사업시설 관리 및 사업지원 서비스업의 핵심은 ‘빈틈없는 운영’입니다. 광범위한 시설 유지보수 범위의 확정부터 파견 인력의 노무 관리 조항, 그리고 장기 임대 및 렌탈 계약의 자동 갱신 조건까지. 운영 효율과 직결된 세부 조항이 많아 이 산업군의 계약 관리는 매우 까다롭고 손이 많이 갑니다.
01. 시설 관리 및 지원업 계약 관리, 왜 이렇게 실수가 잦을까요?
현장과 사무실이 분리되어 있고 관리해야 할 계약 주체가 많다 보니, 작은 정보의 누락이 큰 운영 차질로 이어집니다.
- 불분명한 책임 소재: 과업 범위나 책임 소재가 모호하게 설정된 경우, 시설 사고나 파손 발생 시 법적 분쟁으로 이어질 가능성이 타 업종 대비 높습니다.
- 갱신 및 해지 통보 기한 누락: 수많은 현장의 계약 종료일을 제때 챙기지 못해 원치 않는 자동 연장이 발생하거나 서비스가 중단되는 리스크를 늘 안고 있습니다.
- 파편화된 문서 관리: 계약서가 개인 PC나 현장 폴더, 이메일에 흩어져 있어 필요한 조항 하나를 찾기 위해 매번 반나절 이상을 허비하곤 합니다.
02. AI 시대의 계약 관리, ‘찾는 시간’을 ‘관리하는 시간’으로
조항 하나 확인하려고 수백 장의 PDF를 일일이 열어보는 고역에서 벗어나세요. 이제 AI에게 필요한 데이터만 물어보면 수만 건의 계약서 중에서도 원하는 답을 즉시 얻을 수 있습니다. AI 계약 관리는 단순한 업무 효율화를 넘어 우리 조직의 ‘관리 품질’을 높여줍니다.
03. 시설 관리·지원 실무에서 바로 쓰는 AI 프롬프트 (Best 3)
현장 관리자들이 실무에서 가장 빈번하게 마주하는 문제를 해결하기 위해 설계된 프롬프트 예시입니다.
| 확인 목적 | 프롬프트 예시 |
|---|---|
| 유지보수 범위 및 책임 확인 | 계약서에서 시설 파손 시 손해배상 책임이 ‘관리 주체(을)’와 ‘이용자(갑)’ 중 누구에게 있는지 확인하고 해당 조항을 요약해줘. |
| 자동 갱신 및 해지 조건 체크 | 본 계약의 자동 갱신을 거절하기 위해 최소 며칠 전까지 서면 통보를 해야 하는지 확인하고, 이를 일수(Day)로 알려줘. |
| 인력 파견 및 노무 리스크 관리 | 파견 인력의 안전 교육 의무 및 사고 발생 시 보상 책임이 우리 회사에 어떻게 규정되어 있는지 핵심 내용을 추출해줘 |
04. AI 계약 관리를 위한 필수 요건: ‘데이터 자산화’
프롬프트가 단순히 ‘좋은 질문’에 그치지 않고 실제 업무 생산성을 높이려면 AI가 읽을 수 있는 환경이 먼저 갖춰져야 합니다
- OCR 텍스트 변환: 스캔된 이미지나 PDF 속 텍스트를 AI가 인식할 수 있는 데이터로 변환해야 합니다.
- 중앙 집중식 보관: 여기저기 흩어진 계약서를 하나의 ‘디지털 캐비닛’에 모으는 것이 디지털 전환(DX)의 시작입니다.
05. ‘모두싸인 캐비닛’이 만드는 시설 관리업의 변화
이미 기업들이 모두싸인 캐비닛을 통해 업무 혁신을 경험하고 있습니다.
- 검색 시간 96% 단축: 수동 검색 및 대조에 평균 2시간 걸리던 업무가 단 10초 이내로 줄어듭니다.
- 갱신 누락 0건: AI 리마인더 기능을 통해 계약 만료 및 갱신 대상을 선제적으로 확인하여 매출 손실을 완벽히 방어합니다.
- 대량 업무의 신속 처리: 연말 갱신이나 대량 입폐점 관리 업무 시간을 12시간에서 5분으로 획기적으로 단축합니다.
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