HR담당자가 놓치면 안될 전자근로계약 핵심 Point.
근로계약서는 근로자와 기업(사업장이)가 꼭 체결해야 하는 필수 문서입니다.
근로계약서를 작성하지 않으면 근로기준법 제17조, 제114조에 의거하여 500만원 이하의 벌금이 부과됩니다.
이처럼 근로계약서는 중요하지만, 여러 절차와 과정으로 인해 놓치는 경우가 있습니다. 계약 형태에 따라 주기적으로 갱신이 필요한 근로계약서 작성은 인사팀의 주요한 업무입니다. 하지만, 매번 서류작성 배부 및 회수의 전 과정은 번거롭습니다.
중요한 근로계약서를 조금 더 편리하고 쉽게 작성하는 방법은 없을까요?
2020년 12월 9일 국회 본회의를 통과한 개정 근로기준법안 중 전자문서의 방법으로도 근로계약의 체결 및 교부가 가능하다록 하였고, 2021년 1월 5일부터 시행되었습니다. 이제는 근로계약을 체결할 때 반드시 “종이”로 된 문서로만 진행해야 하는 것은 아닙니다.
종이형태가 아닌, 더 편리하고 안전한 방법인 전자근로계약 체결이 가능해졌습니다.
변경된 근로 기준법 살펴보기
2021년 1월 5일 부터 시행된 근로기준법은 다음과 같습니다.
제17조(근로조건의 명시)
② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.
<신설 2010. 5. 25., 2021. 1. 5.>
제67조(근로계약)
③ 사용자는 18세 미만인 사람과 근로계약을 체결하는 경우에는 제17조에 따른 근로조건을 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 명시하여 교부하여야 한다. <신설 2007. 7. 27., 2020. 5. 26., 2021. 1. 5.>
즉, 달라진 근로기준법에 따라 기존의 체결방식이던 종이 형태외엔 전자문서가 형식으로 체결하는 근로계약의 체결이 가능합니다.
전자계약으로 하는 전자근로계약
개정 근로기준법에서 의미하는 ‘전자문서’는 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조 제1항의 항목을 기준으로 살펴보면 “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 변환 되거나 송신 수신 또는 저장된 정보”를 의미합니다.
해당 정의에서 의미하는 “정보처리시스템” 이란 전자문서의 작성 변환, 송신 수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 의미합니다. 설명으로는 이해가 어려우시다면 쉽게 설명할 경우 일상에서 사용하는 PC, 노트북, 스마트폰 등이 정보처리시스템입니다.
즉, 개정된 법률에서 의미하는 전자문서로 체결하는 전자 근로 계약이란, 전자문서 서비스를 기반으로 체결하는 근로계약을 의미합니다. 기존 근로계약 + 전자문서 방식의 계약을 전자근로계약으로 이해하시면 쉽게 이해하실 수 있습니다.
전자근로계약에 대해 추가로 알아보고 싶으시다면 아래 콘텐츠를 참고해주세요
법적 효력이 인정되는 전자근로계약서
고용노동부의 가이드라인에 따르면, 전자근로계약서란 근로기준법상 근로계약이 체결됐음을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서라고 합니다.
가이드라인에서 명시적으로 언급한 전자근로계약서로 인정되는 사례는 다음과 같습니다.
법령으로 인정하고 있는 세 가지 방식을 제외하고는 다른 방식의 전자근로계약 체결은 전자근로계약서으로의 효력을 인정받기는 쉽지 않습니다. 전자근로계약서의 핵심은 전자적인 형태로 서명·날인을 포함해야 하기 때문입니다.
전자계약으로 하는 근로계약 핵심 포인트 🔍
서명/날인시 주의사항
근로계약서는 사용자와 근로자간의 근로조건을 명시한 문서로써 각종 분쟁해결의 열쇠가 되는 만큼 당자자가 서명-날인을 합니다.
다만, 전자적 문서의 계약이 비대면으로 이루어지는 만큼 법에서도 본인 확인에 신중을 기하도록 합니다.
전자서명법상 전자서명은 크게 공인전자서명과 공인전사서명외 전사서명이 있습니다.
전자근로계약에 서명/날인시 서명자 본인이 해당 전자서명을 하였다는 사실을 증빙 할 수 있어야 합니다.
보관 관련 주의사항
고용노동부의 가이드라인에 따르면 전자 근로 계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장해야 하며, 다음의 요건을 갖춰야 보존 의무를 이행한 것으로 볼 수 있다고 합니다.
또한 교부의무의 경우에는 원칙적으로 전자적 형태로 근로계약서를 교부받겠다는 근로자의 동의가 필요합니다. 만약 근로자가 동의하지 않으면 회사는 이를 출력해 서면으로 교부해야 합니다.
또한, 회사가 근로자의 동의를 받는 경우에는 이를 수신할 메일 계정 등을 기재하도록 해 동의를 받는 것이 바람직합니다. 또한 이러한 경우에도 근로자의 수신 확인이 교부의 조건으로 설정돼 있다면, 단순히 이메일 등의 송신만으로는 교부의 효력이 인정되지 않음에 유의해야 합니다.
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