업무 효율화의 첫걸음, 전자서명!
대학 행정에서 반복적으로 발생하는 용역계약서, 임용계약서 등은 복잡한 서류 처리 과정과 다수의 서명 참여자가 관여하는 문서가 많아 행정 업무에 큰 부담을 주곤 합니다.
하지만 전자서명 솔루션 ‘모두싸인’을 도입한 대학들은 이제 더 이상 출력, 서명, 스캔, 발송의 반복에서 벗어나 신속하고 효율적인 서명 체결 환경을 만들고 있습니다.
✅ 활용사례 1: 용역 표준계약서 체결의 디지털 전환
A 대학교 산학협력단은 매 학기 다양한 연구용역, 산학 프로젝트 계약을 체결해왔습니다. 하지만 계약 체결 과정에서 학내외 연구원, 기업, 외부 강사와의 물리적 거리 문제로 인해 서명 지연, 문서 분실, 개인정보 유출 등의 리스크가 발생해왔습니다.
해당 협력단은 모두싸인을 도입하여 계약서를 이메일로 발송하고 실시간으로 체결하는 방식으로 전환했습니다. 이를 통해 계약 체결 소요 시간이 기존 5영업일에서 1영업일 이내로 단축되어 약 80%의 시간 절감 효과를 거두었습니다. 또한, 첨부 기능을 활용해 기존 지류 계약과 동일한 수준의 서류 제출도 간편하게 처리할 수 있게 되었습니다.
계약 체결 현황은 모두싸인 문서함을 통해 열람 여부, 인증 시각, 서명 완료 여부, 문서 교부 결과 등 계약 진행 상황에 대한 정보를 실시간으로 확인할 수 있어 서명 누락 발생을 방지할 수 있게 되었습니다.
A 대학교 산학 협력단의 모두싸인 도입 후 변화
| 도입 전 문제점 | |
|---|---|
| 수작업으로 계약서 작성 및 전달 | 다양한 템플릿 포맷 → 문서 준비 시간 70%감소 |
| 비대면 서명 요청 어려움 | 카카오톡·이메일로 서명 전달→ 회신 소요 평균 1일로 단축 |
| 계약 진행 상황 파악 어려움 | 실시간 계약 상황 추적 및 자동 알림 → 서명 누락률 80% 감소 |
| 종이 계약서 보관/검색 불편 | 디지털 보관소 구축 → 문서 검색 시간 90%감소 |
A 대학교 산학협력단은 모두싸인을 통해
- 평균 계약 체결 소요 시간: 3~5일 → 평균 1일로 단축
- 문서 회수율: 약 60% → 98% 이상 향상
- 계약 프로세스 처리 인건비 최대 50% 절감
이제 A 대학교는 신청서 접수부터 계약 체결까지 하루 이내 완료가 가능해졌습니다.
✅ 활용사례 2: 신규 교원 임용 계약시 비대면 서명 도입
B대학교 인사팀은 매 학기 수십 명의 시간강사 및 계약직 교원들과의 계약 업무를 담당합니다. 이전에는 종이 계약서를 출력해 우편으로 발송하고 서명 후 회신을 받기까지 수일이 소요되었으며, 계약서 회수율 관리에도 어려움이 있었습니다.
이에 인사팀은 상대방의 휴대전화번호로 전자계약서를 발송하는 모바일 발송 기능을 도입해 강사들이 외부 이동 중이거나 강의 일정으로 자리를 비운 상황에서도 언제든지 카카오톡 메시지로 문서를 열람하고 서명할 수 있도록 절차를 변경했습니다.
강사가 계약서 도착 알림을 놓쳤을 경우에도 알림 재전송 기능을 통해 빠르게 서명을 독려할 수 있어 서명 지연율을 줄이고 계약 체결 소요 시간을 단축할 수 있었습니다. 그 결과, 계약 회수율은 95% 이상으로 향상되었습니다.
| 도입 전 문제점 | 모두싸인 도입 후 효과 |
|---|---|
| 계약서 출력·우편 송부 부담 | 일괄 전송 기능 → 문서 발송 시간 80%↓ 감소 |
| 계약 회수 지연 | 서명 순서 지정·자동 알림 → 계약 회수율 95% 이상 |
| 개인정보 포함 문서 보안 우려 | ISO 27001 기반 보안 인증 → 문서 유출 보완 강화 |
| 계약서 누락·중복 관리 불편 | 전자문서 정리 시스템 도입 → 서류 분실률 감소 |
B 대학교 인사팀의 모두싸인 도입 효과
- 임용계약 체결 소요 평균: 7일 → 1~2일로 단축
- 우편 및 출력비용 약 90% 절감
- 관련 민원 건수 감소 → 업무 신뢰도 향상
이를 통해 B대학교는 임용계약서 체결 기간을 기존 평균 7일에서 1~2일로 단축시켰고, 인사 행정의 신뢰성과 만족도 또한 크게 향상되었습니다.
📌 교육기관에서 모두싸인을 선택한 이유는?
✅ 공공기관에 최적화된 기능
- CSAP, K-PaaS, GS 인증 보유로 공공기관 도입 요건 충족
- IPSec VPN, MFA, IPAllowlist 등 특화된 보안 설정 가능
- 공유 범위 설정, 권한 차등 설정 등 기관용 UI/UX
✅ 효율적인 문서 처리
- 수천 건의 계약서도 손쉽게 분류, 검색 가능
- 폴더 기능 및 기간별 저장 관리
- 서명 여부 자동 알림 및 이력 관리
✅ 비용 및 인력 절감
- 종이·우편비 등 95% 이상 비용 절감
- 반복 업무 자동화로 실무자 행정 효율성 대폭 향상
대학 행정의 디지털 혁신, 지금이 적기입니다.
전자계약은 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. ‘모두싸인’을 통해 대학교는 안전하고 신속하며 비용까지 절감하는 계약 체결 환경을 구축할 수 있습니다. 디지털 행정으로의 전환, 지금 바로 시작해보세요!
