정보공개서 교부부터 양도양수까지, 한 번도 만나지 않고 완성하는 가맹계약
입사 후 지금까지 대면 계약은 단 한 번도 진행한 적이 없어요.
정보공개서 교부부터 가맹계약, 갱신, 양도양수까지
모든 계약을 모두싸인으로만 진행하고 있습니다.
장소,시간에 구애받지 않으니, 전국 모든 점주님들과 같은 속도로 계약할 수 있어요.
더벤티 가맹지원팀 I 문정원 주임님
가맹계약은 계약서 한 장으로 끝나지 않습니다. 정보공개서를 교부하고 숙려기간을 지켜야 하고, 동의서·확약서·신청서 같은 부속 서류를 챙겨야 하며, 공동명의 계약이라면 당사자 전원의 날인을 받아야 하죠. 더벤티 가맹지원팀은 단 5명이 모두싸인을 이용해 전국 1,700여 개 가맹점의 이 모든 계약 업무를 담당하고 있습니다.
종이 계약 없이, 대면 미팅 없이 매달 100건 이상의 문서를 발송하고 관리하는
더벤티 가맹지원팀의 전자계약 노하우를 확인해 보세요.
Q. 더벤티와 담당자님 소개 부탁드립니다.
안녕하세요, 더벤티는 합리적인 가격과 다양한 메뉴로 부담 없이 커피와 음료를 즐길 수 있도록 하는 커피 프랜차이즈 브랜드입니다. 전국에서 많은 가맹점을 운영하고 있는 만큼, 가맹점주분들과 본사 간의 원활한 소통과 효율적인 계약 관리가 중요한 회사예요.
저는 더벤티 가맹지원팀에서 가맹계약 업무 전반을 담당하고 있는 문정원 주임입니다. 팀장님을 포함해 총 5명으로 구성되어 있는 저희 팀은 현재 약1,700개 가맹점의 계약 관련 업무를 담당하고 있습니다. 매장 영업을 관리하는 분들은 따로 계시고, 저희는 가맹점의 계약과 관련된 부분을 주로 관리하고 있어요. 저는 그 중 정보공개서 교부부터 가맹점 계약 갱신, 양도양수 가맹계약 체결까지 가맹점과 관련된 계약 관리 업무를 맡고 있습니다.
Q. 가맹계약 과정에서 모두싸인을 어떻게 활용하고 계신가요?
정보공개서 교부, 가맹계약서 발송, 동의서와 확약서까지 점주님들께 받아야 하는 거의 모든 문서 발송과 계약 진행에 모두싸인을 이용하고 있습니다.
서명 완료된 문서를 받았을 때 오기입 된 내용이 있을 경우 정정 요청을 보내 전자로 다시 입력, 서명할 수 있도록 하고 있습니다. 지류로 진행했다면 계약서를 재출력하여 모든 서명을 다 재작성 해야하는데 모두싸인을 이용하면 바로 정정이 가능하다는 점이 정말 매력적입니다. 실무자들의 고충을 알고 계신 것 같아요!
Q. 가맹계약이 일반 계약은 어떤 점이 다른가요?
가맹계약은 계약서 외에도 동의서와 합의서, 신청서 등 여러 관련 서류를 함께 확인하고 관리해야 하고, 계약 당사자의 서명이나 본인확인처럼 챙겨야 할 사항이 많습니다. 특히 공동명의 매장은 당사자 전원의 서명이 들어가야 해서, 계약 한 건에 서명란이 100개 가 넘는 경우도 종종 있습니다. 이 경우 2개의 계약서로 나눠 발송합니다. 체결하는 계약서 양이 많다 보니 보관, 관리와 이후 필요한 계약서를 찾는 작업도 쉽지 않습니다.
평균적으로 월마다 4~50건 이상의 전자문서를 발송하는데, 이 규모를 지류로 진행한다면 정말 정신 없었을 것 같아요. 사전 제공 문서까지 포함하면 달에 100건이 넘는 셈이니까요.
전자계약으로 진행하면 챙겨야 할 부분에 대한 누락 걱정이 없고, 필요한 계약서도 검색한 번으로 빠르게 찾을 수 있어 굉장히 편리하다고 생각합니다.
Q. 가맹계약 시 정보공개서 교부 후 2주 숙려기간이 필요하다고 알고 있습니다. 전자계약을 이용하고 편해진 부분이 있나요?
네! 가맹점주님들과 스케줄 조율부터 장소 협의까지 실무 부담이 사라졌습니다.
만약 대면으로 계약한다면 정보공개서를 드릴 때 한 번, 2주 뒤 계약할 때 또 한 번, 점주님과 최소 두 번 이상 일정을 맞춰 만나야 하잖아요. 대면이 아닌 전자계약으로 진행하니 저는 일정에 맞춰 발송하고 점주님은 가능하실 때 모바일에서 바로 서명할 수 있어 양쪽 당사자 모두의 부담을 덜었습니다. 그리고 모두싸인의 예약전송 기능을 정말 잘, 애용하고 있습니다. 일정은 엑셀을 활용해 관리하고 있습니다. 계약서 내부 컨펌을 위해 정보공개서 발송 직후 일괄적으로 예약하는 형태는 아니지만, 컨펌 완료된 계약서가 정보공개서 교부 후 2주가 되는 날에 맞춰서 자동으로 발송될 수 있게 예약하고 있습니다
Q. 가맹계약 진행 시, 특히 만족스러웠던 모두싸인 기능이 있나요?
앞서 말씀드린 예약전송 외에 추가로 3가지 더 말씀드릴 수 있을 것 같습니다.
