“롯데택배 계약 시스템과 연동해서 맞춤형으로 전자계약을 이용할 수 있었던 것이 선택에 있어 가장 큰 요인이었습니다. API를 통해 계약서가 롯데택배 계약시스템에 저장되어, 조회만 하면 찾을 수 있어 상당히 편리합니다!”
국내 대표 물류 서비스 기업 롯데글로벌로지스는 롯데택배 계약시스템과 모두싸인을 연동하여 계약 프로세스를 혁신하고 있습니다. 연간 5-6만 곳 이상의 거래처와 대리점, 본사의 3자 계약 등 롯데택배 사업 운영 필수적인 절차를 모두싸인 전자계약으로 진행합니다.
이전에 이용하던 전자계약의 단점을 전부 보완해주어 모든 계약 당사자가 더 편리해졌다는 롯데글로벌로지스, 택배사업본부 장인선 수석님의 이야기를 직접 확인해 보세요!
Q. 안녕하세요, 수석님 간단한 본인 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요. 저는 롯데글로벌로지스에서 근무하고 있는 장인선 수석입니다. 저는 현재 택배사업본부 택배기획팀 소속으로 여러분들이 잘 알고 계시는 B2C 택배 계약에 대한 ‘계약 기준 가이드라인’을 수립, 관리하는 업무를 담당하고 있습니다.
Q1. 롯데글로벌로지스를 소개해 주세요.
A. 롯데글로벌로지스는 국내 1,000여 개의 강력한 비즈니스 네트워크와 우수한 IT 능력을 바탕으로 택배, 육상운송, 3자 물류, 항만하역, 국제물류 등 종합물류 서비스를 죄적의 조건과 서비스로 고객에게 제공함으로써 지구가 작아지는 물류 혁신을 구현하고 있습니다.
특히 롯데택배 서비스는 2022 1월에 새롭게 오픈한 중부권 Mega-Hub 터미널을 중심으로 하여 전국 주요 18개 터미널과 37개 지점, 1,000여 곳 대리점의 네트워크를 기반으로 우수한 친절 서비스를 교육받은 전국 1만여 명 택배 SM을 통해 고객 만족 서비스를 제공하고 있습니다.
Q2. 택배 운송 ・ 물류업계의 계약 업무 특성을 말씀해 주세요.
A. 택배운송계약은 보통 택배 화주(거래처)와 롯데글로벌로지스, 그리고 롯데글로벌로지스 대리점 3자가 계약을 하게 됩니다. 이처럼 계약 당사자가 많고, 기존 거래처 재계약과 신규 거래처 계약이 지속적으로 발생하죠. 계약 체결량과 계약 당사자가 많다는 것이 업계의 특성이라고 할 수 있습니다.
Q3. 모두싸인 도입 전 계약 업무의 문제는 무엇이었나요?
A. 롯데택배의 거래처가 보통 5-6만 곳 정도 되는데요, 예전에 종이계약서에 도장을 찍을 때는 수십만 번 날인을 해야 하고 날인을 하기 위해 계약서가 왔다 갔다 하면서 시간이 많이 지체되었습니다. 그리고 실제 날인 업무를 하는 지점 직원들도 일일이 도장을 찍어야 하는 불편함이 상당했습니다.
Q4. 모두싸인 도입 전 이용하셨던 전자계약의 문제점은 무엇이었나요?
A. 저희는 앞서 말씀드린 종이계약 체결의 비효율적인 프로세스를 개선하기 위해 전자계약 도입을 검토하였고, 다른 전자계약 서비스를 이용했습니다. 당시의 문제점은 해당 업체의 전자계약시스템에 우리 롯데택배지점 직원이 로그인한 후, 계약서 PDF파일을 업로드해서 발송해야 했던 점과 체결된 전자계약서 PDF 파일을 우리 롯데택배 계약시스템에 보관하기 위해 다시 다운받은 후 업로드 해야 하는 불편함이 있었습니다.
종이계약서 날인의 불편함은 사라졌지만, 관리 측면에서는 효율성이 떨어지는 구조였습니다.
