장르와 경계를 허무는 혁신을 통해 ‘살 맛 나는 세상’을 만들어가는 올투딜리셔스. ‘도제’ 브랜드를 운영하는 올투딜리셔스는 전국 매장 직원 관리에 모두싸인을 도입했습니다. 인사 부서를 보호할 수 있는 건 ‘오직 제대로 작성된 계약서’고, ‘이를 가능하게 하는 것이 모두싸인’이라고 말씀해주신 올투딜리셔스 인사교육팀 김혜인 팀장님을 만났습니다.
전국 40개 이상의 모든 직영점, 공장 등 근로자 관리에 모두싸인을 이용하고 있는 올투딜리셔스의 모두싸인 이용 후기를 직접 확인해 보세요.
Q. 안녕하세요. 팀장님, 본인 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요, 저는 올투딜리셔스 인사교육팀 팀장 김혜인입니다. 올투딜리셔스에서 채용, 급여 등 다양한 인사 업무를 담당하고 있습니다.
Q1. 올투딜리셔스를 소개해 주세요. 운영 중이신 브랜드 및 프랜차이즈 사업에 대해서도 함께 말씀 부탁드립니다.
A. 저희 올투딜리셔스는 브랜드 ‘도제’를 운영 중이고 도제 유부초밥이나 도제식빵을 많이 알고 계실 것 같아요. 특히 도제 유부초밥은 백화점 오프라인 직영점을 기반으로 F&B사업을 운영하고 있습니다. 그리고 도제 유부초밥을 프랜차이즈로 운영 중인 브랜드가 ‘유부빚는 마을’입니다.
Q2. 전국의 다양한 지역에서 F&B 사업을 이어나가고 계신데요, 그만큼 임직원 분들도 많고, 각각 근무하시는 지역이 달라 HR 업무의 중요성이 더욱 높을 것 같습니다. F&B사업에서 임직원 관리는 어떤 점이 중요한가요?
A. 유부빚는 마을 가맹점 근로자를 제외하고 전국 40개 이상의 모든 직영점 근로자와 본사, 공장까지 단기/정규직 직원 관리를 직접하고 있습니다.
입사하는 순간, 근로를 시작하기 전에 근로계약서를 작성해야 하는데 이것을 다 챙기기에는 현실적으로 불가능한 상황이에요. 특히나 백화점 오프라인 매장 위주로 운영 중이라 아르바이트생들을 포함한 모든 근로자분들의 근로 조건이 다 다릅니다. 근로 시간, 시급, 휴무일 등 전체 직원의 근무 조건이 각각 달라서 근로계약서 작성 자체가 쉽지 않은 것이 현실이에요.
또 직원분들이 새롭게 오시고, 퇴사하시는 과정이 정말 잦기도 해 근로자들에 대해서 시차 없이 근로계약서를 제대로 작성하는 것이 중요했습니다.
위에서 말씀드렸듯 케이스가 워낙 다양하다보니 중요한 근로계약은 인사 업무에 전문 지식이 있는 사람이 직접 챙기는 것이 맞겠다는 생각이 들었습니다.
Q3. 모두싸인 도입 전에는 계약 등 임직원에게 문서를 보내고 서명 받는 업무를 어떻게 진행하셨나요?
A. 우선 각 근로자의 개인정보를 업무용 메신저에 각 매장 담당자님이 올려주시면, 그 정보를 토대로 계약서를 작성하고 등기 우편을 발송하는 형태로 진행했습니다. 퇴사하시는 경우에 퇴직원도 관련 내용이 메신저에 올라오면 인사팀에서 확인하고 문서를 보내는 방식이었어요. 일단 과정에서 개인정보가 정확하지 않은 경우도 많았고, 즉각적인 근로계약서 작성과 서명이 불가능해서 이 자체가 되게 비효율적이었죠.
근로계약서 작성을 빨리 진행하지 못해서 분쟁이 발생하는 경우도 몇몇 있었구요. 결국 종이 기반의 계약 과정에서 오는 비효율과 지출, 문제도 많았습니다.
Q4. 주로 어떤 문서에 모두싸인을 이용하고 계신가요?
A. 기본적으로 근로계약서, 연봉계약서, 퇴직원에 가장 많이 이용하고 있어요. 이외에도 연차사용촉진, 동의서, 합의서, 징계통보서 등 서명을 받고 증빙이 필요한 대부분의 서류에 모두싸인을 씁니다.
Q5. 모두싸인을 이용하시면서 가장 크게 달라진 점을 말씀해 주세요.
