전자근로계약서란?
모든 사업장에서 체결하는 근로계약은 아르바이트생, 계약직, 정규직 등 근무 형태에 구분 없이 필수적으로 체결해야합니다. 근로계약 체결은 곧 근로계약서를 작성하는 것을 의미합니다.
전자근로계약서는 전자적 형태의 근로계약서입니다. 근로계약에 대한 내용을 전자적 형태로 작성하여, 근로계약 체결 과정에서 계약 당사자가 서명하고 주고 받는 문서인데요, 고용노동부에서는 사내 전산망, 인터넷 구인 ・ 구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성하는 경우나 수기, 한글 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장한 경우를 전자근로계약서 작성으로 인정하고 있습니다.
전자근로계약서의 법적 효력
전자근로계약의 법적 효력은 고용노동부 전자근로계약 활성화 가이드라인과 전자문서, 전사서명 각각의 법적 효력에서 근거합니다.
✔️ 고용노동부 ‘전자근로계약 활성화 가이드라인’
2016년, 고용노동부는 전자근로계약 활성화 가이드라인을 발표하며 전자근로계약 이용을 적극 장려했습니다. 전자근로계약 활성화 가이드라인의 내용은 ‘IT 기술의 전자근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성율을 높일 수 있는 새로운 수단으로 주목 받고 있고, 정부는 ⌜근로기준법⌟, ⌜전자문서 및 전자거래 기본법⌟ 등 관련 법령을 토대로 전자근로계약서의 작성, 교부, 보존에 관한 가이드라인을 마련하여 노동시장 전반에 합리적이고 투명한 근로계약 체결 문화와 관행이 확산되도록 하고자 함’ 을 주로 담고 있습니다. 이 전자근로계약 활성화 가이드라인에서 ‘사용자와 근로자는 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있다’ 고 명시하여 전자적 형태로 작성하는 근로계약서의 법적 효력을 인정하고 있습니다.
✔️ 전자문서, 전자서명의 법적 효력
전자근로계약서는 전자화된 문서, 즉 전자문서 형태이기에 전자근로계약서의 법적 효력이 인정되기 위해 전자문서의 법적효력에 대해서 명확히 해야합니다. ⌜전자문서 및 전자거래 기본법⌟ 과 ⌜전자서명법⌟에 따라 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니하고, 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니하기에 종이문서와 동일한 법적 효력을 갖고 있습니다.
이처럼 전자문서법 제4조제1항에 따라 근로계약서도 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 않습니다. 또한, 전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용프로그램(한글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등)이나 전자근로계약서 작성을 지원하기 위하여 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용하여 작성할 수 있습니다.
전자근로계약서로 채용 시스템 보완
전자근로계약서로 우리 회사 인사팀의 채용 시스템을 보완할 수 있습니다.
근로계약서 작성 지연 문제 해결
근로계약서는 입사 당일에 꼭 작성해야합니다. 하지만 바쁜 인사팀의 업무 신규 근로자의 근로계약서 작성이 2 ~ 3 일씩 지연되는 경우가 빈번하게 발생합니다. 직접 만나지 않아도 되고, 계약서를 출력하고 복사하지 않아도 되니 더 이상 오랜 시간이 걸리지 않습니다. 모두싸인 전자근로계약을 이용하면 근로계약서 작성 지연의 문제를 사전에 방지하고 해결할 수 있습니다.
채용 마지막 단계에서 입사 확약서 등 작성
채용의 마지막 단계에서 입사확약서를 작성할 경우에도, 전자근로계약을 이용하면 다른 업무 일정에 영향을 적게 받기 때문에 정해진 일정에 따라 입사확약서를 작성할 수 있습니다. 채용 과정의 마지막까지 모두 통과한 입사 예정자라면 전자근로계약으로 입사 확약서를 작성하여 입사에 대한 약속을 정확하게 할 수 있습니다.
