“법적 증빙도 확실해지고, 지부별 영업 현황 파악까지 훨씬 수월해졌습니다.”
‘자전거’하면 생각나는 브랜드는 단연 ‘알톤’입니다. 국내 1위 자전거 전문 기업 알톤은 확실한 법적 증빙과 전국 지부별 영업 현황 및 매출 관리 등을 위해 본사 영업관리팀에서 모두싸인을 선택했습니다.
(주)알톤의 영업관리 전반을 담당하시는 김성수 팀장님께서 모두싸인을 도입하신 스토리와 실제 업무에 적용 중이신 이야기를 들려주셨습니다.
Q1. 안녕하세요 팀장님, 알톤을 소개해 주세요.
A. 안녕하세요, 저는 알톤스포츠 영업관리팀의 김성수 팀장입니다. 알톤의 영업활동과 매출 전반에 대한 관리를 담당하고 있습니다. 또 내부 임직원분들이 효율적으로 영업업무를 수행할 수 있도록 지원하고 영업 전략을 수립하기도 합니다.
알톤스포츠는 ‘SMART MOVE’ 라는 슬로건 아래 자전거가 단순한 이동 수단을 넘어 모두의 라이프스타일 중심이 되도록 노력하고 있습니다. 국내 유일의 자체 생산 공장을 보유하고 있어 기술력과 품질에 대한 자부심이 매우 큽니다. 특히 전기자전거 국내 1위라는 타이틀에 안주하지 않고, 스마트 모빌리티 시장을 선도하는 기업으로 도약하기 위해 끊임없이 혁신하고 있습니다.
개인/기업 대상으로도 자전거를 공급하고, 공공자전거 등 정부사업에도 참여해 자전거를 대량으로 납품하고 있습니다.
Q2. 팀장님께서는 모두싸인을 처음 어떻게 알게 되셨나요?
A. 인사 파트에 계신 차장님 한 분이 모두싸인을 소개해주셨어요. 모두싸인 이용 전에도 이런 서비스를 찾으려고 했었는데요, 그 배경은 매출에 대한 증빙 즉 제품이 공급/납품될 때 서류도 함께 움직여야 하고 그 서류는 법적 증빙이 가능해야 했었습니다.
계산서를 발행할 때 대리점주와의 분쟁 방지하기 위해 결국 신뢰의 문제에서 전자서류를 활용하는 것에 대한 고민을 했어요. 처음에는 PDA 디바이스를 활용하려고 했는데 교육이나 관리, 비용 등의 여러 측면에서 비효율이 컸습니다.
Q3. 모두싸인 도입 이전 어떤 방식으로 문서 서명 취합이나 계약 업무를 진행하셨나요?
A. 확실한 증빙과 서류 아카이브가 당장 필요했던 부분은 제품 출고에 대한 ‘수주확인서’와 ‘거래명세서’였습니다. 이런 부분을 원래는 모두 지류로 진행했었어요.
모두싸인을 쓰기 전에 전자문서 형태를 잠시 도입했었는데요, 본인인증이나 계약문서 관리 이런 부분까지는 아니었고 정말 ‘서명 입력’ 정도의 영역이었어요. 6개월 정도 기간을 가지면서 ‘모두싸인 전자서명 프로세스를 접목한 접수율 100% 달성’이라는 목표로 업무를 추진했고, 약간의 교육과 데이터 작업 이후 올해 6월부터 모두싸인으로 전면 전환한 세일즈 정책을 시행하고 있습니다.
Q4. 도입 당시 알톤에서 가장 주요하게 고려하셨던 요소는 무엇이었나요? 많은 전자계약 중 모두싸인을 최종 선택하신 이유도 궁금합니다.
A. 내부에서 향후 리스크를 줄이고 효율을 높이는 측면에서는 니즈가 확실했었고, 도입해야 했기 때문에 보고를 드렸죠.
대표님과 전무님께 최초로 보고드렸을 때 바로 승낙해주셨습니다. 업계 1위 솔루션, 이미 수많은 고객 레퍼런스가 확실하니 내부에서도 컨센서스가 잘 형성되어 있었던 것 같고, 법적인 부분에서도 모두싸인 전자계약이 신뢰도가 높기 때문에 아마 바로 승낙해주셨다고 생각합니다.
