기업이나 기관에서는 임직원이 지켜야 할 청렴·윤리 규범을 명확히 하기 위해 ‘윤리서약서’ 작성을요구합니다. 특히 공공기관, 금융권, 대기업 등에서는 입사 초기뿐만 아니라 주요 프로젝트 참여 시에도 서약서를 제출해야 하는 경우가 많습니다.
오늘은 윤리계약서의 필요성과 전송 방법을 정리해보겠습니다.
윤리서약서란 무엇인가?
윤리서약서는 임직원 또는 조직 구성원이 직무를 수행함에 있어 회사의 윤리 규범과 관련 법규를 인지하고 이를 성실히 준수할 것을 약속하는 문서입니다. 이 서약서는 다음과 같은 중요한 목적을 가집니다.
- 윤리적 책임의 명확화: 구성원 개개인이 지켜야 할 윤리적 기준(이해관계 충돌 방지, 금품 수수 금지 등)을 명확히 인지시키고 이에 대한 책임 의식을 높입니다.
- 조직의 신뢰도 보호: 모든 구성원이 윤리 규범을 준수함으로써 조직 전체가 투명하고 공정하게 운영된다는 대내외적 신뢰를 확보하는 기반이 됩니다.
- 법적 리스크 예방: 서약서에 명시된 규범 준수를 통해 부패나 비윤리적 행위로 인해 발생할 수 있는 법적 분쟁 및 제재를 사전에 예방하는 역할을 합니다.
윤리서약서가 필요한 상황
윤리서약서는 조직의 투명성과 공정성이 중요하게 요구되는 다양한 상황에서 활용됩니다.
① 신규 입사: 모든 신입 직원은 입사 과정에서 회사의 윤리 규정을 숙지하고 이를 준수할 것을 서약합니다.
② 정기적 갱신: 임직원의 윤리 의식을 지속적으로 환기시키기 위해 매년 또는 특정 주기마다 정기적으로 서약서를 갱신하여 제출하도록 요구하는 경우가 많습니다.
③ 주요 직책 임명 및 프로젝트 참여: 특정 부서(구매, 감사 등)로 이동하거나 중요한 프로젝트에 참여하면 추가적인 윤리 규범 준수를 서약합니다
④ 외부 파트너와의 거래: 협력업체와 계약을 체결할 때 상호 간에 공정하고 투명한 거래를 약속하고 금품·향응 제공 등 비윤리적 행위를 하지 않을 것을 서약하기도 합니다.
윤리서약서 작성 방법
① 기본 인적 사항 기재
- 소속 부서 / 직위: 회사 또는 기관 내에서 본인의 정확한 소속과 직책을 기재
- 성명: 주민등록상 본인 성명과 동일하게 기재
- 생년월일 또는 사번: 조직에 따라 식별이 필요한 경우 추가 기재
② 서약 내용 작성
윤리서약서에는 일반적으로 다음과 같은 핵심 조항이 포함됩니다.
- 청렴 준수: 금품·향응 수수 등 부정행위 금지
- 이해충돌 방지: 본인의 직무와 사적 이익이 충돌하지 않도록 관리
- 법령 및 규정 준수: 관련 법규와 회사 내부 윤리 규정을 철저히 따를 것
- 기밀 유지: 직무상 알게 된 영업·개인 정보를 외부에 유출하지 않을 것
- 위반 시 책임: 서약 위반 시 징계·법적 책임을 부담할 수 있음을 명시
③ 서약 확인 문구
- “위 내용에 동의하며 윤리강령을 준수할 것을 서약합니다.” 와 같이 확약 문구를 마지막에 명시
- 이는 법적·징계적 책임을 수반하는 의사표시임을 명확히 함
④ 날짜 기재
- 서명일 기준의 연·월·일을 정확히 표기
윤리서약서, 효율적으로 전송하는 방법
수십, 수백 명의 임직원에게 윤리서약서를 받고 관리하면 상당한 행정력이 소모됩니다. 이때 전자서명 솔루션을 활용하면 전 과정을 획기적으로 개선할 수 있습니다.
- 템플릿 활용으로 신속한 준비: 매번 사용하는 윤리서약서 양식을 ‘템플릿’으로 저장해두면 신규 입사자나 정기 갱신 시 클릭 몇 번만으로 서명 요청을 준비할 수 있습니다.
- 대량전송으로 한 번에 발송: 전 직원 또는 특정 부서원들에게 서약서를 보내야 할 때 ‘대량전송’ 기능을 활용하여 엑셀 명단만 업로드하여 수백 건의 서명 요청을 동시에 발송할 수 있습니다.
- 자동 보관 및 관리: 서명이 완료된 모든 서약서는 감사추적인증서와 함께 클라우드에 안전하게 보관됩니다. 이를 통해 분실 위험 없이 문서를 관리하고 필요시 언제든 열람 및 제출이 가능합니다.
전자서명으로 체결된 윤리서약서는 전자서명법에 따라 법적 효력을 가지므로 종이 서약서와 동일하게 활용할 수 있습니다.
