계약 관리에 문제가 있다는 신호는 대체로 비슷합니다. 계약서가 보관되어 있지만, 어떤 계약이 유효한지 바로 설명하기는 어렵습니다. 곧 만료되는 계약이 있는지, 이미 종료된 계약이 무엇인지 확인하려면 계약서를 다시 열어봐야 합니다.
이런 상태라면 계약은 보관되고 있을 뿐, 관리되고 있다고 보기는 어렵습니다. 그리고 이 지점에서 계약관리의 부재로 인한 리스크가 발생하기 시작합니다.
리스크 1. 계약 만료·갱신 시점을 놓치는 문제
계약관리 부재로 가장 먼저 드러나는 리스크는 시점 관리 실패입니다. 계약 기간과 갱신 조건이 계약서 본문에만 있을 경우, 만료 여부 판단은 항상 사후 확인이 됩니다.
그 결과 종료된 계약이 계속 적용되거나, 불리한 조건으로 자동 갱신되거나, 재협상 기회를 놓치는 상황이 반복됩니다. 이는 개인의 실수라기보다 계약 상태를 관리하지 못하는 구조에서 발생하는 문제입니다.
리스크 2. 계약 조건을 잘못 이해하거나 놓치는 문제
계약은 체결 이후 실제 업무에 적용됩니다.
하지만 주요 조건이 계약서 안에 흩어져 있으면 계약 이행은 담당자의 기억과 해석에 의존하게 됩니다.
시간이 지나거나 담당자가 변경되면 같은 계약을 서로 다르게 이해하는 상황이 발생합니다.
이로 인해 조건 미이행, 정산 오류, 불필요한 분쟁으로 이어질 수 있습니다.
리스크 3. 특정 담당자에게 계약 관리가 집중되는 문제
계약 관리 기준이 시스템이 아니라 사람에게 있을 때 조직은 특정 담당자에게 계약 관리를 의존하게 됩니다.
“이 계약은 ○○님이 알고 있다”는 상태는 담당자 변경과 동시에 관리 공백을 만들어냅니다. 계약 현황을 다시 파악하는 데 시간이 소요되고, 중요한 계약이 누락될 가능성도 높아집니다.
리스크 4. 감사·분쟁 상황에서 즉시 대응하지 못하는 문제
감사나 분쟁 상황에서는 특정 계약의 현재 상태를 빠르게 설명할 수 있어야 합니다.
하지만 계약 관리가 보관 중심일 경우 계약을 찾는 데 시간이 걸리고, 조건을 확인하는 데 다시 시간이 필요합니다. 이 지연은 곧 대응력 저하로 이어지고 조직의 신뢰도에도 영향을 미칩니다.
리스크 5. 계약 데이터를 활용하지 못하는 문제
계약이 문서로만 관리되면 계약은 조직 운영에 활용되지 못합니다.
현재 유효한 계약 수, 곧 종료되는 계약 규모, 반복되는 계약 조건을 설명할 수 없다면 계약은 관리 대상이 아니라 단순 보관 대상에 머무르게 됩니다. 이는 계약 자산을 활용하지 못하는 구조적 리스크입니다.
계약관리 리스크를 어떻게 해결할 수 있을까
앞서 살펴본 다섯 가지 리스크는 각각 다른 문제처럼 보이지만, 공통적으로 계약을 문서 단위로만 관리하고 계약의 상태를 기준으로 관리하지 못하는 구조에서 발생합니다.
이 리스크를 줄이기 위해서는 계약서를 더 잘 보관하는 방식이 아니라, 계약의 기간, 조건, 상태를 기준으로 관리할 수 있는 구조가 필요합니다.
아래는 앞서 살펴본 계약관리 리스크 5가지를 기준으로, 모두싸인 캐비닛이 이를 어떻게 해소하는지 정리한 내용입니다.
| 계약관리 리스크 | 기존 관리 방식의 한계 | 모두싸인 캐비닛의 접근 방식 |
|---|---|---|
| 계약 만료·갱신 시점 누락 | 계약서를 열어보지 않으면 기간 확인이 어려움 | 계약 시작일·종료일·갱신 조건을 데이터로 관리해 만료·갱신 대상 계약을 구분 |
| 계약 조건 오해 및 이행 오류 | 주요 조건이 문서 안에 흩어져 있어 해석에 의존 | 계약서 내 핵심 조건을 구조화해 계약 단위로 조건 확인 |
| 특정 담당자 의존 | 계약 맥락이 개인의 기억에 남아 있음 | 계약 상태·조건·이력을 시스템 기준으로 공유해 담당자 변경 시에도 관리 연속성 유지 |
| 감사·분쟁 대응 지연 | 계약 탐색과 조건 확인에 시간 소요 | 계약 상태와 조건을 기준으로 즉시 검색 및 설명 가능 |
| 계약 데이터 활용 불가 | 계약이 문서로만 존재해 현황 파악 어려움 | 유효 계약, 종료 예정 계약 등 계약 현황을 데이터 기준으로 파악 |
이처럼 캐비닛은 계약서를 더 잘 보관하는 도구가 아니라, 계약 만료, 조건, 담당자 변경과 같은 리스크를 사전에 식별할 수 있는 기준을 제공하는 데 초점을 둡니다.
계약관리 리스크의 공통 원인
이 다섯 가지 리스크의 공통점은 명확합니다. 계약을 문서 단위로만 관리하고, 계약의 현재 상태를 기준으로 관리하지 않는 구조입니다. 이 문제를 설명하기 위해 등장한 개념이 계약 생애주기 관리, 즉 CLM입니다.
CLM 관점에서 본 계약 관리의 기준
CLM은 계약을 개별 문서가 아니라 상태를 가진 관리 대상으로 바라봅니다. 지금 유효한 계약은 무엇인지,
곧 갱신이나 종료 판단이 필요한 계약은 무엇인지, 어떤 조건이 적용 중인지. 이 정보를 계약서를 열지 않고 설명할 수 있을 때 계약은 비로소 관리되고 있다고 말할 수 있습니다. 이를 위해 계약 정보는 문서가 아니라 데이터 형태로 구조화되어야 합니다.
체결 이후 관리를 기준으로 한 접근
이 관점에서 중요한 것은 계약이 어디에서 체결되었는지가 아니라 지금 어떤 관리가 필요한 계약인가입니다.
모두싸인 캐비닛은 전자서명으로 체결된 계약뿐 아니라 이미 보관 중인 계약서까지 함께 관리하는 구조를 전제로 설계되어 있습니다. 계약서 안의 정보를 기준으로 계약의 상태를 구조화해 계약 체결 이후의 관리를 기본 단위로 만듭니다.
정리하며
계약관리의 부재는 단기간에 큰 문제로 드러나지 않습니다. 하지만 누적될수록 조직에 분명한 리스크를 남깁니다. 계약을 언제 체결했는지가 아니라 지금 어떤 상태에 있는지를 설명할 수 있는지가 계약 관리의 기준이 되어야 합니다.
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