하나의 대규모 행사를 성공시키기 위해 필요한 것은 창의적인 기획뿐만이 아닙니다. 그 기획을 현실로 만드는 수십, 수백 건의 견고한 계약이 필수적입니다. 하지만 현실에서는 바로 이 계약 과정 때문에 전체 프로젝트 일정이 지연되는 일이 빈번하게 발생합니다. 더 이상 계약 때문에 프로젝트가 지연되지 않도록 전체 준비 기간을 획기적으로 단축할 수 있는 실질적인 노하우를 공유합니다.
행사대행사, 동시다발적 계약과 조율의 연속
행사대행사는 클라이언트와 맺은 본 계약을 바탕으로, 행사에 필요한 수많은 파트너사와 추가 계약을 맺는 구조입니다.
- 클라이언트 계약 체결: 클라이언트와 프로젝트의 범위와 예산을 확정하는 본 계약을 체결합니다.
- 파트너 계약 동시 진행: 확정된 예산과 기획안을 바탕으로 장소(호텔, 컨벤션 센터), 연사, 아티스트, 장비 렌탈, 시스템, 디자인, 인쇄, 현장 운영 스태프 등 각 분야의 전문 파트너사와 동시다발적으로 용역 계약을 체결합니다.
이 핵심은 속도와 정확성입니다.
연사 섭외가 늦어지면 홍보물 제작이 늦어지고, 장소 계약이 늦어지면 무대 디자인을 확정할 수 없는 것처럼 모든 계약은 서로 긴밀하게 연결되어 있습니다. 한 곳의 파트너사라도 계약이 지연되면 전체 행사 준비 일정에 차질이 생길 수밖에 없습니다.
계약 지연이 만드는 행사대행 업무의 어려움
행사대행사 실무자들은 계약 시즌마다 각기 다른 계약서를 취합하고 최종 버전을 찾아 헤매는 등 불필요한 행정 업무에 상당한 시간과 노력을 쏟고 있습니다.
1) 수십 곳에 보내고 취합하는 계약서, 끝없는 확인 전화
가장 큰 어려움은 단기간에 여러 파트너사와 계약을 확정해야 한다는 점입니다. 각기 다른 파트너사 담당자에게 일일이 메일을 보내고 계약서를 우편이나 퀵으로 발송합니다. 서명이 완료되어 회신되기까지 하염없이 기다리거나 진행 상황을 확인하기 위해 수십 통의 전화를 돌려야 합니다.
2) 계약서 외 필수 서류 누락, 반복되는 보완 요청
계약서만 받는다고 끝이 아닙니다. 파트너사의 사업자등록증, 통장 사본, 개인정보활용동의서 등 대금 지급과 정산을 위한 필수 서류를 함께 받아야 합니다. 하지만 이 서류들이 계약서와 별개로 전달되면서 누락되거나 잘못된 파일이 오는 경우가 많습니다. 결국 행사 준비로 바쁜 와중에 서류 보완을 위해 다시 연락을 돌리는 비효율이 발생합니다.
3) 버전 관리의 혼란과 내부 공유의 어려움
계약 조건이 수정이라도 되면 같은 일을 또 반복해야 합니다. 최종 서명이 완료된 계약서는 프로젝트 담당자, 정산을 위한 재무팀, 법률 검토를 위한 법무팀 등 내부에 공유되어야 합니다. 하지만 중앙 관리 시스템 없이는 담당자 개인 PC나 이메일에 흩어져 보관되어, 정작 계약서가 필요한 재무팀이나 법무팀에서는 문서를 제때 찾지 못해 후속 업무가 지연되는 일이 발생합니다.
행사대행 계약서 작성법 (템플릿 활용 tip)
빠르게 계약을 체결하는 것만큼 중요한 것은 ‘잘 만든 계약서’를 사용하는 것입니다. 분쟁을 예방하고 비즈니스 리스크를 줄이는 계약서의 핵심 조항 3가지를 확인하고 모두싸인 템플릿으로 만들어 관리해 보세요.
과업 범위 명확화: “어디까지가 우리 일인가?”
가장 분쟁이 잦은 부분입니다. ‘성공적인 행사 운영’처럼 추상적인 문구 대신 제공하는 서비스와 제공하지 않는 서비스를 명확히 구분하여 리스트로 명시해야 합니다. 예를 들어, ‘현장 운영 인력 10명 제공(단, 사전 교육은 클라이언트가 진행)’과 같이 역할과 책임을 구체적으로 정의하면 예상치 못한 추가 업무 요청을 방지할 수 있습니다.
대금 지급 조건 상세화: “대금은 언제, 어떻게 받는가?”
단순히 총액만 기재해서는 안 됩니다. 계약금, 중도금, 잔금으로 나누어 각 금액과 지급 시점을 명확히 해야 안정적인 현금 흐름을 확보할 수 있습니다. 예를 들어, ‘계약 체결 후 3일 내 계약금 30%’, ‘행사 1주일 전 중도금 40%’, ‘행사 종료 후 7일 내 잔금 30% 지급’과 같이 구체적인 일정과 비율을 반드시 포함하세요.
변경 및 취소 규정 구체화: “만약 계획이 바뀌거나 취소된다면?”
행사는 변수가 많아 계획 변경이나 취소 가능성을 반드시 대비해야 합니다. 과업 범위 변경 시 추가 비용 산정 방식과 행사 취소 시점에 따른 위약금 및 환불 규정을 상세하게 명시해야 합니다. 이는 클라이언트의 일방적인 요구로부터 회사를 보호하는 가장 중요한 안전장치입니다.
💡 Tip. 이 모든 조항을 담아 ‘표준 계약서 템플릿’으로 만드세요. 모두싸인 템플릿 기능으로 위 핵심 조항이 모두 포함된 표준 계약서를 만들어 두면 담당자가 바뀌거나 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 누락 없이 리스크를 관리할 수 있습니다.
⇒ 템플릿 활용법 알아보기
모두싸인으로 행사 대행 업무 혁신하는 방법
앞서 언급한 3가지 어려움은 모두싸인 전자서명의 핵심 기능들로 효과적으로 해결할 수 있습니다.
수십 건의 계약서, 엑셀 목록으로 한 번에 발송: 대량전송
여러 파트너사에게 동일한 양식의 계약서를 보내야 할 때, 더 이상 한 건씩 보낼 필요가 없습니다. 엑셀 파일에 파트너사 정보(회사명, 담당자 이름, 이메일 등)만 정리해서 업로드하면 클릭 한 번으로 수십 곳에 개인화된 계약서를 동시에 발송할 수 있습니다.
필수 서류, 계약서 서명 시 한 번에 요청: 파일 첨부 기능
계약서 서명 과정에 ‘사업자등록증 첨부’, ‘통장 사본 첨부’ 항목을 필수 단계로 설정할 수 있습니다. 서류를 첨부해야만 서명을 끝낼 수 있으므로 서류 누락이나 추가 요청의 번거로움이 원천적으로 사라집니다.
계약 현황을 한눈에, 통합 관리: 워크스페이스와 대시보드
프로젝트별 워크스페이스(협업 공간)를 만들어 담당자와 재무팀 등 관련자를 모두 초대하세요. 누가 서명을 완료했고 누가 아직 안 했는지 대시보드에서 실시간으로 파악할 수 있으며 완료된 모든 계약서는 클라우드에 보관되어 누구나 쉽게 열람하고 관리할 수 있습니다.