계약에서 본인인증은 빼놓을 수 없습니다. 계약 당사자를 정확하게 확인하고 계약을 진행해야하는데, 모두싸인은 본인인증을 필수로 진행한 뒤 계약을 진행하고 계약 체결 이후에도 전자적으로 확인할 수 있어 추후 정보가 필요한 상황에 이를 확인할 수 있다는 점은 실무적으로 큰 장점으로 느껴졌습니다.
첨부 파일 요청기능의 경우 점주분들이 전자서명 진행하 실 때 신분증, 임대차계약서 등을 첨부하도록 요청하는데 활용하고 있습니다. 별도로 누락을 확인하고, 재요청하고, 본인이 맞는지 확인하는 등의 번거로운 과정없이 한 번에 진행합니다. 첨부 누락 시 재요청 드리고, 그 과정에서 계약 리드타임이 길어지는 등 비효율이 발생하는데 모두싸인을 이용하니 이러한 부담이 줄어 정말 만족합니다.
데이터 추출 기능 역시 제가 정말 잘 활용 중인 기능인데요. 저희는 계약서를 언제, 어떤 용도로 발송했는지 내부적으로 정리하고 있는데, 하루에도 계약서를 10건 넘게 보낼 때가 있다 보니 보낼 때마다 일일이 확인, 기록하기가 사실상 어렵거든요. 이럴 때 하나하나 수기 정리할 필요 없이 문서 발송일, 수신자, 연락처, 문서 상태 등 제가 필요한 구체적 정보들을 맞춰 추출할 수 있어 실무적으로 정말 도움이 많이 되는 기능입니다.
Q. 가맹점주(서명자)분들도 달라진 점이 있을까요?
가맹점주분들이 본사에 직접 방문하거나 계약서를 따로 주고받지 않아도, 본인 일정에 맞춰 계약 내용을 확인하고 서명할 수 있다는 점이 가장 큰 변화점입니다. 특히 지방이나 원거리에 계신 점주님들과 계약할 때 장소와 시간에 구애받지 않을 수 있어 모두 만족하고 있습니다.
전자서명이라 조금 걱정될 수 있지만, 연세가 있으신 점주님들도 생각보다 잘 이용하세요. 이미 사전 제공 문서를 먼저 보내드리고 2주 후에 계약을 진행하다 보니, 사전 제공 문서에 서명하시면서 어느 정도 익히시고, 본 계약 때는 큰 어려움 없이 진행해 주시는 편이에요.
Q. 전자서명을 이용한 가맹계약, 완료까지 얼마나 걸리나요?
점주님께서 바로 서명해 주시면 10분 만에 계약이 완료되는 경우도 있습니다. 신규나 양도양수 계약은 대부분 하루 안에 끝나요. 오전 9시에 발송하면 오전 중에, 늦어도 오후 6시 퇴근 전에는 거의 완료돼 있습니다. 갱신계약은 점주님들이 매장을 직접 운영하시느라 바쁘신 경우가 많아서, 확인하실 수 있을 때 서명해 주시다 보니 1~2주 정도 걸리기도 하지만 일정 지연 없이 일자에 맞춰 진행되고 있습니다.
무엇보다 계약서를 출력할 필요도, 빠진 서명이 있는지 확인할 필요도 없고, 점주님께 계약서를 전달했다가 다시 회수하는 과정까지 생략되잖아요. 전자문서 발송이 업무상 불필요한 과정을 상당히 줄여준 덕분에 계약서 교부 과정까지 리드타임을 줄일 수 있다고 생각합니다.
Q. 지금 당장 모두싸인을 이용할 수 없게 된다면 어떨까요?
지금 당장이요? 음…입사 처음부터 모두싸인을 이용했어서 상상은 안되지만 없어진다면 계약 업무 전반의 관리 방식 자체를 다시 정비해야 할 것 같아요. 특히 전국의 가맹점과 계약하고 있는 상황에서 계약서를 전달하고, 서명을 받고, 완료된 서류를 다시 관리하는 과정이 추가된다면 실무적으로 상당히 번거로울 것 같습니다.
가맹점 운영 등에 있어, 기 체결된 계약에 관하여 동일한 내용으로 다수의 점주님들과 추가 합의가 필요한 경우가 발생합니다. 개정내용이 반영된 계약서로 갱신계약, 재계약, 변경 내용에 대한 추가합의를 하는 과정에서 이미 계약을 체결한 수 천개 점주님들에게 대량전송 기능을 통해 일괄적으로 계약을 요청드리고 있습니다.
모두싸인 대량전송은 엑셀로 바로 발송할 수 있어서 굉장히 유용합니다. 방법이 어렵지 않아서 각 담당자 분들이 일괄적으로 발송하고 있습니다. 이걸 단건으로 보낼 경우 점주님들께 일일이 날인 요청을 보내는 과정에서 너무 많은 리소스가 요구될 것 같아요. 물리적으로 업무 시간이 부족하다고 느껴질 수 있을 것 같습니다.
Q. 마지막으로 인터뷰를 보고 계실 실무 담당자들에게 한 마디 부탁드립니다.
개맹계약의 반복적인 업무를 전자계약으로 줄일 수 있어 적극 추천드립니다 !
가맹계약은 계약서 작성뿐만 아니라 정보공개서 교부, 계약 일정 관리, 서명 여부 확인, 계약서 보관까지 함께 관리해야 하는 업무가 많습니다. 여러 가맹점과 동시에 계약을 진행해야 하는 상황도 발생하는데, 이 때 전자계약으로 반복적인 계약 관리 업무를 줄이고 전체 진행 상황도 실시간으로 간편하게 확인할 수 있어 적극 추천드립니다.
