코로나19 팬데믹으로 ‘대학’은 교육 방식, 운영 방식 등에서 갑작스러운 디지털 전환을 이뤄내야 했습니다. 포스트 코로나에도 그러한 트렌드가 지속되면서 디지털 전환은 일반 기업뿐만 아니라 대학의 발전에도 큰 영향을 주는 요인이 되었는데요.
융합형 인재 육성, 디지털 관련 담당 부서 신설, 비대면 강의 시행 등의 다양한 시도를 하고 있는 교육 정책 분야와는 달리 정작 대학의 전반적인 운영 시스템에 대해서는 디지털 전환이 이루어지지 못한 경우가 대다수입니다. 실제로도 대부분의 행정 업무가 종이를 통해 이루어지고 있는데요. 대학에서 주로 이루어지는 행정 업무에는 어떤 것들이 있고 이와 관련하여 어떤 애로사항이 있을까요?
💡 대학에서 이루어지는 행정 업무의 애로사항
✅ 수많은 직원들과의 근로계약
교수, 강사, 교직원, 관리 직원 등 학교에는 수많은 분야의 직원들이 종사하고 있습니다. 한 명 한 명과 종이로 근로계약을 체결하는 경우 많은 시간과 자원이 낭비됩니다.
✅ 외부 기관과의 계약
대학에서는 타 대학과 교류를 위해 계약을 맺거나 구내식당 등 다양한 외부 업체와 위탁계약을 체결하기도 합니다. 또한 지역사회와 네트워크 구축을 통한 발전을 도모하기 위한 계약이 이루어집니다.
✅ 학과/학사 운영을 위한 서류 관리
학과, 학사 사무실에는 하루에 많게는 수백 건의 문서들이 오가곤 합니다. 학적 변동을 위한 필수 제출 서류에서부터 프로그램 신청서, 장학 서류 등이 있는데요. 많은 학생, 교수, 직원들로부터 일일이 서명을 받아 복사, 스캔하여 별도로 보관하는 등의 문서 관련 제반 업무로 인해 중요한 업무에 집중할 수 없습니다.
✅ 예산, 연구비 관리
대학은 조직 구성에 따라 예산안의 집행, 관리 또한 수직적으로 이루어집니다. 매번 다양한 분야의 예산 처리를 위해 결재 서류를 올리고 받는 것은 예산안을 올리는 직원, 승인하는 직원 모두에게 번거로울 수 있습니다.
이러한 행정 업무가 대학 조직 목적을 달성하기 위한 전략 수립에 큰 영향을 미치는 요인이라는 사실을 알고 계셨나요? 연구 결과에 따르면 행정 업무는 교수⋅연구 활동과 큰 연관은 없지만, 대학 내의 모든 일들을 기획⋅관리하는 업무를 담당하고 있어, 대학 교육의 성과에 큰 영향을 미친다고 합니다.( 출처 : 대학 행정직원 역량리모델링 및 교육요구분석 연구 )
기존의 대학 행정 업무가 지원적이고 보조적인 역할을 한다는 인식과는 전혀 다른 결과를 나타내고 있는 것이죠.
만약 행정 업무에서 디지털 전환이 이루어진다면 어떻게 업무 효율성이 증대되는지, 또 이에 따라 어떻게 스마트한 학교 운영이 가능해지는지 궁금하시다면 오늘의 콘텐츠를 주목해 보세요!
📚 전자계약을 통해 스마트해지는 학교
✔️ 계약 업무의 편리성 증대
대학에는 많은 분야의 직원들이 종사하고 있어 일반 기업체만큼의 채용이 빈번하게 발생함에 따라 근로계약서를 작성할 일이 많습니다. 하지만 근로 계약을 위해 매번 새로운 서류를 인쇄하고 서면으로 동의를 받는 일은 매우 비효율적입니다. 이때 전자계약을 통해 필요할 때마다 전자로 계약서를 발송하면 행정 업무 처리자와 서명 당사자 모두가 편리한 계약이 가능해집니다. 또한 교내/교외 기관과의 업무 제휴 계약, 지식출판콘텐츠원 계약, 업무 위탁·보수·시설 관계의 계약 등 다양한 계약을 진행하기 때문에 업무 효율을 위해서는 전자 계약의 사용이 필수라고 할 수 있습니다.
✔️ 종이 서류 최소화로 이뤄내는 ESG 경영
최근 대학에서도 ESG 경영 바람이 불고 있습니다. 실제로 서강대학교에서는 ‘종이 없는 연구과제 관리 시스템’을 실시할 정도로 자원 절약과 행정 절차의 개선을 위한 노력을 하고 있다는데요. 사회적 가치를 지키며 발전하는 대학이 되기 위해서는 전자 계약 도입을 통해 종이 서류를 최소화하여 지속가능한 발전을 추구하는 것이 필수적이라 할 수 있습니다.
