오늘은 ‘모두싸인으로 전자계약으로 달라진 업무 이야기’를 들려드리겠습니다. 모두싸인 전자계약을 도입한 이후, 고객님의 업무 일상 많은 부분이 달라졌습니다. 더 이상 출장의 피로에 힘들지 않게 되었고, 우체국에 갈 필요도 없어졌고, 예전에는 불가능했던 해외계약도 가능해졌습니다. 모두싸인은 고객님의 업무 환경과 프로세스를 이렇게 바꾸어줬고, 기존에 불가능했던 일을 가능하게 합니다. 고객님이 모두싸인으로 달라진 이야기, 지금 직접 확인해보세요!
📮 우체국에 왔다 갔다, 등기 보낼 필요가 없어졌어요.
대부분의 회사에서 거래처, 기업 간 계약 시 등기 우편을 통해 계약서를 주고 받는 방식으로 계약이 진행됩니다. 등기 우편으로 계약서를 보내고, 받은 후 서명 날인 하고, 다시 보내기 까지 계약 1건당 최대 일주일에서 약 10일의 시간이 소요됩니다. 또한 이외에도 등기 우편 접수를 위해 우체국으로 가야하는 외근도 잦게 발생합니다.
모두싸인 고객님은 전자계약 도입 후 더 이상 계약서를 보내기 위해 우체국 갈 일이 거의 없어졌습니다.
💬 “모두싸인 이용 전, 외부 협찬사에 계약서를 보내기 위해 도장날인하여 사무실로부터 800여미터 거리에 있는 우체국에 걸어가서 번호표를 뽑고서 한참을 있어야 계약서를 보낼수 있었습니다. 최단시간으로 갔다 오더라도 30분이상 소요되었고 직원은 땀을 뻘뻘 흘리며 복귀하곤 했어요. 모두싸인을 이용하고 나서는 온라인에서 날인후 업체 담당자에게 전달하고 계약서가 완료되기 까지 시간이 얼마 걸리지 않았고 상대 업체도 우체국에 가거나 퀵서비스를 부를 필요가 없기에 매우 편리하다는 반응이었어요.”
💬 “모두싸인 이용 전, 외부 협찬사에 계약서를 보내기 위해 도장날인하여 사무실로부터 800여미터 거리에 있는 우체국에 걸어가서 번호표를 뽑고서 한참을 있어야 계약서를 보낼수 있었습니다. 최단시간으로 갔다 오더라도 30분이상 소요되었고 직원은 땀을 뻘뻘 흘리며 복귀하곤 했어요. 모두싸인을 이용하고 나서는 온라인에서 날인후 업체 담당자에게 전달하고 계약서가 완료되기 까지 시간이 얼마 걸리지 않았고 상대 업체도 우체국에 가거나 퀵서비스를 부를 필요가 없기에 매우 편리하다는 반응이었어요.”
💬 “수기 계약서 작성으로 덥거나 추운날에도 비가 오나 눈이 오나, 1km 이상을 걸어야 하는 우체국에가서 등기로 보내며 계약서를 작성하던 나날들이 사무실에 앉아 커피 한 잔 하면서 여유있게 진행할 수 있어 좋습니다.”
👉 모두싸인 전자계약으로 등기 우편으로 일주일씩 걸리던 계약 1건이 1일 내에 체결되고 있습니다. 실제로 모두싸인으로 진행된 서명 및 문서의 82%는 1일 이내에 완료, 34%는 5분 이내, 15%는 1일 이내에 완료됩니다.
👉 이처럼 모두싸인은 계약 업무 시 우체국에 가야하던 업무 일상을 바꾸었습니다. 우체국 외근을 다녀와야 했던 시간에 고객님은 사무실에서 더 중요한 업무에 집중하며 업무의 효율을 높이고 있습니다.
🚗 계약서 서명날인을 위해 미팅갈 일이 줄었어요.
위에서 말씀드린 등기 우편 계약 외에도 종이계약서에 직접 서명날인을 하여 주고 받는 방식이 기업의 보편적인 계약 방식입니다. 계약 체결 전 상호 간 협의를 위한 미팅 및 커뮤니케이션을 수차례 진행한 후 최종 계약서 작성을 위해 또 미팅을 갖습니다. 또 거래처를 방문하고, 고객을 만나기 위해 많은 시간과 에너지를 들여 차량, 대중교통 등을 이용해 외근을 가야만 하죠.
