전자계약의 완성은 내부 시스템과의 연결, 클라우드에서 API 연동까지
“클라우드로 시작해 지금은 API까지 연결해 쓰고 있습니다.
신기하게도 실물 계약에서 클라우드로 넘어올 때보다,
클라우드에서 API로 넘어올 때의 효율 차이가 훨씬 크게 느껴졌어요.
클라우드는 과정에 걸리는 시간이 줄어드는 거고, API는 그 과정 자체가 사라지더라구요.“
카카오엔터테인먼트 I 법무팀·컴플라이언스팀 담당자님
전자계약을 이미 도입해 쓰고 있지만, 여전히 체결된 계약서를 다운받아 내부 시스템에 업로드하고 계신가요? 카카오엔터테인먼트는 클라우드(플랫폼) 방식으로 모두싸인을 도입해 자체 계약관리 시스템을 구축하며 모두싸인 API까지 연동했습니다. 모두싸인 도입을 담당했던 컴플라이언스팀 담당자님, 현재 계약 날인과 관리를 담당하는 법무팀 담당자님께 노하우를 들어봤습니다.
전자계약 도입이 끝이 아니라 시작이었던 이유,
클라우드로 시작해 API 연동까지 단계적으로 계약 프로세스를 일원화한
카카오엔터테인먼트의 노하우를 확인해 보세요.
Q. 간단히 자기소개 부탁드립니다.
법무팀 I 안녕하세요, 저는 카카오엔터테인먼트 법무팀에서 사업 전반에서 이루어지는 대면계약부터 전자계약의 날인 관리를 담당하고 있습니다.
컴플라이언스팀 I 안녕하세요, 저는 처음에 모두싸인을 도입하는 업무를 담당했습니다. 당시에는 법무팀에서 근무하다가 현재는 카카오엔터테인먼트 컴플라이언스팀에서 근무하고 있습니다.
Q. 카카오엔터테인먼트에 대해 소개해주세요
카카오엔터테인먼트는 뮤직, 스토리, 미디어 3개 사업을 중심으로 독보적인 사업 포트폴리오와 IP 밸류체인을 구축한 글로벌 엔터테인먼트 기업입니다. 세계 최대 규모의 K팝 음원 라이브러리와 글로벌 네트워크를 바탕으로 K팝의 글로벌 확장을 이끌고 있으며, 멜론(음악 플랫폼), 베리즈(글로벌 K컬처 팬플랫폼) 등을 통해 팬덤 비즈니스를 선도하고 있습니다. 또한 멀티 스튜디오 사업 역량을 기반으로 다양한 소재와 장르의 프리미엄 드라마·영화를 제작해 글로벌에 선보이고 있으며, 약 1만6,000개의 웹툰·웹소설 오리지널 IP를 바탕으로 드라마·영화·애니메이션·굿즈 등 IP 다각화 사업을 추진하고 있습니다. 카카오엔터테인먼트는 각 사업 부문의 강점을 유기적으로 연결하는 IP 밸류체인을 통해 글로벌 엔터테인먼트 산업에서 시너지를 확대하고 있습니다.
Q. 전자계약 솔루션으로 모두싸인을 선택하게 된 계기가 있었나요?
콘텐츠 업계 특성상 일반 회사들의 몇 배에 달하는 계약서가 오고 가는 환경이라 전자 날인의 필요성이 무척 컸습니다. 빠르게 레퍼런스를 찾다 보니 이미 카카오 공동체 내 다른 계열사들이 모두싸인을 사용하고 있더라고요. 여러 솔루션을 비교해봤을 때 사용성 측면에서 모두싸인이 가장 적합하다고 판단했습니다. 과거에 제가 직접 서명자로 모두싸인을 이용해 본 적이 있는데, 서비스가 직관적이고 심플해 사용성이 좋았던 경험도 긍정적으로 작용했던 것 같습니다.
Q. 법무팀에서 전자계약 도입을 주도하신 점이 인상 깊습니다.
날인 양이 절대적으로 많은 업계 특성상, 전자서명은 선택이 아니라 거의 필수였고 업무 효율화가 절실했습니다. 법적 효력에 대한 우려는 크지 않았어요. 모두싸인 홈페이지와 가입 매뉴얼에 관련 설명이 충분히 잘 되어 있었고, 전자서명법상 효력이 불리해지는 것도 아니니까요. 그래서 “안전한가”를 고민하기보다 “어떻게 잘 활용할 수 있을까”를 고민하는 것이 맞다고 판단했습니다.
