공공기관에서 네이버폼이나 구글폼을 써도 될까요?
공공기관의 비대면 민원 처리, 신청서 접수, 동의서 제출은 이제 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 이 과정에서 일부 기관에서는 네이버폼·구글폼 같은 일반 설문도구를 행정 업무에 활용할 수 있는지 고민하기도 합니다.
하지만 공공업무에서 사용하는 문서는 단순한 응답 수집을 넘어 개인정보 보호, 보안 기준, 법적 효력, 실제 증빙 활용 가능성, 조달 적합성까지 함께 고려해야 합니다.
이 글에서는 설문도구와 전자서명 기반 디지털 문서 서비스의 차이를 명확히 짚고 왜 모두싸인 공공용이 공공기관 행정 업무에 더 적합한 선택인지 실무 기준으로 비교해드립니다.
1. CSAP 인증 여부: 공공기관 클라우드 이용의 필수 기준
공공기관은「클라우드컴퓨팅서비스 이용제공 지침」에 따라 CSAP 인증을 받은 서비스를 우선 활용해야 합니다.
| 구분 | CSAP 인증 여부 | 공공기관 활용 적합성 |
|---|---|---|
| 네이버폼 | 없음 | 행정·민원 문서 처리로 활용 부적합 |
| 구글폼 | 없음 | 해외 클라우드 기반으로 공공 규정 충족 어려움 |
| 모두싸인 공공용 | CSAP(표준등급) 인증 획득 | 공공기관 전자서명·전자문서 처리에 적합 |
모두싸인 공공용은 CSAP 표준등급을 획득하여 공공기관이 안심하고 사용할 수 있는 구조를 갖추고 있습니다. 반면 네이버폼·구글폼은 인증 자체가 없어 중앙부처·지자체·공기업에서 공적 문서를 처리하는 용도로 사용하기 어렵습니다.
2. 개인정보 보호 요건: 공공 민원·신청서 처리를 위한 필수 조건, 민감 정보 포함 문서 처리를 위한 안전한 보안 체계
신청서·동의서·확인서에는 이름·주소·주민번호(또는 생년월일)·계좌정보 등 민감하거나 중요도가 높은 개인정보가 수록됩니다.
네이버폼/구글폼은 공공기관용 보안 요건을 충족하기 위한 설계가 되어 있지 않으며, 수집된 데이터의 저장 위치·암호화·접근통제 등에 대한 법적 기준 준수 여부를 기관이 직접 확인하기 어렵습니다.
모두싸인 공공용은 다음 기준을 충족합니다.
- 개인정보 처리 시스템 1년 이상 로그 보관 등 개인정보 안전성 확보조치 준수
- 데이터 암호화 및 이중화 저장
- 접근통제/권한관리 등 공공기관 수준의 보안 정책 적용
- 국정원 보안성 검토 기준 충족 아키텍처 운영
즉, 개인정보 처리 요건을 기관이 직접 부담하지 않아도 되는 구조라는 점에서 부담이 크게 줄어듭니다.
3. 정보보호 수준: 공공 규제·감사 대응 가능 여부
네이버폼·구글폼은 보안 인증 체계가 있어도 KISA·NIA·행정안전부 지침에 부합하는지 명확히 설명된 자료가 부족합니다.
특히 구글폼은 해외 클라우드 기반이어서 데이터 국외 이전, 해외 저장 이슈를 기관이 관리하기 어렵습니다. 모두싸인 공공용은 다음 인증을 갖추고 있어 공공 감사에도 대응 가능하며, 보안 체계가 투명하게 검증되어 있습니다.
- CSAP 표준등급
- GS 인증 1등급
- ISMS-P 준수 기준 기반 운영
- 국가·공공기관 200여 곳 도입 실적
따라서 감사 대응 시 기술적·관리적 보호조치 관련 설명이 가능하며, 기관 입장에서 리스크가 없는 선택입니다.
