정기총회를 앞두고 수많은 문서가 담긴 자료집을 준비하느라 버거우신가요? 자료집에는 기업의 재무 정보나 민감한 사업 계획이 포함될 수 있어 보안이 매우 중요합니다. 혹시 이메일이나 우편으로 자료집을 보내면서 보안 문제나 제대로 도착했는지 걱정하셨다면 전자서명을 활용한 문서 공유 방식을 추천해 드립니다.
정기총회 자료집, 어떻게 준비할까?
주요 내용
- 재무 관련 정보: 결산 재무제표, 감사보고서, 배당 계획 등 회사의 중요한 재무 상황에 대한 내용을 담아야 합니다.
- 경영 관련 정보: 이사나 감사의 선임 및 해임, 정관 변경, 사업 계획 등 기업의 주요 의사결정에 대한 내용이 들어갑니다.
- 개인정보: 주주 명단 등 개인을 식별할 수 있는 정보도 포함될 수 있습니다.
자료집 구성
정기총회 자료집은 총회 전에 주주가 미리 확인할 수 있도록 참고와 안내를 위한 모든 문서를 묶은 것입니다. 자료집에는 다음과 같은 문서가 포함됩니다.
- 소집 통지서: 총회 일시, 장소, 안건을 안내하며 참석 방법과 위임장 제출 방법도 포함됩니다.
- 의안서: 각 안건의 상세 설명과 배경 자료를 제공합니다.
- 재무자료: 대차대조표, 손익계산서, 현금흐름표와 감사 의견 등 핵심 회계자료를 포함합니다.
- 사업보고서: 전년도 경영 실적과 주요 사업 진행 상황, 전략 계획을 요약합니다.
- 임원 선임·보수 자료: 후보자 정보와 보수안 등 의결에 필요한 자료를 제공합니다.
- 감사 보고서: 재무제표의 적정성 의견과 감사 결과를 포함합니다.
- 정관 및 관련 규정: 정관 변경 안건이 있는 경우 변경 전후 비교 자료를 첨부합니다.
문제는 이 문서들을 각각 인쇄해 따로 전달할 경우 관리가 번거롭고 보안 리스크가 커진다는 점입니다. 종이로 주고받는 과정에서 분실이나 지연이 발생하기 쉽고 주주가 제때 확인하지 못해 회의 준비에 차질이 생기기도 합니다.
이런 문제를 해결하기 위해 모두싸인 전자서명을 활용하면 자료집과 위임장, 의사록까지 한 번에 관리할 수 있습니다.
모두싸인으로 정기총회 자료집, 안전하게 공유하는 방법
모두싸인 열람 요청 기능을 활용하면 서명이 필요 없는 자료집을 보안 걱정 없이 전달할 수 있습니다.
- 본인 인증 후 열람: 자료집을 업로드한 후 열람 요청으로 보내면 받는 사람은 본인 인증을 거쳐야만 문서를 열어볼 수 있어 정보 유출을 막을 수 있습니다.
- 실시간 열람 확인: 누가 자료를 열람했는지 아직 확인하지 않았는지 실시간으로 파악할 수 있습니다. 총회 전 참석자들이 자료를 충분히 숙지했는지 확인하는 데 유용합니다.
- 안전한 보관: 열람용으로 보낸 문서 역시 모두싸인 클라우드에 보관되어 관리 효율을 높일 수 있습니다.