A. 시간(효율), 정확도/보안, 비용 순으로 크게 달라졌어요. 우체국에 왔다 갔다 할 일이 사라졌고, 계약 내용을 가장 잘 알고 있는 담당자가 계약서를 작성하다보니 잘못 작성하는 것들이 사라졌고, 우편 등기와 문서 출력에 드는 비용들이 모두 사라졌죠. 제가 모두싸인을 처음 도입했을 때에도 ‘등기비용 보다 저렴하다’라는 강점으로 내부 승인을 받았어요.
연봉 금액처럼 민감한 정보가 기재된 계약서라 보안도 중요했는데, 모두싸인을 이용하면서 종이계약으로 발생할 수 있는 문제를 사전에 방지해주니까 보안 측면에서도 인사 업무의 염려를 줄일 수 있었습니다.
그리고 문서 보관의 비용, 불편함도 사라졌습니다. 아직도 저희 인사팀 캐비넷에는 기존에 작성했던 서류들이 보관되어 있는데, 이렇게 많은 서류를 다 페이퍼로 작성했다면 캐비닛이 4개는 더 있어야하지 않을까 싶어요. 필요한 문서를 찾아보는 데도 모두싸인에서 검색 한 번이면 가능해졌기도 하고요.
Q6. 인사팀에서 전자계약 도입을 검토하실 때, 내부에서 어떤 부분을 가장 주요하게 검토하셨나요?
A. 사용성>기능>비용 순으로 검토를 합니다. 저희는 사무직보다 현장직(매장/공장)의 비율이 현저히 높고, 연령대가 있기 때문에 그 분들도 쉽게 사용할 수 있는가를 가장 많이 봅니다. 실제로 업무 메신저를 도입할 때도 IT에서 가장 많이 사용하는 메신저를 도입하지 않았던 이유도 영어가 너무 많아 연령대가 있는 분들한테는 사용하기 어렵겠더라고요.
Q7. 2020년 처음 모두싸인을 도입하셨을 때, 많은 전자계약 서비스 중 모두싸인을 최종적으로 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 모두싸인은 정말 쉬워서 모든 연령대의 직원분들이 어렵지 않게 이용할 수 있었고, 관리자인 인사팀도 여러가지로 커스텀에서 우리 회사에서 필요한 대로 활용할 수 있다는 점이 좋았어요. 합리적인 비용은 물론이었고요.
아, 도입 당시에 다른 전자계약도 검토했었는데 모두싸인이 훨씬 낫더라고요. 사용성, 기능, 비용까지 모두싸인은 그런 면에서 3가지를 모두 충족하는 솔루션이었습니다.
Q8. 인사관리 필수 문서에 모두싸인을 이용하고 계신데, 어떤 기능을 가장 많이 이용하시나요?
A. 당연히 서명 기능이고, 템플릿과 문서 편집기를 자주 이용하고 있습니다. 문서 편집기는 서명 요청 전 회사 직인을 찍는데 편리해서요. 그리고 작년에 업데이트된 기능 중에서 주소록 기능이 매우 유용하다고 생각하고 있습니다.
Q9. 모두싸인으로 문서를 받아보신 후 서명하는 직원분들이 전자근로계약서에 대해 피드백 주신 부분이 있으신가요?
A. 일단 어떻게 써야하는지 물어보시는 경우가 단 한 번도 없었다는 것이 긍정적이라고 말할 수 있을 것 같아요. 사용법을 모를 때 연락을 주시는 건데, 모두싸인으로 계약서 확인하고 서명을 입력하는 것이 하나도 어렵지 않다는 것이니까요.
Q10. 향후 모두싸인 이용 계획을 말씀해주신다면, 더 많은 업무로 확장하여 이용하실 계획도 있으신가요?
A. 인사 업무에서는 생각보다 문서 업무가 많고, 그 중에서도 직원분들에게 서명을 받아야 하는 문서가 많이 있습니다. 지금 모두싸인으로 이용하고 있는 서류 외에도 더 많은 문서에 모두싸인을 충분히 잘 쓸 수 있을 것 같아요.
Q11. 동일 업계 그리고 HR부서에 모두싸인을 추천하는 말씀 부탁드릴게요!
A. 제가 인사 업무를 깊이 알게 될수록 서류적으로 챙겨할 것들이 많아져서 계속 업무 확장이 가능하고, 필요하다고 생각합니다. 지금 쓰는 솔루션 중에 하나만 쓸 수 있다면 저는 고민없이 모두싸인을 선택할 것 같아요.
인사팀이라면 계약서를 잃어버려서, 퇴직원을 받지 않아서 노동청 전화를 받으신 적 있으신 적 있으시죠? 이런 트라우마는 모두싸인으로 해결하세요. 우리를 보호할 수 있는 건 오직 제대로 작성된 계약서 서류입니다.
