이 글에서 알 수 있는 것
✅ Google Workspace로 진행하는 계약업무의 강점과 구조적 한계
✅ 모두싸인 캐비닛으로 실현하는 계약업무 전체 효율화
1️⃣ 들어가며
Google Workspace(Gmail, Drive, Spreadsheet 등)는
많은 기업이 계약업무를 디지털화할 때 가장 먼저 선택하는 협업 도구입니다.
메일과 문서, 시트가 자연스럽게 연결되어
업무의 기본 흐름을 빠르게 만들 수 있기 때문이죠.
하지만 계약은 체결 이후에도
조건·기간·갱신일을 추적해야 하는 관리의 영역입니다.
Workspace에는 계약 내용을 자동 추출하거나
갱신 알림을 보내고, 조항을 검색하는 기능이 없어
시간이 지날수록 정보가 흩어지고 누락이 발생합니다.
결국 협업의 흐름은 만들어도,
계약의 보관과 관리는 체계화하기 어렵습니다.
이 한계를 해결하기 위해
AI가 계약을 자동으로 정리·추적하는 모두싸인 캐비닛이 필요합니다.
2️⃣ Google Workspace의 강점
Google Workspace는 메일, 문서, 시트, 폼이 긴밀히 연결되어
구성원 간 소통과 문서 공유를 빠르게 정착시킬 수 있습니다.
Gmail로 계약 요청을 받고,
Drive에 파일을 저장하고,
Spreadsheet로 진행 현황을 정리하는 식이죠.
이런 연동 덕분에 각 부서가 동일한 정보를 공유하고,
초기 업무 프로세스를 빠르게 구축할 수 있다는 장점이 있습니다.
업무의 ‘흐름’을 형성하는 데 탁월한 환경입니다.
다만 계약은 체결로 끝나는 문서가 아니라,
조건 변경·갱신 일정·지급 시점 등 지속적으로 관리되어야 할 데이터입니다.
협업에는 강하지만, 이런 관리의 연속성을 위한 체계는 부족하기 때문에
추후 단계에서는 ‘보관’ 중심의 관리가 필요해집니다.
3️⃣ Google Workspace로 해결되지 않는 실제 한계
규모와 상관없이, 계약을 직접 관리하는 모든 조직이 Workspace만으로는 다음의 문제를 경험합니다.
| 구분 | 한계점 | 결과 |
|---|---|---|
| ① 실시간 연동 | 계약 체결 후 PDF만 업로드되며, Drive·시트·메일 간 데이터 자동 연동 불가 | 각 부서가 관리 중복 |
| ② 데이터 추출 | 계약서 내 금액·기간·조항 정보를 자동 인식할 수 없음 | 수작업 입력으로 인한 누락 발생 |
| ③ 일정 리마인더 | 만료일·갱신일 알림 기능 부재 | 일정 놓침·자동연장 위험 |
| ④ AI 요약·검색 | 계약서 본문 내용 검색·요약 불가 | 담당자 교체 시 인수인계 어려움 |
| ⑤ 데이터 활용 | 계약 데이터를 통계·리포트로 가공 불가 | 계약 현황 파악 및 의사결정 지연 |
| ⑥ 권한 관리 | 파일 공유 단위만 존재, 열람/수정 이력 추적 불가 | 보안·감사 대응 취약 |
이처럼 Workspace는 문서 흐름을 만드는 협업 도구일 뿐,
계약의 생애주기를 관리하기 위한 체계는 제공하지 않습니다.
4️⃣ 모두싸인 캐비닛으로 실현하는 계약업무 효율화
Google Workspace의 익숙함은 유지하면서,
그로는 해결되지 않는 관리의 불편함을 없애는 방법은
계약의 Flow와 Stock을 통합 관리하는 것입니다.
모두싸인 캐비닛은 바로 이 목적을 위해 설계된 솔루션입니다.
| 주요 기능 | 설명 | 효과 |
|---|---|---|
| ① 계약서 보관 및 자동 데이터 추출 | 계약서를 업로드하면 AI가 ‘당사자·금액·기간·갱신 조건·위약금 조항’을 자동 추출·정리 | 엑셀 수기 입력 없이 표준화된 대장 관리 가능 |
| ② 자동 리마인더 & 일정 관리 | 계약 만료일·갱신일·지급일을 기준으로 7·30·90일 전 알림 제공 | 일정 누락 및 불필요한 자동 연장 방지 |
| ③ 강력한 검색 및 스마트 조회 | ‘비밀유지 조항’, ‘손해배상 한도’ 등 키워드로 본문 즉시 검색 | 필요한 조항을 몇 초 만에 확인 |
| ④ 권한 관리 & 보안 | 사용자별 열람 권한 설정, 접근 이력 자동 기록 | 민감 정보 보호 및 감사 대응 용이 |
| ⑤ 계약대장 및 이력 일원화 | 모든 계약을 한 플랫폼에서 통합 관리 | 법무·재무·영업 간 협업 효율 극대화 |
💡 글로벌 K-뷰티 기업의 실제 활용 사례
국내 주요 H&B 플랫폼과 협력하며 해외 브랜드를 유통하는
한 글로벌 K-뷰티 기업은 공급·프로모션 계약이 많고,
계약서마다 조건이 달라 체계적인 관리가 필요했습니다.
이전에는 구글 드라이브와 엑셀을 함께 사용하며
계약서를 분산 관리해 일정과 담당자별 현황을 한눈에 보기 어려웠습니다.
모두싸인 캐비닛 도입 이후
전자계약이 완료되면 문서가 자동으로 백업되고,
계약 정보를 한곳에서 조회·관리할 수 있는 통합 관리 체계가 마련되었습니다.
현재는 주요 계약 현황을 시스템에서 일괄적으로 확인하며,
계약 건수 증가나 담당자 교체 시에도 안정적으로 관리할 수 있는 환경을 구축했습니다.
5️⃣ 맺으며
계약업무는 단순한 서류 절차가 아니라,
기업의 리스크·신뢰·재무적 안정성을 지탱하는 핵심입니다.
Google Workspace는 협업 초기에는 훌륭한 도구지만,
계약이 늘어나고 업무가 복잡해질수록, 분산된 관리 방식의 한계가 명확해집니다.
모두싸인 캐비닛은
AI 기반 자동화와 표준화된 관리 체계를 통해
계약서 보관·데이터 추출·검색·리마인더·권한 관리까지
모두 한 플랫폼에서 완결합니다.
계약 누락을 줄이고 전사 생산성을 높이는 전환점을
모두싸인 캐비닛과 함께 만들어보시기 바랍니다.
Google Workspace는 협업의 도구,
모두싸인 캐비닛은 계약 자산을 지키는 도구입니다.
