“편의성, 히스토리 기록, 본인인증, 보안까지.. 1위 솔루션으로 잘 바꿨다고 생각합니다.”
전세계 100만 명이 넘는 회원을 보유한 맞춤형 영어교육 콘텐츠 전문 기업 월드패밀리잉글리쉬, 월드패밀리잉글리쉬코리아에서는 모두싸인으로 계약 업무를 진행합니다.
비용 절감, 시간 절약, 편의성 향상, 히스토리 기록, 인증과 보안 등 ‘계약 업무’의 모든 영역에서 긍정적인 효과를 경험하고 계신 Customer Service Operations(고객 지원 부서)의 박민주 차장님을 만났습니다.
고객과 영업 담당자님과의 접점에서 폭넓은 업무 지원을 하고 계신 월드패밀리잉글리쉬 박민주 차장님이 말씀해 주시는 ‘모두싸인으로 좋아진 이야기’ 를 지금 소개해 드립니다.
Q1. 안녕하세요 차장님, 월드패밀리잉글리쉬에서 어떤 업무를 담당하고 계신가요?
A. 저는 월드패밀리잉글리쉬에 Customer Service Operations(고객지원부서)를 맡고 있는 박민주입니다. 저희 팀은 당사의 콘텐츠를 구매하기 전 가망 고객분들과 구매진행 단계 (계약체결) 그리고 구매 후 회원으로서 제공되는 멤버쉽 서비스, 학습 진행에 도움을 드리는 어드바이저 역할을 하고 있습니다. 즉 고객과 어드바이저(영업사원) 분들 과의 접점에서 지원을 하고 있습니다.
Q2. 월드패밀리잉글리쉬를 소개해 주세요.
A. 월드패밀리잉글리쉬는 1978년 미국 본사를 시작으로 한국, 일본, 대만, 홍콩에 지사를 둔 다국적 기업입니다. 영유아 프리미엄 영어 프로그램 ‘디즈니월드잉글리쉬(DWE)’와 멤버십 서비스 ‘월드패밀리클럽’을 운영하며, 전 세계 약 100만 명, 한국 약 2만 명의 회원을 보유하고 있습니다.
1976년부터 월트디즈니와 장기 협력 관계를 유지하며 최대 라이선싱 파트너로 활동하고 있습니다. DWE는 0세부터 활용 가능한 9개 프로그램으로, 비영어권 아이들이 영어를 모국어처럼 습득하도록 미국 언어학자와 전문가들이 개발하였으며, 모든 영상과 음성은 디즈니의 공식 승인을 받았습니다.
Q3. 차장님, 모두싸인을 처음 어떻게 아시고 도입 문의를 주셨던 건가요?
A. 그야말로 ‘무한 검색’이었어요. 전자계약 도입에 대해 전혀 몰랐던 상태라, 우리 회사에 맞는 업체를 어떻게 골라야 할지 많이 고민됐거든요. 그러다 모두싸인 홈페이지를 보게 됐고, 내용을 살펴보다가 “한번 미팅해봐야겠다”는 생각이 들었습니다. 모두싸인이 1위 업체라는 내용이 많고, 정보도 가장 많았어서 믿을 수 있었습니다.
Q4. 모두싸인 이용 전 서명 및 계약 업무 방식이 궁금합니다.
A. 저희는 오랫동안 지류 방식, 예전 먹지 형태의 용지를 10년 넘게 써왔어요. 그런데 점점 서류 보관이나 작성 방식에 대한 현장의 불만이 커졌고 무엇보다 매번 재고 확인, 지류 인쇄 비용과 시간, 디자인 작업까지… 현장과 실무진 모두에게 비효율적인 낭비가 많았죠. 그래서 결국 변경을 결심하게 됐습니다.
Q5. 전자서명 도입 시 가장 중점을 두셨던 요소는 무엇이었나요? 다른 전자계약을 이용하시다가 모두싸인으로 전환 도입하신 이유도 함께 말씀해 주세요.
A. 우선 저희는 대면 계약을 중요하게 생각합니다. 그래서 영업사원, 본사, 고객이 함께 계약을 체결할 때 안전하고 규정 위반이 불가능한 데이터 히스토리 체계와 본인인증 등 안전 거래(보안, 본인 인증 등) 부분을 먼저 고려했습니다. 그 다음은 계약서 보관 방식도 중요한 요소였죠.
사실 이전에 1년 정도 다른 업체를 이용했었는데 쓰면서 불편한 점이 정말 많았습니다. 현장에서 계약서 서버가 너무 느리게 열리거나, 디자인 수정이 어렵고, 주소 같은 기본 정보도 자동 입력이 안 돼서 전부 수기로 타이핑해야 했거든요. 이런 기본 기능 부족 때문에 1년 만에 업체 변경을 결정했고, 고민 없이 바로 1위 솔루션인 모두싸인을 선택하게 됐습니다.
