근로계약은 근로자와 사용자의 권리·의무를 명확히 하는 문서입니다. 하지만 종이 계약서를 작성하고 보관하는 과정에서 분실, 위·변조, 관리 비용 문제로 어려움을 겪는 경우가 많았죠.
2016년 정부가 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’을 발표하면서 전자근로계약서가 법적으로 종이와 동일한 효력을 인정받아 기업과 근로자 모두 안전하고 편리하게 계약을 체결할 수 있게 되었습니다. 이번 글에서는 전자근로계약서를 작성할 때 꼭 알아야 할 가이드라인을 정리해 드립니다.
전자근로계약서, 법적 효력은?
전자근로계약서의 법적 효력부터 확실히 짚고 넘어가겠습니다. 정부 가이드라인은 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제4조제1항에 따라 근로계약서 역시 전자적 형태라는 이유만으로 문서로서의 효력이 부인되지 않는다고 명시하고 있습니다. 즉 적법한 절차를 거친 전자근로계약서는 종이 근로계약서와 완전히 동일한 법적 효력을 가집니다.
STEP 1. 작성 – 필수 기재사항과 작성 시 유의점
전자근로계약서를 ‘작성’할 때 가장 중요한 것은 법에서 정한 필수 근로조건을 모두 명시하는 것입니다. 「근로기준법」 제17조제1항에 따라 아래 사항은 반드시 포함되어야 합니다.
- 임금 (구성항목·계산방법·지급방법 포함)
- 소정근로시간
- 휴일
- 연차유급휴가
- 취업의 장소와 종사하여야 할 업무
- 그 외 취업규칙에서 정한 사항
또한 분쟁 예방을 위해 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치되었음을 명확히 할 수 있도록 전자서명을 활용하고 서명 이후에는 어느 한쪽이 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용문서(PDF 등)로 저장할 것을 권고하고 있습니다.
STEP 2. 교부 – 근로자에게 안전하게 전달하기
작성된 전자근로계약서는 반드시 근로자에게 ‘교부’되어야 합니다. 가이드라인은 이메일, 사내 전산망, 애플리케이션 등 다양한 전자적 방법을 통한 교부를 인정합니다.
교부 시점은 원칙적으로 근로자가 지정한 이메일 등 정보처리시스템에 전자근로계약서가 입력된 때로 봅니다. 따라서 사용자는 근로자가 계약서의 수신여부를 확인할 수 있는 장치를 마련해두어야 합니다.
STEP 3. 보존 – 3년간 안전하게 보관하는 방법
사용자는 근로계약서를 근로관계가 종료된 후 3년까지 ‘보존’해야 할 의무가 있습니다. 전자근로계약서가 법적 보존 의무를 이행한 것으로 인정받기 위해서는 다음 요건을 충족해야 합니다.
- 언제든 내용을 열람할 수 있을 것
- 작성 및 송·수신된 때의 형태로 보존되어 있을 것
- 작성자, 수신자, 송·수신 일시에 관한 사항이 포함된 경우 해당 부분이 보존되어 있을 것
모두싸인과 함께, 가이드라인 완벽 준수!
복잡해 보이는 가이드라인도 모두싸인으로 완벽하게 준수할 수 있습니다.
- 전자근로계약서 작성
필수 기재사항이 포함된 템플릿을 업로드하고, 전자서명법에 따라 법적효력있는 근로계약서를 작성할 수 있습니다.
- 전자근로계약서 교부
서명이 완료되면 서명 과정이 기록된 ‘감사추적인증서’가 교부되어 추후 법적 분쟁을 예방할 수 있는 증거를 확보할 수 있습니다.
- 전자근로계약서 보존
서명이 완료된 모든 계약서는 모두싸인 클라우드에 보관되며 언제든 열람해서 증거자료로 활용할 수 있습니다.
