의서가 필요합니다. 전자계약은 서류를 일일이 인쇄하고 관리할 필요 없이 전자적 방식으로 전송하고 서명을 받을 수 있어 온보딩 시간을 단축시킵니다. 이러한 디지털 프로세스는 입사자의 업무 적응을 더욱 원활하게 하여 입사 초기 혼란을 최소화합니다.
자동화 팁: 예약 발송 및 리마인더 기능을 활용하여 필수 서류가 모두 제때 제출되도록 하여 입사자가 신속하게 업무에 적응할 수 있도록 지원할 수 있습니다.
3. 계약서 보관 및 관리 자동화
계약 체결 만큼 이후 계약서 보관과 관리도 중요합니다. 전자계약 솔루션을 활용하면 모든 서명이 완료된 이후 자동으로 계약서가 교부되고 보관됩니다. 별도로 문서를 출력 후 스캔, 교부할 필요 없이 클라우드에 자동으로 저장되어 필요 시 언제든 문서를 확인할 수 있습니다. 자동화된 계약서 보관과 관리는 교부 및 보존의 법적 의무를 이행하도록 돕고 누락, 분실, 훼손 등의 리스크를 사전에 차단합니다.
자동화 팁: 종이문서를 파일철하여 캐비넷에 보관하는 것처럼 라벨 기능으로 계약 유형, 소속 부서 등 으로 문서를 분류할 수 있습니다. 문서 제목, 진행상태, 라벨, 기간 등으로도 문서를 검색하고 확인할 수 있습니다.
4. 보안 강화 및 데이터 접근성 관리
인사팀이 관리하는 계약서는 민감한 개인정보를 포함하고 있어 보안이 중요합니다. 전자계약은 암호화된 클라우드 환경에서 데이터를 안전하게 저장하고 접근 권한을 관리하여 보안을 강화합니다. 공용 워크스페스 기능으로 내부 구성원을 초대할 수 있고, 각 구성원별 권한을 상황에 맞게 설정할 수 있습니다.
자동화 팁: 구성원 권한 설정 및 감사 로그 등 보안 기능을 통해 누가 언제 문서를 열람했는지 확인할 수 있으며, 데이터 보안 및 접근성을 보다 철저히 관리할 수 있습니다.
전자계약은 인사팀이 업무 자동화로 효율을 극대화하고 실무 부담을 줄이는 데 있어 필수적인 도구입니다. ‘계약 업무 자동화’로 수반되는 다양한 인사 업무가 개선됩니다.
인사 업무 효율, 보안, 법적 의무 준수를 한 번에 챙길 수 있는 전자계약 도입을 검토해 보세요.
💎 2025년을 대비하는 인사팀을 위한 HR 특별 프로모션 안내(2024년 12월 31일까지)
국내에서 가장 많은 기업이 이용 중인 1등 전자계약 모두싸인, 기간 한정 얼리버드 혜택을 안내드려요.
- 슈퍼 얼리버드(~2024년 11월 30일)
- 전자계약 이용료 최대 39% 할인
- 계약 건수 5+1 제공(이용 요금제 기본 제공 건수의 20%를 추가로 제공합니다.)
- 인사 업무 전용기능 무상 제공
