공공부문 모두싸인 전자서명 활용방안 (1) – 디지털 민원, 전자행정

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1. 공공부문 디지털 전환의 필요성

공공기관, 행정기관에서는 국민의 편의를 증대하고 업무 효율성을 높이기 위해 디지털 전환을 가속화하고 있습니다. 종이문서를 기반으로 한 행정 절차는 업무 처리 속도를 저하시킬 뿐만 아니라, 공간적·시간적 제약을 초래하는 문제점을 안고 있습니다. 이에 따라 전자서명과 전자문서를 기반으로 한 디지털 민원 시스템과 전자행정 시스템의 도입이 필수적으로 요구되고 있습니다.

정부는 ‘디지털플랫폼정부’ 추진을 통해 전자문서를 활용한 행정 업무를 강화하고 있으며, 「전자정부법」, 「전자문서 및 전자거래 기본법」, 「전자서명법」 등의 법률을 통해 전자문서의 법적 효력을 보장하고 있습니다. 또한 정부는 행정절차에서 종이 없는 행정을 구현하기 위해 원본을 요구하는 법령을 정비하고 있으며, 디지털플랫폼정부위원회에서는 이를 통해 연간 약 4,500억 원의 종이문서 비용 절감 효과를 기대하고 있습니다.

2. 공공기관 모두싸인 활용 사례

2.1 디지털 민원 서비스 적용

현재 많은 행정/공공기관에서는 여전히 민원 및 사업 신청서를 방문 접수, 이메일, 우편(등기) 등의 방식으로 받고 있습니다. 이러한 방식은 국민들에게 큰 불편을 초래하고 있으며, 담당 공무원의 업무 부담을 가중시키는 요인이 됩니다.

신청자의 시간과 비용 부담: 직접 방문하여 서류를 제출해야 하는 경우, 교통비와 시간을 소비해야 합니다.
서류 분실 및 처리 지연: 우편(등기) 접수의 경우 분실 위험이 존재하며, 행정기관 내부에서 수기 처리하는 과정에서 처리 지연이 발생할 수 있습니다.
중복 서류 요청과 행정 비효율성: 동일한 정보를 반복해서 제출해야 하거나, 보완 서류 요청으로 인해 여러 번 방문해야 하는 경우가 많습니다.
담당 공무원의 업무 과중: 수작업으로 서류를 접수하고 검토하는 과정이 길어져 행정 절차가 복잡해집니다.

위와 같은 문제 해결을 위해 전자서명을 기반으로 한 디지털 민원 시스템 도입이 필요합니다. 모두싸인을 활용하면 공공기관에서는 기존의 대면 및 종이 기반 민원 처리 방식을 온라인으로 전환할 수 있습니다. 이를 통해 국민 여러분은 더욱 편리하게 행정 서비스를 이용할 수 있으며, 담당 공무원은 업무 부담을 경감할 수 있습니다. 주요 활용 방안은 다음과 같습니다.

각종 신청서 및 동의서 전자서명: 복지 서비스 신청, 보조금 신청 등 민원 신청 문서를 전자서명 방식으로 신속하게 처리할 수 있습니다.
비대면 민원 서류 처리: 웹 기반 전자서명을 활용하여 기관 방문 없이 민원 서류 제출이 가능하며, 검토 및 승인도 실시간으로 진행됩니다.
공공서비스 신청 절차 간소화: 모바일 및 PC를 활용하여 서명을 진행할 수 있어, 국민의 접근성과 이용 편의성이 극대화됩니다.

모두싸인으로 서류 접수, 증빙 제출, 전자서명까지 모두 링크 하나로 해결할 수 있습니다.

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✅ 적용 사례

서울특별시: 지원사업 신청서 및 계약서에 모두싸인을 도입하여 서류 제출 및 심사 절차를 간소화
한국에너지재단: 취약계층 지원사업 신청 시 전자서명을 활용하여 전국 단위의 문서 제출 절차를 디지털화
경기도양평교육지원청: 특수교육 관리 서류를 전자서명 방식으로 전환하여 학부모 방문 절차 간소화

공공기관에서는 민원 처리 시간을 단축하고, 서류 보관 및 관리 부담을 줄일 수 있습니다. 또한, 민원인은 시간과 장소에 구애받지 않고 행정 서비스를 이용할 수 있어 편의성이 극대화됩니다.

2.2 전자행정 시스템 도입

공공기관 내부 업무에서도 전자서명을 활용하여 업무 프로세스를 효율화할 수 있습니다. 주요 활용 사례는 다음과 같습니다.

회의록 및 여비지급동의서 등 문서 전자화: 내부 회의 참석 명부, 여비지급동의서, 개인정보동의서 등 반복적인 내부 문서를 전자서명으로 처리하여 업무 속도와 정확성을 개선할 수 있습니다.
수의 계약 및 협약 체결: 법인 및 사업자를 대상으로 공정계약서약서, 청렴계약이행각서, 청렴계약특수조건, 퇴직자 영입현황확인서, 착수신고서, 참여인력 보안서약서, 용역공정예정표, 개인정보제공동의서 등을 전자서명 방식으로 체결하여 법적 효력을 보장하면서도 업무 효율성을 극대화합니다.
공무원 인사관리 및 행정 절차 간소화: 근로계약서, 보안서약서, 개인정보동의서 등 내부 인사업무 행정 절차에서 전자서명을 적용하여 문서 관리의 투명성을 확보합니다.

✅ 적용 사례

디지털플랫폼정부위원회: 회의 참석명부, 개인정보동의서 등 내부 행정 문서를 전자서명 방식으로 처리하여 투명성을 제고
한국부동산원: 수령 확인서 등 서명 취합 업무를 디지털화하고 ERP 시스템과 연동하여 문서 관리 편리성을 증대
신용보증기금: 운영 사업 관련 서약서, 의결서, 회의록 등을 전자서명 방식으로 처리하여 결재 및 검토 속도 향상

공공기관에서는 문서 처리의 정확성을 높이고, 행정 투명성을 강화하며, 친환경적인 운영 방식을 실현할 수 있습니다.

3. 법적 근거 및 정책 방향

공공부문에서 전자서명 및 전자문서를 활용하기 위해서는 관련 법령과 정책을 준수해야 합니다.

전자서명법 제3조(전자서명의 효력): 공인전자서명과 동일한 법적 효력을 보장하며, 전자서명으로 작성된 문서도 원본성과 신뢰성을 인정받을 수 있습니다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제4조(전자문서의 효력): 전자문서도 종이 문서와 동등한 법적 효력을 가지며, 행정기관은 이를 공문서로 활용할 수 있습니다.

공공기관에서는 이러한 법적 근거를 바탕으로 디지털 민원 및 전자행정 시스템을 적극 도입하여 행정 효율성을 높이고 국민 여러분의 편의를 향상시킬 수 있습니다.