어떤 내용에 대해 ‘동의함’ 의 의사 표시를 문서로 하는 동의서, 동의 사실을 문서로 증명하기 위해 동의서를 작성합니다. ‘동의’ 의사 표시를 증명하기 위해 당사자의 서명날인이 필수적으로 요구됩니다. 우리는 업무를 할 때, 일상에서도 자주 동의서를 접하게 되는데요. 동의서 업무도 전자계약으로 쉽고 빠르게 진행하는 전자동의서에 대해 모두 알려드립니다.
동의서, 어떤 경우에 작성하나요?
업무 외에도 일상에서 ‘동의서’ 는 자주 접하게 되는 문서입니다. 가장 많이 서명날인하게 되는 문서는 개인정보수집및이용동의서가 있습니다. 직장에서는 각종 확인서나 취업규칙 변경 동의서 같은 문서를 작성하며 학교 또는 학교에서 각종 프로그램 참가 동의서나 학부도 동의서를 작성합니다. 병원에서는 수술동의서를, 은행에서는 금융상품 가입 동의서, CMS 이체 출금 동의서가 많이 쓰입니다. 그리고 우리의 일상에서는 입주민 동의서 등 아파트 동의서도 자주 접하고 있습니다.
이처럼 다양한 기관과 장소에서 동의서를 교부하여, 동의서를 받아 서명날인한 후 제출하고, 동의서를 취합하는 일련의 과정으로 동의서 업무가 진행되고 있습니다. 동의서가 쓰이지 않는 분야는 없다고 해도 과언이 아닐만큼 우리에게 있어 동의서는 빈번하게 작성하고 있는 문서 중 한 가지 입니다.
대면하고 수기로 서명하고, 며칠 몇 주가 걸리는 동의서 업무
동의서를 교부하여 취합해야하는 업무 담당자님의 경우, 동의서를 받아 서명날인 해야하는 당사자의 경우, 모두 어떻게 동의서를 주고 받고 계신가요?
종이 동의서를 당사자에게 배부하고, 당사자는 종이 동의서에 서명날인하고 제출합니다. 이후 동의서 업무 담당자는 수십, 수백장의 종이 동의서를 취합하여 파일에 보관하거나 별도로 스캔한 후 저장공간에 보관하여 관리하는 경우가 대부분입니다.
동의서 교부 및 취합 업무는 정말 많은 시간이 소요됩니다. 특히 입주민을 대상으로한 아파트 동의서, 입주민 동의서나 기업 내 근로자를 대상으로한 각종 동의서 업무는 생각보다 번거롭고 낭비되는 지점이 많습니다.
아파트 공동현관 게시판이나 엘리베이터에 종이 동의서나 펜이 비치되어 있는 것을 자주 볼 수 있습니다. 이는 세대주 또는 입주자의 실명이나 전화번호 등 개인정보상의 문제로 이어질 수 있습니다. 이 방법이 아닌 입주자 대표 또는 관리사무소에서 직접 세대별 동의서 취합을 하는 경우에는 몇 번이나 각 세대를 방문해야 하고 부재할 경우 애로사항이 큽니다. 시간 낭비, 비효율의 문제, 또 코로나19 대면 위험까지 감수해야 합니다.
기업의 인사팀 직원이라면 전체 근로자 대상 동의서 배부 및 취합 업무를 빈번하게 진행하게 됩니다. 동의서 일괄 발송은 사내 메신저나 메일로 진행하더라도, 서명날인 받고 취합하는 절차는 정말 힘든 업무 중 하나입니다. 또한 동의서의 내용에 따라 특정 시기에 신속한 동의서 취합이 필요한 경우는 기한 내 회신이 오지 않게 되면 근로자에게 추가 연락을 해야하고 동의서 일괄 취합에 많은 번거로움이 있습니다.
동의서, 전자동의서로 진행하고 전자서명 받으면 모든 과정이 편리해집니다.
동의서 업무의 핵심은 당사자의 동의 의사를 표시하는 서명날인, 동의 내용에 대한 정확한 인지, 기간 내 동의서 취합입니다. 종이 동의서는 이제 그만, 전자동의서로 진행하면 업무 담당자와 당사자 모두가 편리해집니다.
모두싸인에서는 계약서 뿐만 아니라 서명이 필요한 모든 문서 진행이 가능한데요, 이미 많은 기업에서 개인정보동의서, 각종 프로그램 참가 동의서, 회원가입 신청서, CMS동의서 등 다양한 동의서에 모두싸인을 이용하고 있습니다.
같은 양식의 동의서를 수백, 수천명에게 일괄적으로 보내고 받아야하는 경우가 많기에 모두싸인 ‘대량전송’을 이용하면 수천 건의 문서도 한번에 진행할 수 있습니다. 대량전송을 위한 문서를 업로드하거나 템플릿으로 지정해둔 후, 각 상대방의 정보가 기재된 엑셀파일을 업로드하여 상대방의 이메일이나 카카오톡으로 일괄 전송할 수 있습니다. 각 당사자는 언제 어디서나 동의서를 열람하고 서명날인할 수 있게 되고, 완료된 동의서는 업무 담당자의 모두싸인 계정과 당사자에게 자동으로 교부되기에 이후 별도의 교부나 전송이 필요없습니다.
모두싸인 전자동의서는 동의서 전송, 서명날인부터 취합 이후 보관 및 관리까지 가능하기 때문에 분실이나 누락의 문제를 한번에 해결해줍니다. 동의서 취합 이후 저장된 동의서를 업무와 목적에 따라 모두싸인 전자계약 서비스 내에서 폴더로 분류하여 관리하여 필요한 경우 언제나 찾아볼 수도 있습니다.
동의서 작성, 취합이 간편해지는 모두싸인 그룹 체크박스 기능
동의서에는 서명날인 외에도 ‘체크’ 표시해야하는 경우가 많습니다. 이때, 전자동의서 진행 시 모두싸인 체크박스 기능을 활용하여 편리하게 동의서를 작성할 수 있습니다. 그룹 체크박스 기능으로 서명 당사자의 번거로움도 줄일 수 있습니다.
모두싸인 체크박스 기능은 당사자가 선택할 수 있는 항목 개수를 설정하고, 동의서에 서명날인하는 당사자는 하나 또는 여러 개의 체크박스를 선택 체크할 수 있습니다. 즉, 여러 개의 체크박스 중 한 가지만 선택하거나, 다중 선택을 할 수 있습니다.
동의서 설정 단계부터 전송, 서명날인, 보관 및 관리까지 모두싸인 전자동의서로 완전히 새로워집니다.
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