“세 사람이 일주일 내내 하던 일을 한 사람이 단 하루 만에 끝냈습니다.
시간, 비용, 효율, 디지털화까지! 병원 행정 스마트워크, 모두싸인을 강력 추천합니다.”
롯데의료재단 보바스기념병원 행정부 인사팀은 반복적이고 비효율적인 종이 문서 업무를 개선하기 위해 모두싸인을 도입했습니다. 계약 체결과 문서 관리 프로세스를 간소화하면서 인사업무 전반에서 시간·비용·효율 모두 큰 변화를 경험하고 있습니다.
보바스기념병원 김용수 담당자님께서 모두싸인을 실제 병원 인사행정에서 어떤 방식으로 활용하고 있는지, 또 어떤 효과를 얻고 계신지 자세히 말씀해 주셨습니다. 병원 행정의 스마트워크 전환기, 지금 함께 확인해 보세요.
Q1. 담당자님과 롯데의료재단 보바스기념병원을 소개해 주세요.
A. 안녕하세요, 저는 보바스기념병원 인사팀에서 급여, 채용 등 인사 업무를 담당하고 있는 김용수입니다.
롯데의료재단은 비영리 의료법인으로서 증가하는 고령사회에 부응하여 노인전문 의료기관을 설치 운영하고, 보건의료에 관한 연구개발 등을 통하여 국민보건 향상에 이바지 합니다. 재단 산하에 535병상 프리미엄 요양의 분당 보바스기념병원과 246병상 성인ㆍ소아 재활특화의 하남 보바스병원을 운영하고 있고요, 12월에는 마곡에 보바스의원 개원을 앞두고 있습니다.
보바스기념병원은 뇌질환과 만성 내과질환에 특화된 전문 치료시스템을 구축함으로써 보다 전문화된 의료서비스를 제공하고자 노력하고 있습니다. 의료서비스의 수준과 환자안전을 평가하는 의료기관인증평가에서 보건복지부로부터 공식 인증 받았으며, 건강보험심사평가원의 적정성평가에서는 최우수(1등급) 등급으로 선정되는 등 대한민국 최고의 재활 특화 프리미엄 요양병원으로서 혁신적 진료시스템을 완성했다는 평가를 받고 있습니다.
Q2. 병원 스마트워크를 추진하심에 있어 전자계약을 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 서면 배포로 인한 불필요한 행정소모, 시간 단축을 위해서 전자계약을 알아봤습니다. 대부분의 근로연봉계약을 종이문서로 관리하다 보니 보관의 부담, 분실이나 훼손의 위험이 컸죠. 또 스캔하고 저장해야 하고..
서류 중심 업무에서 오는 비효율이 컸고, 효율적인 인사관리를 위해 스마트워크를 추진하자는 내부의 움직임이 있었습니다. 스마트워크의 일환으로 근로계약, 연봉계약을 전자적 형태로 전환하고자 했고, 전자근로계약 업체를 찾다가 모두싸인을 알게 되었습니다.
Q3. 모두싸인 도입 이전의 HR 계약 방식을 알려주세요. 어떤 지점에서 비효율이 크다고 느끼셨나요?
A. 저희 보바스기념병원의 전체 임직원 수는 약 480명 정도인데요, 인사팀 전체 인원이 일주일 동안 수백 장의 연봉계약서를 건건이 대봉투에 작업하고, 라벨을 붙이며 작업을 했어요. 임직원 분들이 서명한 문서를 부서별로 취합하고 취합된 문서를 스캔하는 것이 필요했습니다.
매년 3월이 전직원 연봉계약 시즌인데요, 3월은 늘 종이 서류업무에 많은 시간을 쏟을 수 밖에 없었습니다. 연봉계약 외에도 재활치료부나 간호부의 신규 직원 채용, 정규직 전환 등이 있을 때에도 근로계약서를 매번 종이로 처리했습니다.
Q4. 작년 모두싸인을 도입하실 때 다른 전자계약 솔루션들과 비교 검토를 하셨었는지 궁금합니다.
A. 서비스 조사 과정에서 모두싸인이 1위 솔루션이라는 것을 확실하게 느낄 수 있었고요. 이미 다방면으로 검증된 1위 솔루션을 선택하는 것이 당연했기 때문에 다른 업체들과 비교 하지는 않았습니다.
Q5. 모두싸인을 실제 어떤 업무에 적용하고 계신가요?
A. 가장 메인으로는 근로계약서, 연봉계약서를 주로 사용합니다. 하남보바스병원 인사담당자님도 근로/연봉계약 업무에 모두싸인을 이용 중입니다.
Q6. 도입 전과 비교해 인사팀의 업무 시간, 비용, 인력 리소스는 얼마나 줄었나요?
A. 모두싸인을 쓰고 난 이후로는 저 혼자 하루 내에 작업이 가능해져 훨씬 편해졌습니다. 3명 이상이 일주일을 꽉 채워서 빠듯하게 보내야했던 일이 ‘1명/1일’로 줄어들었죠. 연봉계약 체결을 위해 소모되었던 에너지도 크게 줄어들게 되었고요.
Q7. HR 문서들은 특히 보안/정보보호가 중요할 것 같습니다.
계약 체결 뿐만 아니라 이후 관리, 보관 측면에서도 좋은 효과를 얻으셨나요?
A. 일단 더 이상 ‘서류 스캔’이 필요 없어졌습니다. 기존까지는 항상 종이문서로 보관하거나 스캔을 해서 관리를 했는데, 모두싸인에서 완료된 계약서를 바로 다운받아서 파일로 보관할 수 있어 편리해졌어요. 연봉계약 서류 분실이나 훼손될 걱정도 하지 않아도 되니 좋고요.
필요한 문서를 언제든 몇 초 검색으로 바로 찾아볼 수 있어서 보안이나 관리 측면에서도 모두싸인으로 많은 도움을 얻고 있습니다.
Q8. 모두싸인으로 연봉계약, 근로계약서를 받아보신 임직원분들의 반응도 궁금합니다.
A. 우선 모두싸인 전자근로계약 도입을 결정하고 그룹웨어를 통해 전사 공지를 했습니다. 여기에 이용 방식을 간단하게 전달했고요.
직원분들은 개인 휴대폰으로 연봉계약서를 확인하고 편리하게 사용할 수 있어서 긍정적인 피드백을 주셨습니다. 또 빠르고 보관하기에도 좋으니 다들 만족하시는 것 같습니다.
인사부에서는 체결이 완료된 연봉계약서를 각각 교부하지 않아도 된다는 점 또한 업무 효율을 크게 높여주었죠.
Q9. 인사부에서 가장 자주 이용하시는, 가장 큰 효용을 체감하시는 기능은 무엇인가요?
A. 아무래도 대량전송 기능입니다. 근로(고용) 형태나 부서에 따라 계약서 템플릿을 미리 셋팅해두고, 직원분들 정보를 엑셀로 업로드해 한 번에 발송할 수 있으니까요.
템플릿 기능도 기본적이라 느껴지겠지만 필수 양식을 미리 설정할 수 있어서 없으면 안 될 기능이라 생각합니다.
Q10. 인사 담당자님들을 위한 모두싸인 추천사를 부탁드려요.
A. 아직도 종이문서로 근로계약이나 연봉계약서를 작업하시는 분들이 계시다면 모두싸인으로 스마트워크를 시작해 보세요. 업무 시간과 비용은 줄고 업무 효율성이 훨씬 높아집니다. 문서도 디지털 파일로 보관하기 때문에 관리까지 편리하게 되었습니다. 이런 점에서 모두싸인을 강력 추천합니다!
