멤버십 가입을 하든 이벤트 참여를 하든, 개인정보 활용 동의서를 제출해야 합니다. 평소에는 빠르게 스크롤을 내려 ‘동의함’ 체크박스만 연달아 선택하지만 개인정보를 수집하는 입장이 되면 개인정보 동의서 양식을 어떻게 구성할지 고민되실텐데요.
업무에 딱 맞는 개인정보 동의서 양식을 찾지 못하더라도 괜찮습니다! 다음의 개인정보 동의서 작성 방법을 차근차근 따라오시면 어느새 개인정보 동의서가 완성되어 있을 거예요. 한 번 알아보실까요?
※ 개인정보위원회의 ‘알기쉬운 개인정보 처리 동의 안내서(2022.03)’을 준수합니다.
![[별지 제9호서식]. 개인정보 수집·이용 동의서(서식)](https://blog.modusign.co.kr/wp-content/uploads/2024/09/IMG1-1.png)
법무부 제공 서식으로 알아보는 개인정보 수집 및 이용 동의서 작성법
개인정보 수집 및 이용 동의서 작성, 두 가지만 기억하세요. 1️⃣최소한의 개인정보를 수집하고 2️⃣구체적인 항목과 목적을 명시한다.
두 가지 원칙을 바탕으로 수집 항목, 수집 목적, 보유 및 이용기간, 동의 거부 시 불이익 내용을 작성하세요.
1. 수집 항목
개인정보처리자는 개인정보를 수집 목적을 고려하여 필요한 최소한의 개인정보를 수집해야 합니다. 예를 들어 채용 계약 시 구직자의 키, 체중이나 가족의 학력과 직업 등을 수집하는 등 직접적인 관련이 없는 정보는 배제해야 합니다.
같은 이유로 수집 항목을 ‘~등’으로 포괄적으로 작성하면 안 됩니다. 개인정보처리자 임의로 수집 항목이 확대될 것이라고 해석될 여지가 있습니다.
| 구분 | 정보 예시 |
|---|---|
| 고유식별번호 | 주민등록번호, 운전면허번호, 여권번호, 외국인등록번호 |
| 민감정보 | -사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강·성생활 등에 관한 정보 -유전정보, 범죄경력자료, 생체인식정보, 인종·민족에 관한 정보 → 병력, 장애등급 유무. 본인 확인이나 인증 목적으로 생성한 사진, 홍채, 지문, 필적 정보 |
만약 민감정보나 고유식별정보를 수집하면 다른 정보와 동의 항목을 분리해 별도의 동의를 받아야 합니다. 하나의 동의서에서 수집·이용·제공 각각의 동의여부를 표기하고 서명 날인은 한 번에 작성하는 양식도 좋습니다.
※ 주민등록번호는 법률과 대통령령 등에서 구체적으로 주민등록번호의 처리를 요구하거나 허용한 경우에 한하여 처리할 수 있으며, 처리할 경우 목적 및 법적근거를 안내해야 합니다.
2. 수집 목적
수집 항목에 대응하는 수집 목적을 구체적으로 작성합니다.
단, 개인정보 수집이용 목적 중 재화나 서비스의 홍보나 판매 권유를 위해 해당 개인정보를 이용하여 정보주체에게 연락할 수 있다는 사실을 포함하는 경우 다른 내용보다 크게 작성하고, 눈에 띄는 서식으로 변경해 주세요.
3. 보유 및 이용기간
개인정보 보유 기간은 관련 법령이나 내부 개인정보 처리방침을 참고하여 작성합니다. 처리 방침이 없다면 업무 특성에 따라 필요한 최소한의 보유기간을 설정합니다.
4. 동의 거부 시 불이익 내용
동의 거부 시 불이익 내용도 가능한 구체적이고 명확하게 고지해야 합니다.
- ‘이에 동의하지 않을 경우에는 관련 서비스에 제한이 있을 수 있습니다.’ (X)
- ‘동의 거부 시 홍보 및 맞춤형 광고 제공이 불가합니다’ (O)
추가로, 온라인에서 개인정보 처리 동의서를 수집한다면 ‘동의함’ 체크박스가 기본값으로 설정되지 않도록 유의해야 합니다.
개인정보를 제3자에게 제공할 때, 개인정보 제공 동의서 작성법
만약 정보주체의 동의 하에 성명, 연락처, 주소, 생년월일을 ‘회원 관리’ 목적으로 수집·이용하고, 제휴 서비스 제공 목적으로 다른 사업자에게 동일 정보를 제공하는 경우에는 개인정보의 수집·이용과 제공을 구분하여 알리고, 각각 동의를 받아야 합니다.
개인정보 제공 동의는 1️⃣제공받는 자 2️⃣목적 3️⃣항목 4️⃣보유 및 이용 기간 5️⃣동의 거부 시 불이익 내용으로 구성됩니다. ‘제공받는 자’ 항목은 정보를 제공하는 구체적인 대상과 대상을 알 수 있는 링크를 포함해야 합니다. 나머지 항목은 개인정보 수집·이용 동의서와 같은 원칙에 따라 작성합니다. 즉, 구체적인 목적에 따라 최소한의 정보를 수집하고 불이익 내용을 명확하게 고지해 주세요.
개인정보동의서 전자서명으로 빠르게 수집하기
개인정보 동의서를 한글이나 워드 파일로 일일이 취합하고 계신가요? 개인정보처리자는 상대방에게 일일이 메일을 작성해야 하고, 개인정보제공자는 서명 이미지를 첨부하거나 인쇄-서명-스캔-전송까지 번거로운 절차를 거쳐야합니다. 구글폼을 이용해도 개인정보 보호를 완전히 보장하지 못합니다.
대신 모두싸인의 ‘대량전송’이나 ‘링크서명’을 이용하여 정보 보안과 빠른 동의서 취합, 두 가지를 동시에 잡으세요. 서명 요청 시 본인인증 절차를 추가할 수 있어 더욱 안전합니다. 서명이 완료되는 즉시 서명 요청자와 서명자 모두에게 동의서와 서명까지의 주요한 이력이 기록된 감사추적인증서가 배포되어 신뢰도까지 높일 수 있습니다.
| 대량전송 | 링크서명 |
|---|---|
| 한 번에 최대 5,000명에게 일괄 동의서 발송 | 사내 게시판, 메신저 등에 링크를 공유하여 빠르게 수집 |
| 개인정보제공자의 이름, 연락처를 엑셀로 업로드하여 한 번에 전송(엑셀 없이도 모두싸인에서 작성 가능) | 서명자가 동의서 링크에 접속하여 직접 정보를 기재 |
| 동의서 수집 후 엑셀로 입력값 추출 가능 | 동의서 수집 후 엑셀로 입력값 추출 가능 |
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