🖊️ 이런 분들은 꼭 읽어보세요!
• 연말 정산과 예산 마감을 앞두고 인건비 정산이 필요한 공공기관 인사 담당자님
• 계약직, 파견직 근로자의 계약 만료를 앞둔 공공기관 HR 부서
• 단순 반복 근로계약 절차를 대폭 간소화하고 싶은 모든 공공기관 

중요한 일에 집중하세요

대한민국의 모든 부장님으로부터

참 중요한 이야기입니다. ‘중요한 일’에 집중하는 것, 대한민국의 모든 기업과 공공기관에서 이 이야기를 들어 보지 못한 근로자는 없을 거예요. 하지만 중요한 일에 집중하고 싶어도, 밀려드는 일과 방대한 업무량으로 인해 고민과 전략이 필요한 중요한 일에 집중하기 쉽지 않은 것이 현실입니다.

특히 공공기관 인사∙채용 부서의 일이 그렇습니다. 현재는 연말을 앞두고 예산 마감, 인력 운영 계획, 계약 갱신 등의 업무가 집중되면서 업무량이 계속해서 늘어나고 있을 텐데요. ‘근로계약’ 업무만 하더라도 아래와 같은 복잡한 과정을 거칩니다.

일반적인 공공기관 근로계약 업무 절차

• 채용 계획 수립 및 공고 게시
• 지원자 서류 전형 선발 이후 면접 진행
• 근로 조건 협의 및 계약 체결
• 신규 입사자 교육 및 직무 교육
• 고용 계약 관리 및 갱신

인사 계약 업무 하나에서 파생되는 업무만 해도 이렇게 다양한데요. 이 과정에서 업무의 효율성을 높이고 우선순위 또는 중요도가 높은 업무에 집중이 필요할 텐데요. 모두싸인 공공사업팀은 이를 위한 ‘계약 업무의 자동화’ 방법을 추천 드리려고 합니다. 오늘은 모두싸인 공공기관의 인사 근로계약 과정을 자동화하는 5가지 방안을 소개해 드립니다.

1. 계약서 양식 업로드와 문서 자동 교부

공공기관 인사팀의 주요 업무 중 하나는 근로계약 관리입니다. 채용 확정 후 근로계약서와 보안서약서를 신속하게 발송하고, 입사자는 이메일이나 모바일에서 문서를 간편하게 확인하고 서명하는 절차가 이제는 기본이 됐죠. 이러한 자동화된 채용 절차의 신속성을 높일 뿐만 아니라, 원활한 입사 과정으로 인사 담당자와 근로자 모두 만족스러운 경험이 됩니다. 자동화를 위해 자주 쓰는 계약서 양식(문서)을 업로드하고 온라인으로 교부해보세요.

자동화 팁: 전자서명 솔루션에서 채용 계약 양식을 미리 설정해 두면 인사팀은 반복되는 업무를 줄일 수 있고, 채용 과정의 속도와 정확성을 높일 수 있습니다.

2. 채용에 필요한 모든 서류 작업 간소화

고용 인원의 신규 입사부터 계약까지의 과정에서는 다양한 계약서와 동의서, 서약서 등이 필요합니다. 지금까지 다양한 종류의 서류를 일일이 인쇄하거나 지류로 보관하셨다면, 이제는 프로세스를 개선해야 합니다. 전자적 방식으로 근로계약서, 보안 및 기밀 유지 서약서, 개인정보 수집 및 이용 동의서, 윤리 및 행동 강령 준수 서약서, 복리후생 동의서 등을 전송하고 서명을 받아 채용 시간을 단축해 보세요. 이러한 디지털 프로세스는 인사 담당자뿐만 아니라 입사자의 업무 적응을 더욱 원활 하는 데도 효과적입니다.

공공기관 채용에 필요한 계약･서명 서류

• 근로계약서
• 보안 및 기밀 유지 서약서
• 개인정보 수집 및 이용 동의서
• 복리후생 동의서 (보험, 연금 등)
• 전자기기 및 업무용 장비 사용 동의서
• 근태 및 연차 관리 관련 동의서
• 직무 교육 및 연수 참여 확인서

자동화 팁: 예약 발송 및 리마인더 기능을 활용하여 필수 서류가 모두 제때 제출되도록 하여 입사자가 신속하게 업무에 적응할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

3. 계약 현황 확인부터 결재까지 한 곳에서 해결

계약 체결만큼 이후 계약서 보관과 관리도 중요합니다. 전자계약∙전자서명 솔루션을 활용하면 모든 서명이 완료된 이후 자동으로 계약서가 보관됩니다. 별도로 문서를 출력 후 스캔, 교부할 필요 없이 클라우드에 자동으로 저장되어 필요시 언제든 문서를 확인할 수 있습니다.

