“임용 전 교육단계에서 대략 1,800장 정도의 문서가 필요합니다.
그게 모두싸인을 이용하면서 전부 다 줄었습니다.”
인천국제공항의 보안경비사업과 보안검색사업을 담당하는 공항보안 전문기업, 인천국제공항보안에서는 개인정보동의서를 비롯한, 교육 및 훈련실시 동의에 필요한 서명 업무에 모두싸인을 이용하고 있습니다. 모두싸인으로 인력 소모 및 행정력 손실이 놀라울 정도로 많이 줄었다는 인천국제공항보안의 이야기를 직접 확인해보세요!
Q1. 안녕하세요, 주임님! 간단한 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요, 저는 인천국제공항 보안검색그룹 교육훈련파트 소속 천동우 주임입니다.
Q2. 인천국제공항보안, 그리고 보안검색 그룹 훈련파트에 대한 소개 부탁드립니다.
A. 인천국제공항보안은 인천국제공항의 보안경비사업과 보안검색사업을 담당하는 공항보안 전문기업입니다. 대한민국 대표 관문인 인천국제공항의 최전선에서 국민의 생명과 재산을 보호하는 막중한 책임감과 사명 아래 인천국제공항의 자회사로 설립됐고요. 최고의 보안전문인력을 기반으로 세계에서 가장 안전한 공항을 만들기 위해 노력하고 있습니다.
저희 보안검색그룹 교육훈련파트는 보안검색요원들을 대상으로 한 교육 훈련 운영, 관리 및 계획 수립 등의 업무들을 진행하고 있는데요. 임용 전, 후를 기준으로 나눠서 말씀을 드릴 수 있을 것 같아요. 임용 전 단계에서는 보안검색요원 자격을 취득하기 위한 법정 교육을 진행합니다. 임용 후 재직자들에게는 국가항공보안교육훈련 지침에 따른 정기교육 및 직무와 관련된 교육을 실시하고 있습니다. 그 외에는 보안검색요원들의 수준 유지를 위한 불시 테스트, 자체보안 이행계획 관리 등을 교육훈련파트에서 진행하고 있어요.
Q3. 인천국제공항보안 교육훈련파트에서는 모두싸인을 주로 어떤 계약에 이용하고 계신가요?
A. 말씀드린 것처럼, 보안검색 요원 자격을 취득하기 위해서는 보안검색요원 초기교육, 특수 경비원 신임교육, 현장직무교육(OJT)등을 이수해야 합니다. 이때 교육마다 교육생에게 받아야 하는 서류와 서명들이 많습니다. 개인정보동의서를 비롯하여 임용 전 교육, 훈련실시 동의에 필요한 서명 업무에 이용하고 있습니다.
Q4. 모두싸인을 도입한 계기는 무엇인가요?
A. 종이서류에 대한 비효율적 운영 방식을 디지털 기반의 전자문서로 전환하기 위해 도입을 고려하게 됐습니다. 이전 업무 처리 방식은 교육생과 실무자 모두에게 상당한 부담이 있었는데요. 사무실이 인천 영종도에 위치하고 있어 교육생들이 동의서 서명과 서류 제출을 위해 영종도에 와야 하는 고충이 있었습니다. 전라남도, 경상도, 제주도에서 올라오시는 분들도 있었어요. 또, 저희는 수백 명의 교육생들에게 서명을 받고 나면 작성문서를 스캔하고 서류철 하여 재분류를 했습니다. 행정력 손실을 막고 효율적으로 업무를 진행하기 위해 모두싸인을 도입하게 됐습니다.
Q5. 도입과정에서 상부 관계자분들 설득과 내부 검토 과정은 어떠셨나요?
A. 서류작성 소집 및 스캔작업 불필요로 인한 교육생 만족도 향상과 업무 효율성 증대, 페이퍼리스 추구를 통한 스마트한 사무환경을 조성하여 ESG경영에 기여할 수 있는 점을 보고 드리니 설득이 어렵지 않았습니다. 또한, 모두싸인 도입 시, 얻게 될 개선효과를 말씀드렸죠. 그래서 도입이라는 목표한 바를 원활하게 이룰 수 있었습니다.
Q6. 대량전송 기능을 잘 활용하고 계신 것 같은데, 얼마나 계약 업무가 편리해지셨나요?
A. 인력 소모 및 행정력 손실이 놀라울 정도로 많이 줄었죠. 작년에 채용이 총 2회 있었는데, 1회당 150명을 뽑았습니다. 임용전 교육에 1인당 약 6장의 문서가 필요한데, 이걸 1년 기준으로 본다면 임용 전 교육단계에서 대략 1,800장 정도의 문서가 필요합니다. 그게 모두싸인, 그리고 특히 대량전송 기능을 이용하면서 전부 다 줄었습니다.
예전에는 일일이 문서를 보내고 취합받고 관리하는 일에 직원 3명이 달라붙어서 해야 했는데요. 이제는 1명이 여유롭게 할 수 있게 됐다고 할까요. 또 수백 명에게 보낸 동의서에 서명 진행 현황을 바로바로 파악할 수 있다는 점도 낭비되는 시간을 줄여줬어요. 문서 보관 및 관리적인 측면에서도 훨씬 편리해졌죠. 예전 같았으면 캐비닛 안에 서류들이 꽉꽉 들어차 있어야 했는데, 지금 캐비닛 안에 서류들이 거의 없습니다.
Q7. 모두싸인의 신규기능인 ‘주소록’을 많이 기다리고 계셨다고 들었는데, 이용해 보셨을까요?
A. 그럼요! 정말 기다리던 기능이었습니다. 전에는 번호를 일일이 입력하느라 번거로웠는데요. 이제는 수백 개의 핸드폰 번호가 입력된 엑셀 파일을 주소록에 올려 한번에 저장을 하고요. 이렇게 저장해 둔 휴대폰 번호가 서류 발송 시마다 자동으로 입력되니 업무 속도는 더 빨라졌죠.
Q8. 추후 모두싸인 전자서명시스템 활용 계획을 알려주세요.
A. 교육훈련파트에서 신규 인력 채용 시 제일 먼저 진행하게 되는 서명 업무들, 그리고 교육들이 있다 보니 우선적으로 이 부분에 필요한 서명 업무에 이용하고 있고요. 조금씩 활용 문서나 이용 범위를 확대해 나갈 계획도 있습니다. 그리고 추후에 다른 부서에도 모두싸인 전자서명시스템을 이용해 볼 계획도 가지고 있습니다.
Q9. 모두싸인을 추천하고 싶은 산업군이나 부서가 있다면?
A. 특정 산업군이나 부서에 한정 짓지 않고, 모든 곳에 추천하고 싶습니다. 어느 조직이나 채용 및 인사 업무 담당자가 있을 것이고요. 회사가 존재하는 한 근로자와 계약을 체결하는 것은 변하지 않을 거라고 생각하는데요. 그렇기 때문에 종이로 서류 업무를 진행하고, 서명받는 문서가 존재하는 회사라면 모두싸인으로 좋은 효과를 얻을 거라고 생각합니다.
Q10. 모두싸인을 추천하는 한 마디 부탁드립니다!
A. 2022년도 저희 파트 최고의 선택은 모두싸인이었습니다. 2023년, 다른 기업 최고의 선택도 모두싸인이 될 수 있기를 바랍니다.