다시 말해 혹여나 법적 분쟁이 발생하면 결국 증명할 수 있는 것은 서류인데 이 서류가 법적으로 유효한 것이어야 했습니다. 인사부서에서도 모두싸인을 알고 있었던 점, 1등 솔루션이라는 신뢰도, 그리고 법적 효력이 분명한 점에서 승인을 해주셨어요.
Q5. 영업관리팀에서는 주로 어떤 업무에 모두싸인을 이용하고 계신가요? 그리고 몇 분의 담당자님들과 함께 이용하시나요?
A. 거래명세서, 채권확인서, 수주확인서를 모두싸인으로 쓰고 있습니다. 물류팀 팀장님과 차장님, 영업관리팀의 저와 김 차장님 등 총 5명 정도가 이용 중입니다.
Q6. 도입 전후를 비교해 보신다면, 전자서명을 이용하고 어떤 점이 가장 달라졌나요?
A. 제품 납품/공급에 대한 증빙 서류 취합이 확실해져서 법적 분쟁 등에 대해 안심할 수 있게 되었고요.
일부는 여전히 지류계약을 병행해야 하는 상황이 있습니다. 그래도 결국 대리점 등의 서명을 받고 서류를 아카이브 해야하는 부분에서의 참여율이나 진행 현황 등을 보면 기존 방식 대비 결과 데이터에서 크게 차이를 보이고 있어요.
현재는 모두싸인으로 진행현황을 주기적으로 확인하고, 데이터 추출 후 해당 정보를 기반으로 전자거래명세서 접수율 현황표(판) 형태로 관리합니다. 전국 지부별, 광역 지부별로 영업 관리가 훨씬 수월해졌습니다.
진행율이 좋은 지부에서는 적극적으로 모두싸인을 접목한 방식을 적용해주셔서 타 지부 대비 월등히 높은 결과를 보이면서 해당 지부장님은 효능감을 많이 느끼시죠.
Q7. 팀장님께서 가장 직접적으로 체감하고 계신 전자서명/전자계약의 가치는 무엇인가요?
A. 업무 진행의 실체성이랄까요, 증빙이 되면서도 법적으로 확실한 서류로 담보할 수 있는 점입니다. 혹여나 사고가 발생하면 지류문서는 훼손되거나 사라질 수 있지만, 문서의 분실이나 훼손에 대한 안정성 부분이 아주 강력하고, 핸들링하기 쉬운 점도 좋습니다.
영업관리를 하다보니 회계사 분들과 커뮤니케이션을 자주하게 되는데요, 이 때도 디지털 업무 방식 기반의 데이터로 소통하게 되니 업무 처리나 커뮤니케이션 측면에서도 더 원활해진 것 같아요.
Q8. 가장 만족하며 이용 중이신 모두싸인의 기능은 무엇인가요?
A. 특정 기능 보다도 업무 방식의 전환, 변화 자체가 만족스럽습니다. 특히 물류팀에서는 템플릿 기능도 지부별로 잘 활용하고 있고, 관리자 입장에서는 데이터 추출 기능으로 지부별 현황 파악, 보고를 위한 리포트 제작에도 편리하게 활용하고 있습니다.
Q9. 모두싸인 이용 중 문의사항이 발생했을 때 지원은 원활했는지 궁금합니다.
A. 도입 후에 실제로 이용하기 위해 몇몇 작은 허들이 있었는데요, 고객성공팀 이우진 매니저님이 적극적으로 지원해주시고 우리 상황에 맞게 이용할 수 있도록 컨설팅을 해주셔서 큰 어려움 없이 적용할 수 있었습니다. 너무 훌륭하게 제안해주시고 같이 고민해주신 덕분입니다.
Q10. 다른 기업의 영업관리 팀장님께 모두싸인을 추천해주신다면 어떤 말씀을 하실 것 같으신가요?
A. 캐비닛이 더 이상 필요 없게 됩니다! 여러 명이 관리하게 되면 비효율이 정말 큰데 모두싸인은 공용 폴더로 볼 수 있기 때문에 편리해집니다. 영업관리 측면에서는 안 쓸 이유가 없는 솔루션이라고 생각합니다.