모두싸인 도입 후 고객님은 계약서 서명날인을 위해 직접 대면, 방문 미팅갈 일이 현저히 줄었습니다.“직접 서류 들고 왔다갔다 안해도 되고 단 1분이면 계약 오케이~ 정말 편하네요.”
💬 “회사 소재지와 같은 서울이라고 하더라도 길게는 대중교통으로 2시간 가량 걸려 찾아가 계약서를 작성해야 하는 경우도 있어 불편이 이만저만이 아니었습니다. 모두싸인을 도입한 이후에는 지방에 있는 직원들도 근로를 시작하기 전에 바로 계약을 체결할 수 있고, 근로계약서 뿐만 아니라 사직서 같이 예민한 서류도 즉시 체결할 수 있어 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 되었습니다.”
💬 “영업팀에서는 파트너사와 계약서 싸인할 때 직접 가지 않아도 되는 번거로움을 줄여줘서 그리고 또 코로나인데 대면 계약을 피할 수 있어서 효율이 높아졌습니다.”
💬 “업무상 고객과 다양한 계약서를 작성해야 합니다. 매번 계약서 작성 후 출력하고 출력본 들고 가서 사인받고 또 보관해야 하고… 너무 번거롭고 비효율적이었는데. 모두싸인 덕분에 업무 간소화는 물론 효율적으로 업무를 진행할 수 있었습니다! 모두싸인 덕분에 문서 관리도 훨씬 편해졌어요!”
👉 직접 대면하여 계약서에 서명날인하고 주고 받는 과정이 기존의 계약 방식이기에 여전히 우리에게 익숙하지만, 대면계약에서 발생할 수 있는 계약 체결 지연, 계약서 분실 등의 문제를 한번에 해결해 주면서도 더욱 안전하고 편리한 전자계약은 더 나은 계약 방식이 됩니다.
👉 모두싸인은 계약서 작성을 위해 또 대면하고 여러차례 방문해야하는 업무 일상을 바꾸었습니다. 계약 체결을 위해 계약과 관련한 모든 커뮤니케이션 및 협의가 최종 계약서 작성 전 충분히 진행되었다면, 계약서에 서명날인하는 마지막 과정은 비대면으로 더욱 편리하고 빠르게 진행하는 것이 전체 계약 업무 프로세스의 효율을 높여줍니다.
✈️ 해외에 있는 상대방과 계약할 수 있게 되었어요.
대면 계약, 등기우편 계약 등 기존의 계약 방식에서는 해외에 있는 계약 상대방과의 계약 시 많은 어려움이 있었습니다. 물리적 거리, 시차 등 계약 상대방이 해외에 있는 경우 정한 시간 내 계약하는 것은 불가능한 경우가 많았습니다. 계약 체결을 위한 해외출장 시 시간, 인력, 비용 등 회사의 큰 비용이 지출되는 것이 현실이었습니다.
모두싸인 고객님은 해외에 있는 상대방과의 계약도 편하게 진행할 수 있었습니다. 특히 코로나 19 확산 이후, 해외 출장도 어려워지는 상황에서 전자계약으로 빠르고 간편하게 계약할 수 있어 다행이었다는 의견을 많이 주셨습니다.
💬 “예전에는 Fedex로 계약서를 보내고 받고.. 꽤나 번거로웠는데, 해외에 체류하는 직원과의 계약도 모두싸인으로 간단하게 해결했습니다.”
💬 “특히 최근에 해외에도 계약서를 보낼 수 있게 되어 해외담당자들과의 소통이 정말로 빨라졌습니다. 하나하나 설명할 필요없이 모두싸인에서 잘 안내가 되어, 계약서를 주고받는 시간이 짧아져 일의 효율이 매우 좋아졌습니다.”
💬 “저희 회사는 해외에서 화장품을 판매하는 이커머스 회사라서 운영진이 번갈아가며 해외출장을 가야 합니다. 종종 인도에 있을 때 계약서를 작성해야 할 일들이 발생하는데, 이 전에는 DHL등 특송으로 계약서를 주고 받아야 하는 번거로움이 있었습니다. 그러나 모두싸인을 이용하면서 부터 계약서 분실 위험도 사라지고, 신속하게 계약서를 작성할 수 있어서 너무 좋습니다.”
💬 “모두싸인 덕분에 항해사로 바다 위에 있는 저자와 수월하게 계약했습니다. 외국에 있는 저자나 저작권사와 계약이 한결 편해졌어요.”
💬 “해외에 거주하는 사람들과도 쉽게 계약을 체결할 수 있어서 좋습니다.”
