“나만 알고 싶은 모두싸인!
모두싸인은 이디엠에듀케이션의 경쟁력입니다.”
유학 컨설팅 사업을 기반으로, 다양한 교육 사업을 운영하는 이디엠에듀케이션. 이디엠에듀케이션은 모두싸인 API 연동으로 내부 어드민에서 사업 운영에 있어 필요한 계약 업무를 진행하고 있습니다. 모두싸인으로 계약 업무의 비효율이 개선된 이야기, 모두싸인이 이디엠에듀케이션의 경쟁력이 된 이야기를 함께 들어보실까요?
Q1. ‘이디엠에듀케이션’을 소개해주세요.
A. 이디엠에듀케이션은 고객이 자신의 꿈을 발견하고 그 꿈을 이룰 수 있도록 돕는다는 기업 소명 아래 ‘love your dream’ 라는 슬로건을 가지고 일하고 있습니다. 유학, 아트 유학, 아트 유학을 준비하는 포트폴리오 학원 그리고 영어 시험을 준비하는 아이엘츠 어학원, 해외 대학을 진학할 때 준비 과정인 파운데이션 스쿨 등을 운영하고 있습니다. 국내 유학 컨설팅 기업 중에서는 매출과 시장 점유율이 가장 큰 기업입니다.
Q2. 사업 운영에 있어 체결되는 계약은 어떤 것들이 있나요?
A. 유학원과 고객 간 체결하는 수속약관이 가장 많이 체결하는 계약인데요. 어학연수 수속 대행 서비스를 제공하면서 유학원과 고객이 상호 권리와 의무 사항을 규정하는 데 그 목적이 있는 계약입니다. 또한, 진학하게 될 학교의 약관(Terms & Condition) 확인 동의서도 해당 계약서 내에 들어가 있어 아주 중요한 문서입니다.
Q3. 교육업에서의 계약의 중요성에 대해 말씀해주세요.
계약 체결과 관련하여 발생하는 문제가 있다면 무엇인가요?
A. 서명자인 고객이 ‘계약서의 내용을 명확하게 인지할 수 있는지’가 가장 중요한 것 같습니다. 계약 중도 해지가 발생할 경우를 대비해 수속 환불조항과 상호 간 책임 규정을 명확히 하는 것이 필요하기 때문이죠. 그리고 유학, 어학연수 같은 경우에는 학비 부담을 부모님이 하는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 대부분의 계약서에 계약 당사자와 법정대리인의 서명이 필요한 점이 유학 컨설팅 특성상 타 산업군과 구별되는 특이사항인 것 같네요. 또한, 계약서를 작성하지 않고 대금 결제를 받는 업체들의 사기 행각 때문에 유학생들이 피해를 입는 사건들이 있습니다. 안전하고 신뢰할 수 있는 유학 절차 대행을 위해서는 ‘계약 체결 및 교부’가 필수적이라 할 수 있습니다.
Q4. 전자계약 도입 전 계약 업무 방식은 어떠셨나요?
A. 이전에는 종이로 계약을 체결하는 구조였어요. 고객이 사무실로 직접 찾아오셔서 계약서에 서명하는 게어려운 경우에는 이메일로 계약서를 보내 드리고, 고객이 직접 프린트해서 해당 계약서에 서명하고, 이를 다시 스캔본으로 저희에게 보내주는 프로세스였습니다. 몇몇 고객분들께서는 계약서를 사진 촬영한 다음, 카카오톡으로 저희에게 보내주시기도 하셨는데요. 지금 생각해보니 저희도, 고객분들도 상당히 번거로운 방식이었던 것 같네요.
Q5. 모두싸인 전자서명 도입 배경을 말씀해주세요.
A. 내부적으로 전자계약 서비스에 대한 필요도가 굉장히 높았던 상태였습니다. 코로나19 이전에 비해 한 직원당 감당해야 할 고객의 숫자가 많아졌기 때문인데요. 이에 따라 다뤄야 하는 계약서와 서류들 역시 늘어났습니다. 특히 유학원 특성 상 외국 학교의 공식 서류들은 영어로 되어있고 그 양도 많으면 20장에 달하는 경우가 있기 때문에, 서류의 양이 어마어마하거든요. 그래서 그런지 모두싸인 전자계약 시스템을 시연 했을 때, 직원들이 환호하더라고요.
Q6. 모두싸인 도입 당시, API 연동형으로 검토하셨던 이유가 있으시다면요?
A. 학교 약관 문서가 학교마다 다르기에, API를 활용하여 이 약관 문서가 자동으로 계약서 템플릿에 포함되길 원했는데요. 그렇기 때문에 유학원, 고객, 학교 3자 간의 문서를 통합하여 체결할 수 있는 프로세스 구현이 필수적이었어요. 또한, 수속약관 발송 여부, 고객의 수속약관 서명 완료 여부, 완료된 문서를 인트라넷에서 바로바로 확인하고 싶었기 때문에 API 연동형으로 도입했습니다.
Q7. 모두싸인 전자계약 도입 후 느끼시는 변화와 효과에 대해 말씀해주세요.
A. 첫 번째로는 업무 효율이 굉장히 높아졌습니다. 고객과 계약을 체결할 때 소요되는 시간과 더불어 고객 상담 부서와 외국 학교 지원 부서 간 커뮤니케이션 코스트가 상당히 줄었습니다. 이전에는 수속약관마다 학교별 약관 문서가 들어가있는 지 아닌지를 여러번 확인해야 했는데요. 지금은 클릭 한번이면 고객이 사인하고, 승인하고, 바로 인트라넷에서 해당 내용을 조회할 수 있습니다. 외부적으로, 내부적으로 시간이 엄청나게 단축되는 것이죠.
두 번째로는 휴먼 에러가 사라졌습니다. 이전 계약서의 히스토리 기록이 사라지거나, 파일이 누락되는 사고들이 없어졌어요. 마지막으로는 브랜딩 효과가 있는데요. 고객과 저희가 맺는 수속 약관이 종이 계약서로 전달되느냐, 전자문서로 전달되느냐에 대한 차이가 고객 경험을 좌우하는 것 같습니다. 모두싸인 전자계약으로 인해 고객 경험 만족도가 올라가고, 좋은 인상을 고객에게 줄 수 있어서 정말 만족하고 있어요.
Q8. 교육 업계에 모두싸인 전자계약을 추천하는 한 말씀 부탁드립니다!
A. ‘나만 알고 싶은 모두싸인’. 이런 표현을 쓰고 싶은데요. 이디엠에듀케이션만의 경쟁력이 되었으면 하는 마음에 드린 말씀입니다. 실제로 모두싸인은 저희의 세일즈 포인트이기도 하고요. 또 유학의 키 포인트는 ‘안전’인데, 모두싸인은 고객에게 안전한 유학을 보장드릴 수 있는 중요한 열쇠이기 때문에 이디엠에듀케이션의 브랜딩 요소이자 경쟁력으로 작용하고 있습니다.
