우리가 A사와 진행했던 계약이 몇 건인가요?
이렇게 팀장이나 임원 분들이 갑자기 물어볼 때, 바로 답할 수 있으신가요?
법무·구매·재무팀 담당자라면 이 상황이 낯설지 않을 겁니다. 계약서는 분명히 어딘가에 있는데, 거래처별로 몇 건인지, 총 계약 금액이 얼마인지, 만료 임박한 건 없는지.. 즉시 답하려면 파일을 열고, 필터를 걸고, 집계를 돌려야 합니다. 그게 5분이든 30분이든, 그 자리에서 바로 답하지 못하는 순간의 불편함은 같습니다.
이 콘텐츠 에서는 거래처별 계약 현황을 한눈에 파악할 수 있는 엑셀 템플릿을 무료로 제공합니다. ✔️ 임원 보고용 요약 시트, ✔️ 거래처별 1페이지 카드, ✔️ 계약 상세 목록까지 데이터를 한 번만 입력하면 나머지는 자동으로 정리됩니다.
거래처별 계약 현황 파악, 중요하지만 어려운 이유
거래처가 10곳이 넘는 순간부터 계약 현황 관리는 구조적으로 복잡해집니다.
계약서는 담당자별 이메일 첨부파일, 공유 드라이브 폴더, 물리적 서류함에 분산되어 있습니다. 거래처별로 묶어서 보려면 매번 수작업 필터링이 필요하고, 총 계약 금액이나 만료 임박 건수 같은 집계 수치는 별도로 계산해야 합니다. 담당자가 바뀌면 이 모든 파악 작업을 처음부터 다시 해야 합니다.
결국 임원의 질문 하나에 바로 답하지 못하는 이유는 계약 현황을 즉시 꺼내볼 수 있는 구조가 없기 때문입니다.
거래처별 계약 현황 정리 템플릿(무료 다운로드)
이 템플릿은 총 3개 시트로 구성됩니다. ‘계약 상세 목록 시트’에 데이터를 한 번만 입력하면 나머지 2개 시트는 자동으로 업데이트됩니다.
1. 거래처별 현황 요약 시트
첫 번째 시트는 임원 보고용으로 설계된 시트입니다. 상단에는 총 거래처 수, 총 계약 건수, 총 계약 금액, 만료 임박 건수 4개 KPI가 자동 집계됩니다. 아래에는 거래처별로 계약 건수, 이행 중 건수, 총 계약 금액, 최근 계약 종료일, 만료 임박 건수가 한 줄씩 정리됩니다. 만료 임박 건수가 있는 거래처는 자동으로 빨간색으로 강조됩니다.
2. 계약 상세 목록 시트
두 번째 시트는 모든 계약 데이터를 입력하는 원본 시트입니다. 계약 코드, 거래처명, 계약명, 계약 유형, 담당자, 시작일, 종료일, 계약 금액, 계약 상태, 자동 갱신 여부, 리스크 등급, 전자서명 완료 여부까지 실무에 필요한 항목을 모두 담았습니다. 계약 유형과 상태는 드롭다운으로 입력해 오류를 줄였고, D-Day는 종료일 입력 즉시 자동 계산됩니다.
3. 거래처 카드 시트
드롭다운에서 거래처를 선택하면 해당 거래처의 계약 현황만 자동으로 필터링됩니다. 임원이 특정 거래처를 언급했을 때 바로 꺼내 보여줄 수 있는 구조입니다. 계약 건수, 이행 중 건수, 총 계약 금액, 만료 임박 건수 KPI와 해당 거래처의 계약 목록이 함께 표시됩니다.
거래처별 계약 현황 정리 템플릿 활용 방법
1단계: 계약 상세 목록 입력
‘계약 상세 목록 시트’에 현재 유효한 계약을 모두 입력합니다. 거래처명은 요약 시트와 거래처 카드에서 집계 기준이 되므로, 법인명을 정확하고 일관되게 입력하는 것이 중요합니다.
2단계: 현황 요약 확인
입력이 완료되면 ‘거래처별 현황 요약 시트’에서 거래처별 집계 현황을 확인합니다. 만료 임박 건수가 표시된 거래처부터 우선 조치하세요.
3단계: 거래처 카드 활용
특정 거래처의 계약 현황이 필요할 때 ‘거래처 카드 시트’의 드롭다운에서 거래처명을 선택합니다. 해당 거래처의 모든 계약이 즉시 표시됩니다.
⚠️ 거래처별 계약 관리 시 자주 놓치는 포인트
거래처별 관리에서 실수가 반복되는 지점이 몇 가지 있습니다.
첫째, 거래처명 표기 불일치입니다. “(주)가나다라”와 “가나다라(주)”, “가나다라”가 동일한 거래처임에도 다르게 입력되면 집계가 쪼개집니다. 처음부터 법인명 기준으로 통일하고, 드롭다운이나 자동완성을 활용하는 것이 좋습니다.
둘째, 프레임워크 계약과 개별 계약의 혼용입니다. 기본 계약 1건 아래 개별 발주가 수십 건 연결되는 구조에서는 계약 건수 집계가 의미 없어질 수 있습니다. 상위 계약과 하위 계약을 구분하는 컬럼을 추가하는 것을 권장합니다.
셋째, 담당자 이동 시 거래처 인수인계 공백입니다. 거래처별 계약 현황이 시스템에 정리되어 있지 않으면, 담당자 교체 시 어떤 계약이 있는지 파악하는 것 자체가 새로운 작업이 됩니다.
엑셀 관리의 구조적 한계
거래처 수가 늘고 계약 건수가 쌓일수록, 엑셀 기반 관리의 한계가 반복적으로 나타납니다.
가장 큰 문제는 실시간 현황 파악이 불가능하다는 점입니다. 엑셀은 파일을 열고 데이터를 업데이트해야만 현황을 볼 수 있습니다. 담당자가 업데이트하지 않으면 데이터는 언제나 과거 시점에 머물러 있습니다.
버전 관리도 문제입니다. 담당자마다 파일을 각자 보관하거나, 이메일로 주고받다 보면 어느 파일이 최신인지 알 수 없게 됩니다. 계약서 원본과 현황 대장이 분리되어 있는 것도 감사나 분쟁 대응 시 이중 작업을 만듭니다.
다음 중 2개 이상 해당된다면 계약 관리 시스템 도입을 검토할 시점입니다.
✔️ 관리하는 거래처가 20곳을 넘거나, ✔️ 연간 계약 체결 건수가 50건 이상이거나, ✔️ 계약 담당 부서가 2개 이상이거나, ✔️ 임원 보고 때 거래처별 현황을 즉시 꺼내지 못하는 상황이 반복된다면 해당됩니다.
모두싸인 캐비닛은 거래처별·계약 유형별 현황을 실시간으로 조회하고, 만료 알림을 자동으로 발송하며, 계약서 원본과 현황을 통합 관리하는 AI 기반 계약 관리 솔루션입니다.
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