HR담당자의 서류 업무를 디지털화 하고,
전자계약을 통해 직원들의 만족도까지 높이는 TIP
많은 사람들은 계약서에 서명하는 데 많은 시간과 돈을 투자합니다. 또한, 서명된 계약서 보관에 막대한 비용이 필요합니다. 하지만 서류를 캐비넷에 보관하는 형태가 장기적인 관점에서 도움이 될까요? 아닙니다. 서류 보관과 유지에 대한 부담만 커질 뿐입니다.
비대면 시대, 계약서의 서명을 위한 시간을 줄일 수 있습니다. 달라진 업무환경은 국내뿐 아니라 세계적인 흐름속에 전통적인 서명 형태를 넘어 전자계약으로 대체되고 있습니다.
기존의 서면계약에서 전자계약으로 전환은 문서에 빠르게 서명하는 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 기업의 주요 문서는 클라우드에 안전하게 보호되어 기밀 문서가 변조될 염려가 줄어듭니다.
HR부서의 업무도 마찬가지입니다. HR부서는 업무의 과정에 여러가지 서류 작업 그리고 채용의 과정에서 많은 서류의 작성과 관리가 필요합니다.
HR 부서의 중요 계약 서류 작업 범위
HR 부서는 구성원의 입사 과정부터 퇴사 과정까지 다양한 서류 작업에 업무를 진행합니다.
1. 채용
어느 조직에나 채용 과정에는 많은 서류 작업이 포함됩니다. 면접관과 면접자는 많은 양식과 문서의 작성이 필요합니다. 먼저, 면접 기록 양식, 개인 정보 기록 양식, 그리고 마지막으로 면접을 통과하면 채용 제안서까지 채용 과정엔 많은 서류작업이 동반됩니다.
2. 입사
구성원의 채용이 확정된 후 서류 업무는 이제 시작입니다. 입사 제안서에 서명하고 신규 구성원에게 전달하면 입사 절차가 시작합니다. 비밀유지각서에 서명하는 것부터 연봉 계약서, 개인정보활용 동의서, 교육 서류, 입사 서류제공의 과정에서 수많은 서류 작업이 시작됩니다. 이러한 절차는 새로운 구성원이 늘어날때마다 매번 반복적으로 작업이 필요합니다.
3. 급여관리
매월 구성원의 급여 지급을 위해서 문서 업무가 동반됩니다. 다양한 근무형태에 맞춰 작성이 필요하며, 초과한 근무내용을 바탕으로 근로기준법 기준에 따라 매달 정산이 필요합니다.
4. 인사평가
매년 직원들의 노력과 헌신에 대한 보상을 하기 위한 인사 평가가 필요합니다. 평가의 결과를 결정을 위해 직원과 매니저들 모두 양식을 작성해야 하고 HR부서가 양식을 작성 및 배포해야 합니다.
5. 퇴사
퇴사 시 퇴사 규정에 따른 다양한 문서 작업이 필요합니다. 직원의 퇴사 절차가 원활히 진행되려면 여러가지 서류에 서명 및 문서 교부가 필요합니다.
6. 세금처리(연말정산)
직원들의 세금처리를 위해 관련 회계 자료를 담당 부서에 제공해야 합니다. 또한 매년 직원들의 연말 정산을 위해도 서류 업무가 추가로 필요합니다.
전자계약이 HR 서류 업무를 줄이는 데 어떻게 도움이 될까요?
전자계약 서비스를 도입하면, 서명이 필요한 문서 업무의 프로세스의 변화를 만들 수 있습니다.
안전하고 보안을 갖춘 온라인 플랫폼에 문서를 업로드할 수 있으며, 서명 및 모든 절차를 쉽게 디지털화할 수 있습니다. 기존의 종이 서류를 온라인으로 서명할 수 있고, 서명이 필요한 다양한 서류도 시간과 공간에 상관없이 어디에서나 동일하게 서명할 수 있습니다. 이를 통해 HR 업무의 비효율성을 줄이고 각종 서류 업무를 크게 줄여줍니다.
HR부서의 전자계약 도입의 장점
전자계약의 도입은 다양한 기업의 다양한 부서에게 혜택을 줍니다.
HR부서에서 전자계약 도입을 통해 얻을 수 있는 대표적인 이점은 무엇이 있을까요?
채용 및 온보딩 가속화
전자계약으로 입사 절차를 밟으면, 입사 승인 서류의 전달이 늦어짐으로 인해 적임자를 놓치는 일을 줄여줍니다. 전자계약을 통해 어디에서나 채용 제안서에 서명 할 수 있으며 서명하는 즉시, 입사를 확정을 할 수 있습니다. 입사 이 후, 종이 서류대신 온라인으로 양식을 작성하여 빠르게 작성 전달하는 것은 구성원 입사 후 조직에 더 빠른 적용에 도움이 됩니다. 새로운 구성원은 입사 서류 작업을 작성하는데 사용하는 시간을 새로운 팀과 더 많은 시간을 보내는데 활용 할 수 있습니다.
업무 프로세스 디지털화
전자계약은 업무 프로세스를 디지털화하여 디지털 격차를 해소하는 데 도움이 됩니다. 계약서를 온라인으로 관리하면, 중요한 계약서를 안전하게 저장 및 관리할 수 있습니다. 100개 이상의 계약서 파일을 매번 살펴볼 필요가 없습니다. 문서가 분실 혹은 훼손으로 인한 과정도 예방 할 수 있습니다.
서류 작업 시간 및 비용 절감
전자계약을 사용하려면 문서가 전자화된 상태여야 합니다. 따라서 일단 온라인으로 보관하는 문서는 인쇄할 필요도 없고 서명자에게 가져가 서명할 필요도 없습니다. 서류에 인쇄할 필요 없이 전자계약 플랫폼에 올리고 서명 후 다른 사람에게 전송할 수 있습니다. 종이를 아껴 환경을 보호하고, 비용도 절약 할 수 있습니다.
전자계약은 인사 업무에 보안을 더합니다. 특히 인사관련 서류는 내부 보안이 매우 중요합니다. 전자계약은 암호화되어 있으므로 당사자가 아닌 타인이 계약서를 확인하거나 위조할 수 없으므로 저장 및 보안도 유지됩니다. 또한 HR부서의 문서 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
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