노사간 상호 신뢰 관계 구축
근로계약, 연봉계약 체결을 전자근로계약으로 진행하면 계약서 작성 일정이 지연되는 경우를 사전에 방지할 수 있습니다. 이로써 근로자는 기다릴 필요 없이 노사간 정한 일정에 따라 근로계약, 연봉계약을 체결할 수 있어 상호 신뢰하는 노사관계를 구축할 수 있습니다. 근로자를 위해 필요한 절차를 면밀하게 챙기는 회사, 모두싸인 전자근로계약으로 우리 회사 채용 시스템을 더욱 안정적으로 보완할 수 있습니다.
기업의 핵심인 인사 관리 업무를 효율적으로 개선
계약서 작성, 계약 체결 과정만 전자화된다고 해서 편할까요? 보관 및 관리의 용이도 필요하고, 근로계약서 외 인사팀에서 자주 진행해야 하는 각종 문서도 전자근로계약서비스로 진행할 수 있어야 합니다.
근로계약서, 연봉계약서 보관 및 관리
근로자와 작성한 계약서를 편리하게 보관하고 관리할 수 있어야 근로계약을 전자화하는 것의 효용이 더욱 크게 다가올 것입니다. 전자근로계약서는 계약서 작성 및 서명 입력 등 계약 체결 과정만 편리해지는 것 뿐만 아니라 계약 체결 이후 보관, 관리까지 편리해집니다. 인사팀에서 계약서를 찾아봐야하는 경우는 정말 많은데요, 그럴 때 마다 문서 보관함을 가거나, 파일을 꺼내어 다시 살펴보는 것은 비효율적입니다. 전자근로계약서는 전자계약서비스 상에 진행한 근로・연봉 계약서가 보관되기 때문에 분실의 염려가 없고 필요에 따라 언제나 다시 찾아볼 수 있습니다. 또한 문서를 목적과 성격에 따라 폴더링할 수 있어 기업의 핵심인 인사 관리 업무를 효율적으로 개선하게 해줍니다.
각종 동의서, 확인서 등 전직원 대상 문서 서명 진행
인사팀에서 다루는 인사/노무 관련 문서는 정말 많습니다. 전자근로계약서비스를 이용한다면, 근로・연봉 계약 이외에도 각종 동의서, 확인서도 전자적으로 진행 및 관리, 그리고 보관할 수 있습니다. 전체 근로자 대상으로 서명 및 확인이 진행되어야 하는 경우, 전자근로계약서비스를 이용하면 일일이 전송할 필요 없이, 문서 업로드 및 해당 문서를 받을 근로자 정보를 엑셀 파일로 업로드하여 수백, 수천 건의 문서도 한번에 진행할 수 있습니다. 연차동의서, 급여명세서, 법정교육이수확인서 등 인사팀에서 연중 꼭 진행해야하는 각종 동의서, 확인서도 전자근로계약서비스로 진행하여 더욱 효율적으로 인사 관리할 수 있습니다.
모두싸인 전자근로계약서는 교부 및 보존의 의무 이행 가능!
위에서 알려드린 전자근로계약서의 편리함과 장점을 모두싸인 전자근로계약서비스로 전부 가능합니다. 또한 모두싸인 전자근로계약은 계약 체결 완료와 동시에 계약 당사자에게 완료된 계약서가 자동으로 교부되기에, 근로기준법상 계약서 교부의 의무도 이행할 수 있도록 도와줍니다. 교부의 의무 뿐만 아니라 반영구적으로 보관되는 모두싸인 전자근로계약으로 보존의 의무도 별도로 챙길 필요 없이 이행할 수 있습니다 인사팀의 핵심 업무인 채용, 올바르고 좋은 채용에서 가장 중요한 근로・연봉 계약의 모든 과정을 처음부터 끝까지 모두싸인을 이용하여 원스톱으로 진행할 수 있습니다.
인사팀, 근로자 모두를 위한 모두싸인 전자근로계약
인사 관리 업무 효율화를 위해 도입한 전자근로계약이 근로자에게도 편리해지고, 이로써 우리 회사 모두가 더욱 좋아진다면 이용하지 않을 이유가 없을 것 같습니다. 인사팀의 소중한 시간과 비용은 절감하고 비효율의 문제를 모두 해결하면서, 인사팀과 근로자 모두에게 편리해지는 전자근로계약서를 우리 회사에서도 이용해보세요!
