수십, 수백 곳의 파트너사에 중요한 ‘공문’을 한 번에 발송해야 하는 일, 익숙하지만 번거롭지 않으신가요? 클릭 몇 번으로 며칠 걸릴 업무를 몇 분 만에 끝낼 수 있다면 어떨까요?
이 글에서는 1,300개 업체에 공문을 보내야 했던 한 기업의 사례를 통해, 반복적인 공문 발송 업무를 혁신하는 방법을 알려드립니다.
기존 공문 발송 업무의 현실
기존의 우편 기반 공문 발송 방식은 여러모로 효율적이지 못합니다. 발송 전과 후 모든 단계에서 어려움이 발생하죠.
1) 인쇄, 날인, 발송에 소요되는 시간과 비용
공문을 발송하기 위해 담당자는 문서를 출력하고, 회사 직인을 찍고, 봉투에 담아 등기우편으로 보내야 합니다. 이 과정에서 종이, 봉투, 우편료 등 직접적인 비용은 물론, 이 모든 작업을 수행하는 데 드는 담당자의 시간이라는 더 큰 비용이 발생합니다.
2) 답장 없는 우편물, 끝나지 않는 확인 전화
우편으로 공문을 보내는 게 끝이 아닙니다. 제대로 받았는지, 누락되진 않았는지 확인하는 과정에 발송 전보다 더 많은 리소스를 투자해야 합니다.
- 확인 불가: 상대방이 서류를 제대로 받았는지, 내용은 읽어봤는지 알 길이 없습니다.
- 수동 추적: 누가 회신했고 누가 안 했는지, 엑셀에 일일이 기록하며 관리해야 합니다.
- 반복 독촉: 결국 며칠 뒤부터는 “서류 받으셨나요?”라는 확인 전화를 돌리는 데 시간을 쏟게 됩니다.
A기업의 해결책: 모두싸인 대량전송
실제로 위와 같은 문제를 겪었던 A기업 담당자는 1,300여 곳의 거래처에 문서를 보내야 하는 문제를 모두싸인의 ‘대량전송’ 기능으로 해결했습니다. 방법은 정말 간단합니다.
1단계: 대량전송용 템플릿 만들기
먼저 발송할 공문(잔고확인서 등) 파일을 업로드하여 템플릿으로 만듭니다. 이후 엑셀 파일에서 가져올 정보(거래처명, 담당자 이름 등)와 서명이 들어갈 위치를 지정해 줍니다.
2단계: 엑셀 파일에 서명자 정보 입력하기
정해진 양식의 엑셀 파일에 수신처(거래처명, 담당자 이메일/연락처)와 문서에 채워질 내용을 간단히 입력합니다.
3단계: 템플릿에 엑셀 파일 업로드하고 발송하기
만들어 둔 템플릿에 서명자 정보가 담긴 엑셀 파일을 업로드합니다. 테스트 발송으로 오탈자나 오류는 없는지 확인한 뒤 발송합니다.
모두싸인이 가져온 놀라운 업무 변화
1) 업무 시간 90% 단축
며칠씩 걸리던 인쇄, 우편 발송, 회신 확인 작업이 단 몇 분 만에 끝납니다. 담당자는 반복 업무에서 벗어나 더 중요한 가치에 집중할 수 있습니다.
2) 투명한 이력 관리
더 이상 엑셀에 수기로 추적하여 기록할 필요가 없습니다. 모두싸인 대시보드에서 누가 문서를 열람했고, 누가 서명을 완료했는지 실시간으로 한눈에 확인할 수 있습니다.
3) 비용 절감 및 높은 회신율
종이, 봉투, 등기우편 비용이 완전히 사라집니다. 또한 카카오톡/이메일 알림과 간편한 서명 절차 덕분에 회신율이 눈에 띄게 높아집니다.
번거로운 공문 발송 업무, 더 이상 스트레스 받지 말고 간편하게 끝내세요. 클릭 한 번으로 모든 발송을 끝내고, 절약된 시간으로 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 그 스마트한 변화를 한번 경험해보세요!
