이제 급여명세서 교부는 선택이 아닌 법적 ‘의무’입니다. 매번 반복되는 번거로운 교부 업무, 깜빡하고 놓치면 과태료까지 물 수 있습니다.
이 글에서는 종이 급여명세서의 문제점을 짚어보고, 전자급여명세서가 어떻게 쉽고 확실하게 법적 의무를 준수하는지 알려드립니다.
무엇이 바뀌었나? 강화된 ‘급여명세서 교부 의무’
2021년 11월 19일부터 개정된 근로기준법에 따라, 모든 사업주는 임금을 지급할 때 반드시 임금명세서를 근로자에게 교부해야 합니다. 여기에는 임금 총액뿐 아니라 기본급, 수당, 공제 내역 등 모든 계산 방법이 명시되어야 합니다.
이를 위반하면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.
종이 명세서의 3가지 어려움
1) 번거로운 수작업
매월 모든 직원의 급여 내역을 확인하고 명세서를 한 명 한 명 출력하여 개별적으로 전달하는 과정은 많은 시간과 노력을 필요로 합니다.
2) 교부 누락 리스크
특히 직원이 많거나 외근, 재택 등 근무 형태가 다양할 경우 실수로 교부가 누락될 가능성이 커집니다. 누락은 곧 과태료로 이어질 수 있습니다.
3) 민감 정보 유출 위험
급여 정보는 가장 민감한 개인정보입니다. 종이로 전달하는 과정에서 다른 사람이 보게 되거나 분실될 경우 심각한 보안 문제가 발생할 수 있습니다.
가장 완벽한 해결책, 전자급여명세서
전자급여명세서는 위 모든 문제를 한번에 해결합니다.
- 자동 교부로 누락 원천 차단
- 급여일에 맞춰 모든 직원에게 이메일이나 카카오톡으로 자동 발송
- 대량전송 기능을 이용하면 수백 명의 직원에게도 클릭 한 번으로 교부가 완료되어 누락의 위험이 사라짐
- 수신 확인 증명으로 법적 의무 이행 증명
- 직원이 명세서를 언제 확인하고 서명했는지, 모든 것이 감사추적인증서에 기록됨
- 이는 회사가 교부 의무를 성실히 이행했다는 명확하고 강력한 법적 증거
- 강력한 보안으로 안전한 보관
- 모든 전자급여명세서는 암호화되어 안전한 클라우드 서버에 보관
- ISO 27001 국제 정보보호 인증을 받은 시스템에서 관리되므로 민감한 급여 정보의 분실이나 유출 걱정 없이 법적 보관 의무를 준수 가능
급여명세서 교부, 더 이상 번거롭고 위험한 수작업에 의존하지 마세요. 전자계약시스템으로 법적 의무는 완벽하게 지키고 인사팀의 업무 효율은 극대화할 수 있습니다.