오히려 종이계약으로 진행할 때 분실이나 회수 지연 등 관리 리스크가 더 크게 느껴졌습니다. 아! 그리고 모두싸인은 본인인증이 잘 구현되어 있어 중요 계약 시 서명자의 신원을 명확히 밝힐 수 있다는 점, 재택근무 중에도 본사 담당자가 즉시 대응할 수 있다는 점이 실무에서는 굉장히 큰 메리트입니다. 서명 당사자가 본인이 맞는지 확인하는 과정이 중요한 계약일수록 무시하지 못하는 요소거든요.
Q. 클라우드에서 API 연동으로 확장하게 된 계기가 있으셨나요?
계약 과정 전체를 하나의 시스템으로 일원화할 수 있는 시스템 구현을 위해 자연스럽게 API 연동을 문의드렸었습니다.
기존 클라우드 방식에서는 계약 검토는 내부 시스템에서 하고, 날인은 모두싸인에 접속해서 한 뒤, 체결 완료된 계약서를 다시 내부 시스템에 업로드해야 하는 ‘이중 작업’이 계속 발생했습니다. 이를 해결하고자 단절되어 있던 계약 과정을 하나의 시스템으로 일원화하는 내부 구축 작업을 시작했고, 자연스럽게 API 연동을 문의드리게 되었습니다. 커스터마이징이 필요한 부분들은 모두싸인과 카카오엔터테인먼트 내부 개발자 분들이 소통하며 문제 없이 구축되도록 진행해주셨습니다.
덕분에 이젠 사내 시스템 내에서 이중작업 없이 전 과정을 진행할 수 있게 되었습니다.
Q. API 연동 과정에서 가장 중요하게 생각한 기준은 무엇이었나요?
“무조건 편해져야 한다!” 였습니다.
앞단에서 계약서를 만들고 서명을 요청하는 현장 영업 담당자분들에게 이 과정 자체가 번거롭거나 어려우면 안 된다고 생각했습니다. 양이 많아도 과정이 편하면 체감하는 업무 부담이 줄어드니까요. 한 시스템 안에서 계약서 다운로드부터 등록까지 한 번에 되고, 정보가 사내에 자동 연동되는 환경이 목표였습니다.
Q. 실무에서 체감하는 클라우드와 API 연동의 차이가 있을까요?
두 가지를 동시에 사용해 보면, API 연동형 시스템의 효율성 차이가 확실히 더 크게 느껴집니다. 실물 계약에서 클라우드로 넘어올 때보다, 클라우드에서 API로 넘어올 때의 차이가 훨씬 크게 느껴지는 것 같아요.
실물에서 클라우드로 바꾸면 체결은 편하게 하더라도 날인본을 회사 내부 시스템에 별도로 보관하는 작업이 남아요. 어쩔 수 없이 이중작업을 해야 하는 단계가 발생하는거죠. 보안이 중요한 회사라면 모두 공감하실 듯합니다. 실무 담당자 입장에서 클라우드는 별도 접속, 로그인, 계약 정리 등의 업무 로드가 계속 발생하는 셈입니다.
API로 연동하면 그 과정 자체가 아예 사라집니다. 사내에서 사용하는 계약서식에 맞춰 누락되는 정보 없이 바로 연동되고 내부 시스템에 자동으로 저장됩니다.
업무 ‘소요되는 시간 단축’과 ‘과정 삭제’의 차이는 현장에서 직접 계약을 진행하는 분들이 더 체감하고 계실 것 같아요.
Q. API 연동 시 함께 운영하는 사전 검증용 ‘QA 계정’은 어떻게 활용 중이신가요?
기능 업그레이드를 검토할 때 QA 계정을 데모 서버처럼 활용해 먼저 개발과 테스트를 진행하고 검증이 끝나면 상용에 반영하는 식으로 안전하게 활용하고 있습니다.
처음엔 계약 상대방 정보와 메일 정도만 가져오면 될 줄 알았는데, 막상 쓰다 보니 계약 유형에 따라 필요한 정보가 계속 추가되며 애초 기획과 달라지는 상황이 생겼습니다. 이때 상용 서버에서 바로 작업하면 위험하므로, QA 계정에서 검증 완료 후 최종 배포하고 있습니다.
Q. 다량의 다양한 계약서를 효율적으로 관리하는 노하우가 있으실까요?
저희는 라벨 기능을 정말 적극적으로 활용하고 있어요. 콘텐츠 업계는 눈에 보이지 않는 권리를 거래하다 보니 결국 남는 것은 계약서뿐이라 관리가 업무의 핵심입니다. 계약 유형이 다양한 만큼 사업부별로 계약서를 구분해서 공유할 수 있도록 라벨을 설정하는 등 분류 체계를 잡아두어 누락을 방지하고 있습니다. 하나의 저작물에도 권리자가 여러 명인 경우가 많아서, 계약서 관리까지 꼼꼼하게 운영하고 있습니다.