4. 본인인증 기능 탑재 여부·전자서명: 행정 문서의 법적 책임을 완성하는 요소
공공업무에서 중요한 것은 신청자가 본인이 맞는지 확인할 수 있는 체계입니다.
| 구분 | 휴대폰 본인인증 | 전자서명 |
|---|---|---|
| 네이버폼 | 제공 X | 제공 X |
| 구글폼 | 제공 X | 제공 X |
| 모두싸인 공공용 | 통신3사 PASS 기반 본인확인 | 법적 효력있는 전자서명 |
네이버폼/구글폼은 본인확인 기능이 없어 민원 처리·동의서·승인 문서에는 사용할 수 없습니다.
모두싸인은 PASS 인증 기반의 본인확인과 전자서명을 결합하여 법적 효력, 신청자 확인, 책임 소재 명확화를 동시에 충족합니다.
5. 문서 형태 출력 및 증빙 활용 가능 여부
설문도구는 결과를 스프레드시트 형태로 제공하지만, 개별 문서를 문서 형태로 출력하여 ‘증빙자료’로 제출하기 어렵습니다.
모두싸인 공공용은 다음 사항을 모두 제공합니다.
- 전자문서를 PDF 형태로 즉시 출력 가능
- 서명 완료 문서에 해시값 기반 진본확인 마크 적용
- 제출된 파일을 그대로 감사 자료·증빙 자료로 활용 가능
- 문서 단위로 이력·변경사항 추적
구글폼, 네이버폼 대신 모두싸인 공공용을 활용하면 행정절차·감사·평가 때 바로 제출 가능한 문서 형태로 관리됩니다.
6. 조달 등록 여부: 공공기관 도입 가능성을 좌우하는 기준
네이버폼·구글폼은 조달 등록 서비스가 아니기 때문에 기관이 도입하려면 무리한 절차가 필요합니다. 모두싸인은 공공기관에서 간소화된 절차로 도입할 수 있는 요건을 갖추었습니다.
- 디지털서비스 이용지원시스템 등록(카탈로그 계약)
- 중소기업 기술마켓 등록
- 우수조달물품·시범구매제품 지정 제품과 동일 기능 기술군
조달 절차가 간단해 도입 기간 단축 및 계약 안정성 확보가 가능합니다.
7. 공공기관의 실제 활용을 위한 기능성
네이버폼/구글폼은 설문·응답 수집 도구이고 모두싸인 공공용은 행정 절차를 디지털화하기 위한 목적형 서비스입니다.
특히 다음 기능은 공공기관에서 높은 활용도를 보이고 있습니다.
- 일괄발송(최대 5,000명)
- 링크서명(URL/QR 기반 접수)
- 워크스페이스 권한관리
- API 연계(전자결재, ERP, 민원시스템과 연동)
- 서명 완료 문서 자동 정리 및 기록 관리
- 점검/현장배포 서식의 사진 첨부, 체크리스트 기능 지원
이는 공공 민원 업무 구조와 명확하게 맞닿아 있는 기능입니다.
폼(Form)은 설문에, 전자서명 기반 디지털 문서는 행정 업무에
네이버폼·구글폼은 가벼운 설문조사나 내부 의견 수집에는 유용합니다. 하지만 행정 문서 처리, 법적 동의서 징구, 개인정보 포함 문서 제출, 감사 대응이 필요한 공공업무에는 적합하지 않습니다.
모두싸인은 공공기관에 최적화된 디지털 문서 플랫폼입니다.
- CSAP 인증 기반의 안정성
- 강력한 개인정보보호 체계
- 본인인증 기반 전자서명
- 문서 형태 증빙 활용
- 조달 등록 및 공공기관 검증된 사례
- 공공 친화적 기능성
공공문서의 안전한 수집·관리·저장·증빙까지 한 번에 해결할 수 있는 가장 적절한 수단이 바로 모두싸인 공공용입니다.
공공기관에서 요구하는 기준은 분명합니다. 설문을 위한 도구가 아니라, 행정 문서를 위한 서비스가 필요합니다.
모두싸인 공공용은 공공기관의 보안·법·조달 기준을 충족한 전자서명 기반 디지털 문서 플랫폼으로. 공공 문서의 수집부터 관리, 증빙, 감사 대응까지 한 번에 해결할 수 있는 가장 현실적인 선택입니다.