Q5. 대안으로 모두싸인을 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 무엇보다도 롯데택배 계약시스템과 연동하여 맞춤형으로 전자계약을 진행할 수 있도록 전자계약시스템을 제공하는 것이 선택에 있어서 가장 큰 요인이었습니다. 앞서 말씀드린 이전 전자계약의 불편함을 모두싸인 전자계약으로 한 번에 해소할 수 있다는 판단에 모두싸인 도입을 결정하게 되었습니다.
Q6. 롯데택배 계약시스템에 API로 연동된 모두싸인 전자계약에 대해 상세히 알려주세요.
A. 롯데택배에는 택배계약을 관리하는 ALPS시스템이 있습니다. 이 ALPS시스템과 모두싸인 전자계약이 API로 연동되어 있습니다. 롯데택배 계약시스템에서 계약 체결이 승인되면 해당 계약 내용이 모두싸인 계약서 템플릿에 API로 전달되어 전자계약서가 서명자들에게 발송됩니다.
택배 거래처에 카카오톡 알림으로 안내가 나간 후, 카카오톡으로 계약서를 확인하고 본인인증을 통해 서명하면 전자계약 체결이 이루어집니다.
모든 서명자가 서명을 마치고 최종적으로 계약 체결이 완료되면 모두싸인 전자계약시스템에 보관되어 있는 전자계약 문서가 당사의 택배계약시스템에 전송되어 롯데택배 계약시스템의 계약 내용에 첨부 서류로 자동 저장되게 됩니다.
Q7. 모두싸인 도입 후 변화된 계약 업무 방식와 실제 효과를 말씀해 주세요.
A. 무엇보다 모두가 편해졌다는 것이 많은 변화입니다. 거래처에서도, 대리점에서도 카카오톡으로 전송되는 전자계약서를 장소에 구애받지 않고 확인하고 서명할 수 있다는 것이 업무 효율 측면에서 많은 시간을 절약하게 해주었습니다. 지점 직원들도 자동으로 진행되는 전자계약 절차를 통해 계약서 관리의 번거로움이 사라졌습니다.
Q8. 계약서의 보관 · 관리 측면에서도 도입 효과를 실감하고 계신가요?
A. 별도의 서면계약서를 보관하지 않아도 되고, 그러다 보니 이전에 종이계약서를 보관할 때 날인대장이나 계약서 철들이 없어지게 되어 공간적으로나 관리 측면에서 전자계약의 장점은 많다고 생각합니다.
특히 API를 통해 전자계약서 사본이 당사의 택배계약시스템에 저장되다 보니, 계약서를 확인해야 할 경우 조회만 하면 찾을 수 있기 때문에 상당히 편하다고 할 수 있습니다.
Q9. 추후 모두싸인 전자계약 활용 계획을 말씀해 주세요.
A. 현재도 모두싸인 전자계약을 잘 활용하고 있고, 앞으로도 대리점 또는 거래처와 계약이나 인증, 확인 등이 서류상으로 필요한 경우에 모두싸인 전자계약을 통해 안내하고 확인받는 구조를 늘려 나갈 계획입니다.
Q10. 택배 운송 ・ 물류업계에 모두싸인을 추천하는 말씀 부탁드립니다!
A. 택배 및 물류업계에 계신 많은 회사들이 우리 롯데택배와 같이 많은 거래처, 또는 업체들과 계약 관계를 맺고 수시로 계약서를 체결하고 있을 것으로 생각됩니다.
IT시대에 걸맞는 전자계약시스템 특히, 모두싸인 전자계약을 활용하여 전자계약 체결 업무를 진행하시면 계약 업무 효율성 증가 및 시간 절약에 많은 도움이 될 수 있다고 말씀드리고 싶습니다. 그리고 무엇보다도 모두싸인을 특히 추천드리고 싶은 이유는 모두싸인을 도입하는 회사에게 최대한 맞춤형 전자계약을 도입할 수 있도록 최선을 다해주고, 운영 및 관리에 있어서도 안정적으로 전자계약시스템이 유지될 수 있도록 하는 탁월한 능력을 지니고 있다고 생각하기 때문입니다.