Q. 대량 전송 기능은 실무에서 어떻게 쓰이고 있나요?
플랫폼 운영 등에 있어, 기 체결된 계약에 관하여 갱신, 재계약, 추가 합의 등 동일한 내용으로 수천 개의 파트너와 계약해야 할 때가 있습니다. 이를 일일이 요청하면 리소스가 너무 많이 드는데, 모두싸인 대량 전송을 쓰면 사업 담당자분들이 엑셀로 일괄 발송할 수 있어 굉장히 유용하게 쓰고 있습니다.
단건으로 보낼 경우 수 천개 파트너에 일일이 날인 요청을 보내는 과정에서 너무 많은 리소스가 요구되기도 해요. 모두싸인 대량전송은 방법이 어렵지 않아서 사업 담당자 분들이 조건과 계약서를 확인하고 일괄적으로 발송하고 있습니다
Q. 최근 ‘정규표현식(서명자 입력란 형식 제한)’ 기능을 도입하셨더라구요!
정보 오기입으로 계약서 재작성히게 되는 경우를 최소화하기 위해 도입했습니다. 서명자와 계약의 정확성을 높이기 위한 개선이었고, 앞으로 적극적으로 활용할 계획입니다.
서명자가 사업자등록번호 등을 자유롭게 기입하다 자릿수를 빼먹는 등의 오기입이 발생하면 상대방에게 다시 체결을 요청해야 해 서로 부담을 느낍니다. 애초에 입력 형식 자체를 제한(정규표현식)해두면 오류 가능성을 크게 줄일 수 있겠다고 판단해 기능 개선을 요청드렸습니다.
💡 지금 당장 모두싸인을 이용할 수 없게 된다면 어떨까요?
단순히 업무가 늦어지는 걸로 끝나는 게 아니에요. 사업 운영의 가장 중요한 ‘신뢰 관계 리스크’로 직결되거든요. 양측이 계약서에 최종 날인을 마쳐야만 그걸 근거로 저작물도 이용하고 정산이나 대금 지급도 이루어집니다. 전자계약을 못 쓰게 되면 날인에 물리적인 시간이 더 걸리고, 결국 권리자분들께 콘텐츠 이용료 지급이 늦어지는 상황이 생기겠죠. 내부 통제가 잘 되어 있는 회사라면 공감하시겠지만, 이건 사업 신뢰도와 연결되는 엄청난 문제예요.
그리고 여담으로, 전자계약이 없으면 사실상 저희의 재택근무도 어려워질 거예요. 사업 지연을 막으려면 누군가는 그 엄청난 양의 계약서를 다시 일일이 검토하며 도장 찍는 과정만 무한 반복하고 있어야 하지 않을까요?
Q. API 연동을 검토 중인 타 기업에게 꿀팁 전수해주세요!
두 가지 정도 권장드리고 싶습니다.
첫째, API 연동이 부담스럽다면 클라우드를 먼저 경험해 보시길 추천드립니다. 저는 클라우드 사용 경험 덕분에 연동 시 어떤 정보를 넣고 뺄지 개념이 명확해 API 연동이 훨씬 수월했습니다. 전자서명이 어떤 서비스인지 먼저 경험하고, 회사 내부 상황에 맞게 연동할 수 있는 순서로 진행하시는 것도 좋은 방법 같아요.
둘째, 내부 요구사항을 잘 정립해야 합니다. 오히려 정리된 내용을 토대로 모두싸인에 디테일하게 요청하는 방향도 괜찮지 않을까 싶습니다. 그래야 단순히 API가 편해서 도입하는게 아닌 ‘우리에게 필요한 정보를 맞게 연동’할 수 있는 시스템으로 최종적으로 구축하실 수 있을 것 같아요.
Q. 이 인터뷰를 보고 계실 실무 담당자들에게 한 마디 부탁드립니다.
컴플라이언스팀 담당자님 I 이 글을 보시는 분 중에는 도입을 위해 누군가를 설득해야 하는 입장에 계신 분들도 있을 거예요. 직접 써보기 전까진 효율성을 체감하기 어렵지만, 실물 계약에 발생하는 비용만 계산해 보셔도 왜 작게라도 먼저 시작해야 하는지 도입 필요성을 느끼실 수 있을 겁니다. 어떤 이유로든 먼저 작게라도 사용해보시는 것을 추천드려요!
법무팀 담당자님 I 계약 업무의 기본값인 ‘꼼꼼함’과 ‘신속함’이라는 두 마리 토끼를 다 잡게 해주는 서비스입니다. 계약서를 체결하고 관리하는 담당자라면 꼭 고려해 보시기를 적극 추천해요! 계약 관련 업무는 꼼꼼함이 기본값으로 필요한데 업무 속도도 중요하잖아요. 모두싸인이 그 고민을 상당 부분 해결해줄 수 있다고 생각합니다.
