인사팀은 기업에서 서명(사인/도장)을 가장 많이 사용하는 부서 중 하나입니다. 채용 과정에서 근로계약을 체결할 때, 정부지원사업 양식에 서명할 때, 각종 동의서나 확인서에 직원 서명을 취합하는 경우에도 자주 서명을 하게 됩니다. 전자서명, 전자계약, 전자결재를 도입하여 이용하는 기업이 많아진 만큼, 인사 담당자는 문서에 서명할 때 전자서명, 전자계약 시스템을 이용하는 것이 익숙할 것입니다. 이제 단순히 기존 수기 서명을 전자적 형태로 전환하는 것에서, 전자계약의 기능을 잘 활용하여 업무 프로세스를 최적화하는 것이 필요합니다.
전자계약을 도입했다면, 그 다음 단계로 인사팀 업무 프로세스 최적화를 진행해야 합니다. 굳이 새롭게 많은 것을 설정하거나 변경하지 않더라도 모두싸인 전자계약으로 쉽고 간편하게 업무 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
인사팀에서 직원이나 외부 계약 상대방에게 문서를 전송하는 것, 사인/도장을 입력하는 과정에서 더욱 편리하게 서명할 수 있도록 개선된 서명 경험을 제공하는 것, 이후 문서 교부, 관리, 보관까지 그리고 이를 통해 불필요한 업무를 줄여 인사팀의 업무 프로세스를 최적화하는데 필수적인 모두싸인의 기능을 알려드립니다.
인사 담당자, 계약 당사자 모두가 편리한 계약 체결 과정
우리 회사 인사팀 템플릿
모두싸인에서는 템플릿 기능으로 자주 사용하는 문서를 미리 셋팅할 수 있습니다. 매번 자주 사용하는 우리 회사 고유 문서, 우리 회사의 근로・연봉계약서 등 필수 문서를 미리 템플릿으로 저장해두고 필요 시 마다 서명, 계약을 진행할 수 있습니다.
특히 엔터프라이즈 요금제에 제공되는 조직관리 기능으로 우리 팀 템플릿을 만들어 팀 내, 조직 내 팀간 템플릿 공유도 자유롭게 할 수 있습니다.
PC, 모바일, 태블릿 등 기기 제한 없는 서명 입력
모두싸인 전자계약 체결 과정에서 계약서를 받아 서명을 입력하는 경우 PC, 모바일, 태블릿 등 기기 제한 없이 서명을 입력할 수 있습니다. 이메일로 계약서를 받더라도, 또는 카카오톡으로 계약서를 받더라도 나의 환경과 상황에 맞게 지금 사용하고 있는 기기에서 바로 계약서를 확인하고 서명을 입력할 수 있습니다.
사인/도장 제작
모두싸인에서는 나만의 사인/도장을 바로 제작할 수 있습니다. 다양한 폰트와 스타일 중 내가 원하는 대로 사인/도장을 만들어 계약 체결 과정에서 이용할 수 있습니다. 새롭게 사인/도장을 제작하지 않더라도, 기존에 가지고 있는 도장 이미지를 업로드하면 바로 PNG 이미지 파일로 변환되어 문서에 편리하게 이용할 수 있습니다.
회원가입 필요 없는 계약 상대방
계약서를 보내는 서명 요청자는 모두싸인에 가입하여 이용해야 하지만, 계약서를 받는 계약 상대방은 모두싸인에 가입하지 않아도 이메일, 카카오톡으로 계약서를 확인하고 서명할 수 있습니다. 계약 상대방이 모두싸인을 모르거나, 회원이 아니더라도 OK! 모두싸인으로 모든 계약 당사자 모두가 쉽고 빠르게 계약할 수 있습니다.
첨부파일 요청
모두싸인에서 상대방에게 서명을 요청할 때, 첨부파일을 요청할 수 있습니다. 주민등록증 사본이나 통장 사본 등 계약 체결 시 필요한 제반서류를 별도로 취합할 필요 없이 계약 체결 과정에서 요청하고 받아 취합할 수 있습니다.
인사팀 업무 프로세스 간소화를 통한 생산성 향상
대량전송
모두싸인 대량전송 기능으로 인사 업무의 시간을 절약할 수 있습니다. 전체 직원을 대상으로 일괄 교부, 서명을 받아 취합해야하는 각종 동의서, 확인서, 휴가사용 촉구 양식 등의 문서를 더 이상 일일이 보내지 않아도 됩니다. 모두싸인 대량전송 기능으로 필요한 문서 파일, 근로자 이름 등 정보가 입력된 엑셀파일을 업로드 하면 수백, 수천 건의 계약도 한번에 처리할 수 있습니다.
