기업의 경쟁력은 얼마나 많은, 그리고 우수한 협력업체와 함께하는지에 따라 결정됩니다.
그 파트너십의 기반이 되는 것이 바로 ‘협력업체 계약서’입니다. 하지만 비즈니스가 성장하고 파트너가 늘어날수록, 계약 관리는 점점 더 복잡해지며 기업의 발목을 잡는 골칫거리가 되곤 합니다.
혹시 귀사도 이런 문제를 겪고 계시지 않나요?
구매팀, 영업팀, 인사팀 등 부서별로 계약서가 흩어져 있고, 신규 협력사와의 계약에 며칠씩 걸려 답답했던 경험 말입니다. 오늘은 이 고질적인 문제를 해결하고 기업의 경쟁력으로 높이는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.
왜 협력업체 계약 관리는 항상 어려울까?
1. 속도와 비용의 문제
계약서 출력, 직인 날인, 우편 발송, 회수, 스캔, 그리고 물리적 보관까지.
계약 1건을 처리하는 데 들어가는 시간과 비용은 생각보다 많습니다. 계약 체결이 며칠씩 지연되는 것은 다반사이며, 이는 전체 프로젝트의 병목 현상으로 이어지기도 합니다.
2. 보안과 관리의 문제
종이 계약서는 분실, 훼손, 무단 열람 등 보안에 매우 취약합니다.
특히 핵심 기술이나 가격 정보가 담긴 계약서의 경우, 유출 시 막대한 손실을 야기할 수 있습니다. 또한, 과거의 특정 계약서를 찾아내기 위해 캐비닛을 뒤지는 비효율도 무시할 수 없습니다.
3. 부서 간 사일로(Silo) 문제
이것이 가장 심각한 문제입니다. 바로 ‘부서 이기주의’라고도 불리는 사일로(Silo) 현상입니다.
❗ 사일로(Silo)란?
곡물 저장고처럼, 조직의 부서들이 서로 소통하지 않고 각자의 방식으로만 일하며 고립되는 현상입니다. 정보가 부서 내부에 갇혀 전사적으로 공유되지 않아 협업을 저해하고 심각한 비효율을 낳습니다.
이러한 사일로 현상은 ‘협력업체 계약’ 관리에서 특히 두드러집니다. 예를 들어 같은 ‘협력업체 계약’이라는 범주 안에 있더라도, 부서마다 각자의 방식으로 처리되는 경우가 많습니다.
- 구매팀은 원자재·부품 공급사와 맺는 구매 계약서
- 기술/R&D팀은 기술 자문·외주 개발사와 맺는 용역 계약서 및 비밀유지계약서(NDA)
- 마케팅팀은 광고 대행사·이벤트 업체와 맺는 서비스 계약서
이처럼 모든 계약이 회사의 중요 자산임에도 불구하고, 각 부서의 파일 캐비닛이나 로컬 서버에 흩어져 있습니다. 결국 회사는 ‘어떤 협력사와 어떤 계약을 맺고 있는지’ 한눈에 파악할 수 없으며, 이는 체계적인 리스크 관리의 부재로 이어집니다.
‘전자서명’으로 협력사 계약 관리, 이렇게 달라집니다
이 모든 문제를 해결의 실마리는 ‘디지털 전환’, 즉 전자서명 도입에 있습니다. 실제 전자서명을 도입한 K사의 사례를 통해 계약 업무가 어떻게 혁신되는지 3가지 기능으로 알려드리겠습니다.
Solution 1. ‘워크스페이스’로 부서별 계약을 통합 관제탑으로
- 하나의 플랫폼에서 전사 계약 통합 관리
- 팀별 워크스페이스로 업무 독립성 보장
- 체계적인 권한 설정으로 보안 강화
Solution 2. ‘대량전송’으로 단순 반복 업무는 이제 그만
- 클릭 몇 번으로 수백 곳에 계약서 동시 발송
- 실시간 진행 상황 모니터링
- 매년 갱신되는 계약도 간편하게 처리
Solution 3. ‘감사추적인증서’로 법적 안정성까지 완벽하게
- 위·변조가 불가능한 강력한 보안
- 모든 과정이 기록되어 법적 증거 확보
- 언제 어디서든 즉시 원본 확인 가능
협력사와의 계약은 처리해야 할 서류 업무가 아닌, 새로운 파트너십이 시작되는 첫인사와 같습니다. 낡은 종이와 우편으로 첫인사를 건네기보다, 간편하고 신뢰도 높은 디지털 방식으로 파트너를 맞이하는 것은 어떨까요?
좋은 파트너십은 바로 그 신뢰에서부터 시작됩니다.
귀사의 파트너십이 더욱 빛날 수 있도록, 모두싸인이 함께하겠습니다.