Q6. 모두싸인을 실제로 어떻게 이용하고 계신가요? (이용 문서, 계약 상대방, 내부 담당자님 등)
A. 저희는 영유아 영어회화 콘텐츠를 판매하고 있어서 현장에서 자녀를 둔 부모님들과 직접 계약을 체결하고 있습니다. 그리고 그 계약 체결은 현장 영업사원들이 맡아 진행하고 있습니다.
주로 서비스 계약서를 가장 많이 사용합니다. 기존에 쓰던 계약서 양식이 있어서, 그 디자인을 기본으로 문서를 만들어 활용하고 있습니다. 모두싸인 계정은 고객과 계약을 체결하는 현장 영업사원들과, 계약서를 검토하는 저희 팀(고객지원팀)이 사용하고 있습니다.
또, 다른 부서에서도 별도의 모두싸인 계정을 가지고 있어 각 부서에서 업체와 체결하는 계약서에도 활용하고 있습니다.
Q7. 업무에 소요된 시간과 비용, 실무자 리소스 등은 실제로 얼마나 절감되었나요?
A. 아, 이 부분은 정말 할 말이 많아요. 저희가 예전에는 지류 계약서를 쓰다 보니 원본 계약서를 보관하는 파일과 사무실 공간, 부자재부터 시작해서 지류 인쇄 비용, 디자인 추가 작업, 계약서 약정이 바뀔 때마다 드는 시간까지.. 너무 많았죠.
현장에서 계약을 마치면 영업사원이 등기로 원본을 보내야 했는데 그 비용도 크고 가끔 분실 사고도 있었습니다. 계약서를 접수할 때는 또 인쇄해서 사본을 보관해야 했고요.
그런데 전자계약을 모두싸인으로 바꾼 후에는 모든 업무가 전자화 됐습니다. 계약서 디자인이나 내용 변경도 훨씬 쉽고, 무엇보다 현장에서 편리하다고 영업사원들이 칭찬할 정도예요.
예전에는 마감 때마다 서류를 뒤적였는데, 이제는 마우스 몇 번만 클릭하면 바로 확인이 가능합니다.
물론 100% 완벽한 업무 환경은 없겠지만 예전과 비교하면 시간은 절반으로 줄었고, 새로운 계약서로 바꿀 때도 빠르게 적용이 가능해져서 훨씬 편해졌습니다. 지류 인쇄 비용도 약 1/3로 절감됐고, 계약서 보관 공간·부자재·현장 비용까지 생각하면 절약되는 금액이 상당합니다.
Q8. 계약 체결 뿐만 아니라 이후 관리, 보관 측면에서도 좋은 효과를 얻으셨나요?
A. 네, 우선 현장에서 직접 계약을 진행하는 영업사원들은 원본 서류를 따로 확인하지 않아도 로그인만 하면 자신의 계약 체결 및 진행 현황을 바로 볼 수 있어서 좋다고 합니다. 계약이 완료되면 원본 계약서까지 즉시 확인이 가능하니, 즉각적인 대응 측면에서 효율적인 것 같습니다.
내부 관리 측면에서도 앞서 말씀드린 것처럼 많은 부분이 훨씬 효율적으로 바뀌었습니다.
Q9. ‘이 기능 정말 편리하다. 너무 좋다!’ 라고 느끼시는 기능을 몇 가지만 말씀해 주세요.
A. 아무래도 가장 좋은 점은 개인정보 보안 부분이에요. 추가 인증을 통해 본인 인증 과정을 안전하게 진행할 수 있다는 점이 정말 만족스럽습니다.
내부 기능 중에서는 기본적이지만 주소와 날짜 같은 필드에 서명 날짜를 자동으로 넣어주는 기능이 편리했고, 특히 마음에 드는 건 드롭다운 기능이에요. 저희 계약서는 옵션 조항이 많아서 선택값이 많이 필요한데, 드롭다운에 다양한 내용을 넣을 수 있어서 정말 좋았습니다.
또 체크박스 기능도 유용해요. 복수 선택, 단일 선택, 개수 제한까지 설정이 가능하고, 최근에는 한 번에 선택할 수 있는 기능까지 생겨서 점점 더 좋아지고 있습니다. 앞으로도 더 다양한 기능이 많이 생기면 좋겠습니다. 모두싸인 파이팅입니다!
Q10. 모두싸인 도입을 검토하시는 다른 교육 기업에 추천사를 남겨주세요.
A. 직접 프로그램을 만들어 쓰기 어렵거나, 원본 계약서의 안전한 보관과 인증 같은 안전거래 체결을 고민하신다면 모두싸인을 추천합니다.
가장 좋은 점은 기본이 정말 잘 갖춰진 업체라는 거예요. 거기에 머무르지 않고 기능이 계속 업그레이드되고, 새로운 기능이나 소식을 꾸준히 알림으로 알려주셔서 잊지 않고 활용할 수 있습니다.
무엇보다 담당자분들이 너무 친절하세요. 보통은 계약 체결 후에는 연락이 끊기는 경우가 많은데, 모두싸인은 먼저 연락 주시고 궁금한 점은 없는지 챙겨주십니다. 덕분에 “아, 내가 모두싸인을 잘 쓰고 있구나” 하고 계속 인지하게 돼요.
정말 감사드리고 앞으로도 오래 쓰고 싶습니다. 저도 좋은 기능들을 잘 활용하겠지만, 쉽고 편리하면서 안전하고 보관이 간편하고, 가격까지 합리적인 기능이 많이 나오길 기대합니다!