또한 계약서의 서명 필요, 서명 완료 등의 상태를 확인할 수 있으며, 결재가 필요한 서류라면 하나의 워크스페이스에서 필요 서류를 확인하고 관리할 수 있어요. 이렇게 디지털화된 계약서는 계약서 교부 및 보존의 법적 의무를 이행하도록 돕고 누락, 분실, 훼손 등의 리스크를 사전에 차단합니다.

자동화 팁: 종이문서를 파일철하여 캐비넷에 보관하는 것처럼 라벨 기능으로 계약 유형, 소속 부서 등 으로 문서를 분류할 수 있습니다. 문서 제목, 진행상태, 라벨, 기간 등으로도 문서를 검색하고 확인할 수 있습니다.

4. 보안 의무 준수 및 데이터 접근성 관리

인사팀이 관리하는 계약서는 민감한 개인정보를 포함하고 있어 보안이 중요합니다. 전자계약∙전자서명 처리된 문서는 암호화된 클라우드 환경에서 데이터를 안전하게 저장하고 접근 권한을 관리하여 보안을 강화합니다. 공용 워크스페이스 기능으로 내부 구성원을 초대할 수 있고, 각 구성원별 권한을 상황에 맞게 설정할 수 있습니다.

특히 공공기관은 클라우드 서비스를 도입할 때 반드시 해당 서비스(기업)의 CSAP(클라우드 보안 인증 제도)를 획득 유무를 반드시 파악해야 하는데요. 공공기관은 민감한 개인정보와 데이터를 관리하기 때문에 클라우드 도입 시충족해야 하는 보안 요건을 CSAP가 규정하고 있기 때문입니다. 안전하고 신뢰도가 보장되는 CSAP 인증을 받은 서비스를 꼭 도입하셔서 법적 의무를 준수하고 보안 리스크를 최소화하세요.

자동화 팁: 구성원 권한 설정 및 감사 로그 보안 기능을 통해 누가 언제 문서를 열람했는지 확인할 수 있으며, 데이터 보안 및 접근성을 보다 철저히 관리할 수 있습니다.

5. 채용 계약서 대량 및 일괄 발송

공공기관은 정기적인 계약 갱신, 대규모 채용 및 신규 임용, 근무조건 또는 정책 변경, 계약 종료 및 재계약 등 다양한 이유로 채용 계약서를 대량으로 발생할 일이 생깁니다. 대규모 근로계약서 발송이 필요한 상황에서는 전자서명 시스템으로 우리 기관에 맞는 근로계약서를 자동 생성하고, 수신자가 쉽게 서명할 수 있도록 하는 것이 인사 업무의 효율성을 크게 높입니다.

자동화 팁: 대량전송 기능을 통해 1개의 문서를 최대 5000명까지 일괄 서명 요청할 수 있으며, 대량전송용 템플릿을 생성하거나 개인화 데이터가 입력된 엑셀 파일을 업로드해서 계약서를 전송할 수 있습니다.

전자계약∙전자서명은 인사팀이 업무 자동화로 효율을 극대화하고 실무 부담을 줄이는 데 있어 필수적인 도구입니다. 계약 업무 자동화 및 디지털화는 계약 절차를 점점 더 쉬워지게 만들고, 기관 인사 담당자님들이 중요한 일에 집중할 수 있는 환경을 마련해줄 거예요.

💡 실제로 행정 효율화된 공공기관 근로 계약 업무

인사 업무 자동화로 실제 행정이 달라진 사례도 있을까요? 이미 모두싸인 공공용을 도입한 기관에서는 인사 업무가 변하고 있다고 하는데요. 아래에 내용 소개합니다.

지금까지 인사 계약 업무 자동화기 위한 모두싸인 공공용의 사용법을 알아봤습니다. 더 자세한 기관 이야기는 모두싸인 홈페이지에서 보실 수 있으며, 1:1 맞춤 상담을 원하신다면 공공기관 전문 컨설턴트에게 문의하실 수 있습니다. 그럼 다음에도 유익한 이야기로 돌아올 것을 약속드리며 마칩니다. 공공사업팀의 다음 소식도 기다려주세요 ❣️👋👋