도소매 비즈니스에서 계약서는 단순한 보관용 문서가 아닙니다. 공급 단가, 정산 주기, 재고 소유권 등 수익과 직결되는 ‘거래의 기준’ 그 자체입니다. 하지만 거래처가 늘어날수록 “이 업체 정산 기준이 뭐였지?”, “반품 비용은 누가 내기로 했지?”라는 질문에 답하기 위해 매일 엑셀과 폴더를 뒤적이는 데 소모적인 시간을 쓰고 계시진 않나요?
01. 도소매업 계약 관리, 왜 더 복잡하고 위험할까요?
도소매 업종은 공급, 입점, 물류, 배송 등 여러 형태의 계약이 동시에 운영됩니다. 이 과정에서 관리가 미흡하면 실질적인 손실로 이어집니다.
- 정산 오류 리스크: 단가나 수수료율 오기·누락으로 인한 정산 금액 오류 발생률이 약 10~15%에 달합니다.
- 분쟁 가능성 증가: 납기 조건 관리 미흡 시 위약금 분쟁 발생 가능성이 2배 증가합니다.
- 해결 시간 지연: 책임 조항이 불명확할 경우 분쟁 해결에 평균 2~3배의 시간이 더 소요됩니다.
02. AI 시대의 계약 관리, ‘읽지 말고 질문하세요’
과거에는 계약서를 처음부터 끝까지 읽어야 했지만, 이제는 AI에게 묻는 방식으로 달라집니다. 계약 건수가 많아질수록 일일이 확인하는 대신 정확하게 묻고 즉시 답변을 얻는 것이 핵심입니다.
03. 도소매 실무에서 바로 쓰는 AI 프롬프트 (Best 3)
도소매업 실무 질문을 기반으로 설계된 프롬프트 예시입니다.
| 확인 목적 | 프롬프트 예시 |
|---|---|
| 정산 기준 확인 (수익 구조 파악) | 계약서에서 단가, 공급가, 개당 금액 등의 표현을 찾아 해당 금액을 숫자만 추출해줘. |
| 반품 비용 분쟁 방지 | 계약서에서 반품 또는 환불 시 비용 부담 주체(공급사/판매사)를 텍스트로 추출해줘. |
| 해지 통보 기한 누락 방지 | 계약 해지 시 사전 통보 기간을 확인하고, 이를 일수(n일) 기준으로 환산해 알려줘. |
04. AI 계약 관리를 위한 필수 요건: ‘데이터 환경’
프롬프트가 ‘좋은 질문’을 넘어 ‘실행 도구’가 되려면 AI가 읽을 수 있는 환경이 필요합니다.
- 통합 보관: 개인 PC나 메일에 흩어진 계약서를 한곳으로 수집해야 합니다.
- 구조화된 이해: PDF나 스캔 이미지를 AI가 이해할 수 있는 텍스트 데이터로 변환해야 합니다
05. 모두싸인 캐비닛이 만드는 도소매업의 변화
이미 많은 기업이 모두싸인 캐비닛을 통해 업무 혁신을 경험하고 있습니다.
- 조회 시간 단축: 계약서 통합 조회 시간이 4시간에서 30초로 획기적으로 줄어듭니다.
- 누락 완벽 방어: 계약 갱신 누락 발생 건수를 40건에서 0건으로 줄여 매출 손실을 차단합니다.
- 효율 극대화: 600여 건의 문서 등록 등 대량 업무 처리 시간을 20시간에서 15분으로 단축합니다.
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