계약서 자동 교부
인사팀에서 근로계약, 연봉계약을 체결한 이후 중요한 과정이 한 가지 더 있습니다. 바로 계약서를 복사하여 근로자에게 교부하는 과정입니다. 모두싸인 전자계약 체결 과정에서는 모든 계약 당사자가 서명 입력을 완료하는 동시에 서명이 완료된 계약서가 자동으로 교부됩니다. 계약서 교부를 위해 계약서 작성 후 스캔, 복사 등을 추가로 진행할 필요가 없습니다. 이로써 근로기준법에 명시된 근로계약서 교부의 의무도 잘 이행할 수 있어, 인사 업무도 안심하고 처리할 수 있습니다.
조직 내 팀, 담당자 간 문서 공유
엔터프라이즈 요금제에 제공되는 조직관리 기능으로 회사의 조직 구조를 반영하여 팀을 생성하고 팀의 하위계정을 이용하는 각 구성원의 모두싸인 내 업무 권한을 관리할 수 있습니다. 이를 통해 팀 내, 담당자간 문서를 공유하여 협업이 필요하거나 많은 담당자의 접근이 필요한 문서의 경우 별도로 이메일, 사내 메신저를 통해 문서 파일을 업로드 및 공유할 필요가 없어집니다. 편리한 문서 공유가 가능한 모두싸인 조직관리로 계약 업무의 생산성은 더욱 높아집니다.
문서 보관 및 관리
모두싸인에서는 계약 체결 과정 이후 계약서 보관 및 관리도 편리하게 할 수 있습니다. 모두싸인으로 진행한 계약서, 문서는 반영구적으로 보관되어 언제 어디서나 문서가 필요할 때 모두싸인에 로그인하여 문서를 열람할 수 있습니다. 그리고 폴더 기능으로 업무에 따라 문서를 폴더링 하여 더욱 편리하게 문서를 보관하고 관리할 수 있습니다. 별도로 문서를 다운로드 하고 인쇄하여 보관함에 종이문서를 보관하지 않아도, 모두싸인에 로그인 한번만으로 필요시 마다 간편하게 찾아볼 수 있습니다.
계약에 대한 신뢰성 향상
서명 진행상황 확인
모두싸인으로 서명 요청한 문서의 진행상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 모두싸인에 로그인하면 나타나는 내 문서에서 상대 서명 대기 중, 서명 거절, 서명 완료 등 문서의 진행상황을 추적할 수 있어 서명 요청을 취소하거나, 서명 요청 알림을 추가로 보낼 수도 있습니다. 계약서를 보내어 서명 요청을 한 것에서 그치지 않고, 문서의 서명 진행상황을 실시간으로 확인하여 계약 당사자간 신뢰를 높일 수 있습니다.
감사 추적 인증서
감사 추적 인증서는 계약에 대한 정보를 디지털 로그화한 문서입니다. 모두싸인으로 진행한 계약이 완료됨과 동시에 완료된 계약서가 자동으로 계약 당사자에게 전송될 때, 감사 추적 인증서도 함께 전송됩니다. 감사 추적 인증서에는 계약서 이름, 페이지 수, 서명 진행 상태, 고유 식별 번호 등 계약서에 대한 정보와 본인 인증 정보, 계약서 확인 시점, IP주소, 사인/도장 형태 등 계약 당사자에 대한 정보가 기재되어 있습니다. 감사 추적 인증서로 계약에 대한 신뢰성을 더욱 높일 수 있습니다.
이처럼 기업의 계약 업무에 필수적인 기능을 제공하는 모두싸인 전자계약 기능으로 인사팀의 업무는 더욱 편리해집니다. 불필요한 과정은 사라지고 시간은 단축되지만, 업무는 더욱 정확하고 스마트해집니다. 서명을 가장 많이 하는 인사팀에서 더 이상 기존 방식인 수기 서명, 수작업으로 업무를 진행하지 않아도 됩니다. ‘전자계약’ 으로 채용부터 내부결재, 직원 동의서 취합 등 다양한 인사 업무 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 모두싸인 전자계약은 모든 인사팀의 규모에 적합하게 이용할 수 있도록 프리미엄 맞춤 기능을 제공하며, 합리적인 요금으로 인사팀의 업무 생산성을 향상하는데 큰 역할을 하고 있습니다.
기업의 디지털 전환은 인사팀으로 부터 시작됩니다. 지금 모두싸인 전자계약으로 인사팀의 업무 프로세스를 개선하고 최적화할 수 있습니다.
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