인사 담당자가 알아야 할 전자계약 도입 검토사항 7가지

다른 기업 인사 담당자님으로부터 ‘전자계약, 전자근로계약’ 이야기를 들어보신 적 있으신가요? 인사 업무에서 필수적인 서명, 계약 업무도 디지털 서비스로 전환하는 사례가 많습니다. 전자계약은 실제로 HR 업무의 효율을 극대화하고 스마트한 인사 관리 시스템을 구축하는 데 중요한 역할을 합니다.

‘우리 인사팀에도 필요한데, 좋은 것은 알겠는데.. 어떤 것부터 검토해야 할까?’ 고민하고 계신 인사 담당자님을 위해 HR 전자계약 도입 주요 검토사항 7가지를 알려드립니다.

1. 임직원의 이용 편의성

전자계약 시스템을 도입할 때 가장 먼저 고려해야 할 사항은 임직원의 이용 편의성입니다. 사용이 복잡하거나 불편한 시스템은 오히려 업무 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 직관적인 사용자 인터페이스(UI)와 간편한 이용 절차를 제공하는 전자계약 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.

2. 계약서, 동의서, 확인서 등 서비스의 넓은 활용성

전자계약은 계약서에만 활용되는게 아닙니다. 동의서, 확인서, 신청서, 연차촉진 등 HR의 다양한 문서를 전자서명으로 전송할 수 있습니다. 계약 외 인사 업무 다방면으로도 활용할 수 있는 솔루션인지, 활용도 높게 이용하기 위해 우리 회사가 필요한 기능을 제공하는지도 확인하는 것이 좋습니다.

3. 강력한 보안과 확실한 법적 효력

전자계약 시스템은 민감한 인사 정보와 계약 내용을 다루기 때문에 보안과 법적효력이 매우 중요합니다. 기업에서 가장 중요한 임직원 정보를 다루는 만큼 강력한 보안체계를 갖춘 전자계약 서비스인지 정확하게 확인하는 것이 필요합니다. 높은 수준의 보안이 인증된 전자계약이라면 인사 업무의 보안을 강화할 수 있습니다.

4. 인사팀을 위한 엔터프라이즈 기능

HR은 전체 임직원을 대상으로 관리해야 하는 문서가 많기에 전자계약을 효율적으로 이용할 수 있어야 합니다. 모두싸인은 맞춤 브랜딩, 문서 일괄 발송, 이용자 초대 및 권한 설정, 자동 교부 및 보관, 문서 분류 및 공유, 보안 특화 기능 등 인사팀을 위한 다양한 엔터프라이즈 기능을 제공합니다. 이를 통해 임직원 개인정보가 포함된 다양한 문서를 보다 체계적으로 관리할 수 있으며 인사 업무의 효율이 크게 향상됩니다.

5. 다수 기업 고객의 이용 사례

전자계약을 도입 시 다른 기업들이 실제로 이용하고 있는 사례도 꼭 검토해야 합니다. 모두싸인은 다양한 산업군의 28만 기업 및 기관에서 이미 도입하여 업무를 혁신하고 있습니다. 특히 국내 전자계약 서비스 중 가장 많은 고객 성공 사례를 기업 상황과 업무 유형에 따라 확보하고 있어 인사 담당자님의 니즈를 충족할 수 있습니다.

6. 내부 시스템 및 다른 서비스와의 연동성

HR은 임직원의 인사 정보를 다양한 서비스에서 다루기 때문에 업무에 따라 내부 시스템 및 서비스와의 연동이 필요합니다. 전자계약 API를 통해 기존의 ERP, 인사관리 시스템(HRM) 등과 쉽게 연동할 수 있습니다. 이로써 정보의 일관성과 업무의 연속성을 유지하고 업무 프로세스를 가속화합니다.

7. 문서 보관 및 관리의 용이성

인사팀은 전자근로계약 체결 과정 간소화 외에도 ‘문서 보관 및 관리’ 효율화를 위해 전자계약을 도입합니다. 그러므로 ‘신속하고 안전한 계약 체결 이후, 문서 교부와 보존이 편리한가?’도 반드시 검토해야 합니다. 모두싸인은 서명 입력(계약 체결)이 완료되면 즉시 완료된 문서가 교부되고 자동으로 저장됩니다. 저장된 문서는 클라우드에서 체계적으로 보관할 수 있고, 필요할 때 언제든지 검색하고 접근할 수 있어 문서 관리의 효율성을 높일 수 있습니다. 문서 누락, 분실, 훼손의 리스크를 사전에 차단할 수 있습니다.

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