병원 행정 업무가 디지털 전환이 가속화되고 있지만 많은 병원 행정 부서는 여전히 비효율적인 종이 계약 업무에 발목이 잡혀 있습니다. 전 직원 연봉계약부터 협력사와의 다자간 계약까지, 끝없는 서류 작업으로 인한 병목 현상을 해결하고 업무 효율 10배 높이는 방법을 알려드립니다.
병원 부서별 주요 계약 서류
병원은 다양한 부서가 유기적으로 연결된 복합적인 조직으로, 계약 업무 역시 여러 부서에 걸쳐 발생합니다.
인사·총무팀
- 근로계약서 및 연봉계약서: 신규 입사자, 계약직, 정규직 전환 등 상시 발생하는 근로계약과 전 직원을 대상으로 하는 연례 연봉 계약
- 각종 동의서 및 서약서: 개인정보 수집·이용 동의서, 비밀유지 서약서, 취업규칙 변경 동의서 등 직원에게 고지하고 동의를 받아야 하는 모든 서류
- 외주 인력 계약서: 프리랜서, 강사, 단기 용역 등 외부 인력 활용에 필요한 계약
구매·관리팀
- 의료장비 및 비품 구매·리스 계약: 고가의 의료 장비나 병원 비품의 구매, 임대(리스) 시 체결하는 계약
- 서비스 용역 계약: 시설 관리, 보안, IT 시스템 유지보수 등 외부 전문업체의 서비스를 이용하기 위한 계약
- 공급 계약서: 의약품, 의료 소모품 등 병원 운영에 필요한 각종 물품을 공급받기 위한 계약
연구·협력 부서
- 임상시험 및 연구 위탁 계약: 제약사나 연구기관과 협력하여 임상시험이나 특정 연구를 진행하기 위한 계약
- 비밀유지협약서(NDA): 새로운 의료 기술이나 연구 데이터 등 민감 정보를 교류하기 전, 상호 비밀 유지를 약속하는 협약
- 업무 제휴 협약서(MOU): 다른 의료기관, 대학, 기업 등과 특정 분야에서 협력 관계를 구축하기 위한 협약
이처럼 병원에서는 다양한 형태의 계약이 동시다발적으로 발생하며, 이는 크게 두 가지의 구조적 특징으로 나눌 수 있습니다.
병원 행정의 특수성: 반복되는 근로/연봉 계약 &복잡한 외부 협력 계약
병원의 계약 업무는 다른 산업과 구별되는 독특한 구조를 가집니다. 이는 크게 두 가지 형태로 나타납니다.
주기적으로 반복되는 대규모 내부 계약
매년 특정 시기가 되면 수백 명에 달하는 의사, 간호사, 행정 직원 전체를 대상으로 연봉 계약을 체결해야 합니다. 인사팀 전체 일주일 동안 수백 장의 연봉계약서를 건건이 대봉투에 작업하고, 라벨을 붙이며 작업을 하는 경우가 많습니다. 또한 상시 채용으로 인해 신규 입사자와의 근로계약 역시 꾸준히 발생합니다.
이해관계가 얽힌 복잡한 다자간 외부 계약
병원은 의료 서비스 제공 외에도 다양한 연구, 용역, 임대 계약을 체결합니다. 예를 들어 제약사 및 연구기관과의 공동 연구 협약, 의료 장비 리스 계약, 시설 관리를 위한 협력업체와의 계약 등은 병원(갑), 주관 부서(을), 협력사(병) 등 여러 이해관계자가 참여하는 다자간 계약의 형태를 띱니다.
그렇다면 이러한 복잡한 계약 구조를 여전히 종이 서류로 처리할 때 현장 실무자들은 어떤 어려움을 겪고 있을까요?
종이 계약이 초래하는 3가지 현실적인 어려움
이러한 병원만의 독특한 계약 구조는 종이 서류 기반의 업무 방식과 만났을 때 여러 병목 현상을 야기합니다.
행정 업무의 마비 수준의 병목 현상
전 직원 연봉 계약 시즌이 되면 수백 명의 계약서를 일일이 출력해 봉투에 담고, 각 부서로 전달하여 서명을 받고 다시 취합하여 스캔하는 과정이 반복됩니다. 서류 준비에만 며칠이 소요되며 서명이 누락되거나 분실되는 경우 이를 확인하고 재요청하는 과정에서 행정력의 낭비가 극심해집니다.
끝없는 확인 전화와 계약 지연
병원 행정에서 진행되는 연구 계약, 외주 용역 계약, 의료 장비 구매 계약 등 여러 부서와 외부 기관이 함께 얽히는 경우가 많습니다. 계약서가 ‘병원 법무팀 → 협력사 A → 협력사 B’ 순으로 전달되는 과정에서 중간에 수정 사항이라도 발생하면 모든 절차를 처음부터 다시 시작해야 합니다.
각 담당자에게 계약서 진행 상황을 묻는 끝없는 확인 전화가 이어지고 우편 발송과 수령에 걸리는 시간까지 더해져 계약 체결이 기약 없이 늦어지는 경우가 비일비재합니다.
민감 정보 보관의 어려움과 보안 문제
급여 정보 등이 담긴 근로·연봉 계약서는 민감한 개인정보입니다. 수많은 종이 서류를 캐비닛에 보관하는 것은 분실, 훼손의 위험이 크며, 보안에도 취약합니다. 또한 특정 직원의 과거 계약서를 찾아봐야 할 때 수많은 서류 더미 속에서 해당 문서를 찾아내는 데에도 상당한 시간이 소요되어 관리하기 번거롭습니다.
다행히, 수십 년간 이어져 온 이러한 비효율은 더 이상 당연한 업무 관행이 아닙니다. 앞서 언급한 병원 행정의 고질적인 문제들은 전자서명으로 해결할 수 있습니다.
전자계약, 병원 행정의 어려움을 해결하는 3가지 열쇠
앞서 언급한 병원 행정의 고질적인 문제들은 전자서명으로 해결할 수 있습니다.
1. 수백 명의 연봉 계약도 하루 만에
매년 반복되는 연봉 계약서, 신규 입사자 근로계약서는 템플릿으로 만들어 두세요. 이후 직원 명단과 계약 조건이 담긴 엑셀 파일만 업로드하면 대량 전송 기능으로 수백 명에게 개인화된 계약서를 한 번에 발송할 수 있습니다. 3명이 일주일간 처리하던 업무를 담당자 혼자 단 하루 만에 끝낼 수 있어 남는 시간을 중요한 핵심 업무에 집중할 수 있습니다.
2. 복잡한 다자간 계약도 막힘없이
협력사, 연구기관 등 여러 당사자가 참여하는 계약도 문제없습니다. 계약서에 서명할 순서를 미리 지정(순차 서명)하거나, 순서 없이 서명(동시 서명)하도록 설정할 수 있습니다. 담당자는 PC 화면에서 실시간으로 각 참여자의 서명 진행 상황을 확인할 수 있어 더 이상 불필요한 확인 전화를 할 필요가 없습니다.
3. 체계적인 문서 관리와 보안
서명이 완료된 모든 계약서는 별도의 스캔이나 정리 작업 없이 클라우드 서버에 보관됩니다. 강력한 암호화 기술이 적용되어 종이 문서보다 안전하며, 언제든 키워드 검색만으로 필요한 문서를 즉시 찾아볼 수 있습니다. 또한, 멤버별 문서 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있어 인사 정보와 같은 민감 문서의 보안을 한층 더 강화할 수 있습니다.