👉 시공간의 제약 없이 언제 어디서나 계약을 체결할 수 있는 모두싸인은 해외계약도 쉽고 빠르게 바꾸었습니다. 많은 비용이 필요했고, 특히 오랜 기간이 소요되어 힘들게만 느껴졌던 해외 계약도 전자계약으로 빠른 시일 내에, 적은 비용으로 가능하게 된 것입니다.
🗂 계약서 보관 & 관리가 훨씬 편리해졌어요.
계약 업무는 계약서를 주고 받고 서명날인을 한다고 해서 끝이 아닙니다. 서명날인한 계약서와 제반 서류를 잘 보관하는 것까지가 계약 업무의 마무리라고 하죠. 특히 계약서에는 체결하는 계약 내용과 관련한 수많은 내용이 기재되어 있기에 1건의 계약당 1장이 아닌 최소 5장, 많게는 수십 장으로 구성됩니다. 계약 1건당 10장의 종이가 필요하다고 가정할 경우, 연간 기업에서 다뤄지는 계약서 및 계약 관련 서류는 수천 수만 장에 달합니다.
모두싸인 고객님은 전자계약으로 계약서 보관과 관리가 훨씬 편리해졌습니다. 필요할 때마다 계약서를 다시 찾기에도 쉽고, 계약서 분실의 염려가 없으니 계약 업무의 부담도 많이 줄었습니다.
💬 “사무실을 이전할 때에 서류가 분실되기도 했는데 모두싸인은 온라인 기반 서류 저장 방식이라, 장소와 상관없이 서류가 온전히 보전된다는 점이 안심됩니다. 이 부분은 계약 업무에서 제일 중요한 부분이기도 합니다.”
💬 “근로계약서 같은 계약서를 서면으로 처리하면 그 증빙들을 종이로 다 보관해야 해서 서류보관이 굉장히 부담스러운데, 모두싸인을 이용하면서 이런 서류 보관에 대한 부담이 줄게되어 만족합니다.”
💬 “계약서를 따로 보관해야하는 번거러움도 줄일 수 있어서 정말 좋아요. 뿐만 아니라 지난 계약을 검토할 때도 검색을 통해서 원하는 계약서를 바로 찾을 수 있으니까 계약 시에 업무 효율이 훨씬 좋은 것 같아요.”
👉 모두싸인은 계약 업무의 마무리이자 꼭 챙겨야하는 계약서 보관 및 관리 방식을 바꾸었습니다. 전자계약으로 종이계약서를 스캔, 복사, 파일링하여 보관하지 않아도 되고 계약서 보관함이 별도로 필요하지 않게 되었습니다. 각각 계약서 마다 업무에 따라, 프로젝트에 따라 파일링하여 라벨지를 붙이고 보관함에 순서대로 끼워두곤 했던 복잡하고 번거로운 계약서 보관은 더 이상 필요하지 않게된 것입니다.
👉 모두싸인으로 진행한 문서는 반영구적으로 보관됩니다. 이로써 문서 분실, 누락에 대한 염려는 하지 않아도 됩니다. 부서, 팀 구성원간 모두싸인으로 진행한 문서를 공유할 수 있어 별도 계약서 전달 또는 공유 절차가 필요하지 않습니다. 검색 및 폴더 기능으로 필요에 따라 문서를 폴더링 하여 언제 어디서나 편리하게 보관하고 관리할 수 있습니다.
지금까지 모두싸인이 바꿔 놓은 업무 일상 이야기, 모두싸인으로 달라진 고객님의 이야기를 들려드렸습니다. 모두싸인으로 어렵고 힘들었던 계약 업무가 쉽게 바뀌었고, 만나야만 가능했던 계약이 비대면으로 가능해졌으며, 우체국에 가지 않아도 계약 업무를 처리할 수 있게 되었습니다. 심지어 수십일이 걸렸던 해외계약도 모두싸인으로 빠르게 가능해졌습니다. 이처럼 모두싸인 전자계약 이용으로 업무 일상이 바뀌고, 비용과 시간은 절감, 업무 효율은 높아집니다.
계약 방식을 바꾸는 것, 우리 회사를 바꾸는 일입니다. 더 이상 번거롭고 불편한 계약 업무로 힘들어할 필요가 없습니다. 쉽고, 빠르고, 안전하며, 간편한 계약 체결, 지금 모두싸인으로 시작할 수 있습니다.
1분 회원가입으로 1개월 무료 이용이 가능한 모두싸인 전자계약 서비스를 지금 바로 시작해보세요!
