기업에서 가장 중요한 요소는 바로 근로자, 즉 인사 관리입니다. 기업의 인재를 관리하는 인사팀은 그만큼 핵심 부서 중 하나인데요, 근로자 수에 따라 관리해야하는 인사・노무 이슈는 많고, 이러한 인사팀 업무 특성 상, 인사팀이 다루고 관리하는 문서의 양도 많습니다. 수많은 양의 종이문서에는 중요하고 민감한 정보가 기재되어 있고, 인사팀은 기업 근로자의 정보와 인사・노무 문서를 잘 보관하고 관리하는 것이 필수적입니다.
인사팀 업무의 디지털 전환을 이루는 것은 기업 전체의 디지털 전환을 이끄는 시작입니다. 전자계약을 활용한 전자문서 관리 체계 구축과 이를 통한 인사팀의 성공적인 디지털 전환 방법을 알려드립니다.
인사팀, 전자문서 관리체계가 필요합니다
위의 내용과 같이 인사팀에서는 인사・노무 문서를 작성, 전송, 보관 및 관리 해야하는 업무가 수반됩니다. 중요하고 민감한 정보를 다루는 인사 관련 문서는 그 종류와 양도 매우 많습니다. 수많은 양의 종이문서를 일일이 스캔하고 복사하여 파일링한 후 문서 보관함에 보관하는 것이 가장 일반적인 업무 모습인데요, 종이문서는 분실, 누락, 훼손 등의 위험이 있지만 이러한 위험을 쉽게 인식하지 못하는 것이 사실입니다. 우리에게 업무를 할 때에 종이문서가 기본적이기 때문입니다.
전자문서, 다른 기업의 이야기가 아닙니다. 우리 회사에서도 전자문서 관리체계 구축이 필요합니다. 종이문서로 진행하던 업무를 전자문서로 전환하면 기존 업무에서 발생할 수 있는 문서 분실, 누락, 훼손 등의 문제를 사전에 방지할 수 있습니다.
인사팀에서 인사 관련 문서를 전자문서화하여 더욱 효율적인 문서 보관과 관리가 가능해집니다. 또한 인사팀 내 전자문서 관리체계를 구축하여 담당자 간 문서 열람과 공유가 가능해지고, 인사팀 내 업무 프로세스 개선의 효과를 얻을 수 있습니다.
인사팀에서 다루는 모든 문서를 전자문서로 관리할 수 있습니다
인사팀에서 다루는 문서의 대부분을 전자화할 수 있습니다. 입사(채용), 재직, 퇴사까지 인사 관리와 관련한 거의 모든 문서에 근로자와 회사간 서명날인 및 상호확인이 필요합니다.
- 채용 시 : 입사확약서・근로계약서・연봉계약서・비밀유지서약서 등
- 재직 중 : 재직 시 각종 동의서와 확인서, 연차휴가사용촉구양식, 급여명세서 등
- 퇴사 시 : 퇴직원과 퇴직금지급확인서 등
인사・노무 관리에는 다양한 문서가 쓰입니다. 그렇기에 문서 작성부터 상호 확인, 서명날인 및 공유와 업무 이후 문서 보관 및 관리까지의 과정이 수반됩니다. 이때, 전자적 수단을 활용한 문서 전송과 전자서명날인이 가능한 전자계약 서비스를 활용하여 인사팀의 문서를 전자화하여, 전자문서 관리체계를 구축할 수 있습니다.
전자계약은 문서 업로드 및 전송, 서명날인과 이후 문서 교부와 보관까지 한번에 진행할 수 있기에 인사팀에 필수적인 업무 솔루션으로 꼽힙니다.
모두싸인 전자계약으로 인사팀 업무 효율은 200% 개선됩니다
모두싸인 전자계약은 인사팀의 업무 시간과 비용은 절감해주고, 업무 진행 속도와 효율은 높여줍니다. 아래 모두싸인 전자계약의 다양한 기능으로 인사팀의 업무 효율은 200% 개선됩니다.
- 전자서명 : 사인/도장 서명 수단 선택, 순차/동시 서명 지원
- 템플릿 기능 : 자주 사용하는 우리 회사 문서 서식 저장하기
- 대량전송 : 동일한 서식을 전체 직원에게 보내고 서명 받기
- 서식 검색 & 작성 : 필요한 서식을 검색하고 상황에 맞게 활용하기
- 맞춤 브랜딩 : 이메일과 카카오톡 채널에 자사 브랜드를 반영해 계약서 전송하기
- 조직관리 : 모두싸인에서 바로 문서를 공유하고 요금제 통합 관리하기 (회사 조직도를 반영한 팀 구성)
- 문서 보관 & 관리 : 진행한 문서를 모두싸인 서버에 반영구 보관 및 폴더 기능 등으로 관리
- 문서 자동 교부 : 근로기준법상 근로계약서 교부 의무 이행하기
이처럼 모두싸인 전자계약으로 인사 업무에 수반되는 문서를 전자화하고, 전자문서 체계를 구축하여 효율적인업무 프로세스로 개선할 수 있습니다. 또한 문서 작성부터 전송, 서명날인과 이후 교부와 보관, 관리까지 모든 과정을 한번에 진행할 수 있습니다. 클라우드 기반 전자계약 서비스인 모두싸인으로 별도의 프로그램 구축이나 설치 없이, 그리고 도입 절차 없이 가입 직후 바로 전자계약을 이용할 수 있습니다.
기업의 디지털 전환, 인사팀으로부터 시작됩니다
인사팀에서 전자계약으로 각종 인사 문서를 관리하고, 전자문서 관리 체계를 구축하여 디지털 전환을 시작할 수 있습니다. 기업의 디지털 전환은 인사팀으로부터 시작됩니다. 15만 기업이 선택한 대한민국 1등 전자계약 모두싸인은 가장 편리하고 안전하며 확실합니다.
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