✔️ 학생과 학교 간의 신뢰 관계 구축
대량의 문서를 사람이 직접 관리하다 보니, 문서의 훼손과 누락, 분실 등의 문제가 자주 발생하곤 합니다. 하지만 전자계약을 활용한다면 계약 완료 시 자동으로 서버에 문서가 저장되고 문서의 진행 상황 또한 확인할 수 있기에 문서 관리에 있어 발생하는 문제들을 최소화할 수 있게 됩니다. 이는 결국 학생과 직원 간의 신뢰 관계 구축으로 이어지고 더 나아가 이를 바탕으로 학교 경쟁력 강화를 이뤄낼 수 있습니다.
지금까지 전자계약을 도입했을 때 행정 업무의 효율성이 증대됨으로써 학교 운영에도 긍정적인 영향을 미칠 수 있다는 사실에 대해 알아보았습니다.
하지만, 그중에서도 반드시 ‘모두싸인 전자계약’을 도입해야 하는 이유가 있는데요!
대학이 두 배로 스마트해지는 법, ‘모두싸인’
1) 서명과 동의가 필요한 공문을 대량으로 전송 가능
모두싸인의 대량전송 기능을 통해 동일한 양식의 계약서를 많은 사람에게 한 번에 전송할 수 있습니다. 학생, 교직원 다수의 서명을 받아야 하는 동의서 등을 전송하고 관리하는 데 매우 편리하겠죠?
2) 쉽고 편리해지는 내부 결재
모두싸인 내부결재 기능을 활용한다면 별도의 이메일, 사내 메신저의 공유 없이도 승인 단계를 거쳐 내부결재가 가능해집니다. 계약서 발송 이전 결재 단계와 결재자를 지정하기만 하면 내부결재가 진행되는데요. 이를 통해 내부결재 프로세스가 훨씬 간소화되어 업무 효율성이 증대하게 됩니다.
3) 영어 지원을 통한 원활한 해외 계약
대학에서는 교환학생, 산학협력, MOU 등을 위해 외국의 대학과 계약서를 주고받을 일이 많은데요. 모두싸인의 다국어 지원 기능을 통해 영어로 서명을 요청할 수 있습니다! 이를 통해 훨씬 빠르고 원활한 계약 업무 이행이 가능해지며 상대 대학에 신뢰성을 줄 수 있다는 장점도 있습니다.
4) 학교의 모두가 사용 가능한 ‘모두싸인’
행정 업무를 처리하는 직원뿐만 아니라 학생들 또한 ‘모두싸인’을 활용할 수 있습니다. 학생회에서는 서명운동이나 투표를 진행할 일이 꽤 많습니다. 이때 서명이 필요한 문서를 모두싸인의 링크서명으로 제작하여 학교 커뮤니티에 링크를 올리기만 하면 학생들이 쉽게 서명을 하고 투표에 참여할 수 있습니다. 또한 보안 시스템을 통해 중요 정보 노출이 방지되고 서명 진행 현황 파악까지 가능해집니다.
대학에서 모두싸인을 사용해야 하는 이유 중 하나는 전자계약 API 연동이 가능하다는 점입니다.
즉, 기존의 교내 시스템을 그대로 사용하며 간편하게 전자계약 서비스 도입이 가능하다는 것입니다.
💡교내 시스템에 API 연동 시, 얻게 되는 장점은?
⚡기존 교내 시스템 데이터를 전자계약 서식에 활용 가능
모두싸인 외부문서 관리 기능으로 기존에 보관 중인 문서를 업로드할 수 있지만, 교내 시스템에 저장되어 있는 데이터를 즉시 연계하여 계약 업무에 적용하는 것은 API 연동으로만 가능합니다.
⚡ 계약 완료 문서 데이터 추출 후 교내 시스템에서 조회, 관리 가능
서명이나 계약이 진행된 문서는 교내 시스템에 저장되어 각 기관 또는 지정된 부서에서 언제 어디서든 열람이 가능합니다. 이를 통해 업무를 확인하고 체결하는 절차가 훨씬 간소화되어 시간 절약이 가능해집니다.
⚡ 교내 시스템뿐만 아니라 학교 웹페이지에도 연동 가능
모두싸인은 대학 내부 시스템뿐만 아니라 웹페이지에도 연동이 가능하기에 활용 범위가 훨씬 넓습니다. 따라서 수많은 기관을 운영, 관리하는 직원 모두의 업무 효율성이 향상될 수 있습니다.
학교에서 이루어지는 수많은 계약 관련 업무가 간편해짐에 따라 번거로운 일 처리로 인한 시간 낭비가 줄어들고 비용 절감 또한 가능해집니다. 또한 교내 데이터의 원활한 공유를 통해 업무 처리 속도를 증진할 수 있습니다.
이에 따라 전반적인 행정 업무 효율성이 증대되어 스마트한 학사 운영이 실현됩니다.
🌟 발전하고자 하는 대학들은 이미 모두싸인을 사용하고 있습니다.
앞서가는 대학이 되기 위한 지름길, 모두싸인
모두가 더 나은 대학이 되기 위해 치열한 경쟁을 벌이는 지금, 빠른 속도로 디지털 전환을 실현하는 것은 앞으로의 대학 발전을 위해 매우 중요한 일입니다. 번거로운 행정 업무의 디지털 전환을 통해 효율적인 학교 운영 시스템을 구축하고 미래를 선도하는 대학이 되어보세요!
