“예전에 전 부서장이 전국을 다니면서 한 달에 위임장 200건을 모았는데, 모두싸인을 이용한 후로는 출장 없이 일주일 만에 900건을 수집했습니다. 👍🏻”
행정사 제도개선과 발전에 기여하는 대한행정사회에서는 탄원서, 위임장 수집에 모두싸인을 활용하여 올해 3월 성공적으로 회원총회를 개최 했는데요. 전자계약 도입으로 2,500명 회원관리 업무를 효율화한 대한행정사회에서는 앞으로 설문지, 신규 사업 동의서 등에도 모두싸인을 더 폭넓게 도입할 예정이라고 합니다.
협회와 재단에 강력하게 추천한다고 말씀해주신 대한행정사회 노현호 팀장님, 김현태 과장님의 모두싸인 이용 후기를 직접 확인해 보세요!
Q1. 안녕하세요, 팀장님, 과장님! 간단한 본인 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요. 대한행정사회 회원지원팀 노현호 팀장, 김현태 과장입니다. 행정사 회원가입 및 관련 문의 응대와 시스템 개선을 비롯하여 행정사에게 더 나은 업무환경을 제공하기 위해 연구하고 개선하는 업무를 수행하고 있습니다.
Q2. 대한행정사회는 어떤 기관인가요? 대한행정사회를 소개해 주세요.
A. 노현호 팀장님 : 대한행정사회는 대한민국 행정사로 이루어진 비영리사단법인으로 행정사 제도개선과 발전 사업, 행정사 전문 교육 및 연수사업, 행정사업역 수호 및 대국민 홍보사업 등을 운영하는 협회입니다.
Q3. 대한행정사회에서 서명 취합이 필요한 문서는 어떤 유형이 있나요?
A. 노현호 팀장님 : 주로 개인정보활용동의서에 서명을 받고 있습니다. 시기마다 회원 구성이 달라지고, 회원에 따라 정보제공기간이 달라서 각각의 시기에 맞춰 서명을 받아야해 동의서 관리에 번거로움이 있습니다.
A. 김현태 과장님 : 이사회, 대의원회 개최 시 위임장에도 서명이 필요합니다. 올해 3월 회원총회를 준비하며 모두싸인으로 위임장과 탄원서에 약 900여 명 회원의 서명을 받아 성공적으로 행사를 마무리했습니다.
Q4. 행정사의 업무 특성상 페이퍼워크에 익숙하실 것 같은데, 전자계약으로 디지털 전환을 시작하게 되신 계기가 있으신가요?
A. 노현호 팀장님 : 앞서 말씀드린 것과 같이 회원총회를 개최하기 위해서는 전국의 행정사로부터 개인정보활용동의서, 위임장, 탄원서를 수집해야 합니다. 이를 위해 전국에 출장을 다니며 문서를 수집하는데 많은 직원들의 시간과 노력이 필요해 전자계약 도입을 검토하게 되었습니다.
Q5. 대한행정사회에서는 주로 어떤 문서에 모두싸인을 이용하고 계신가요?
A. 김현태 과장님 : 전국에 있는 회원을 대상으로 위임장과 탄원서 서명을 받을 때 모두싸인을 사용했습니다. 추후 회원대상 설문조사, 보안서약서, 외주업체 계약서 등에도 모두싸인 활용을 검토 중입니다.
Q6. 모두싸인 도입 전, 어떻게 서명 업무를 진행하셨나요?
A. 김현태 과장님 : 지금까지 위임장과 탄원서를 수집하려면 전국 각지에 출장을 다녀야 해서 직원들의 시간과 노력이 많이 필요했습니다. 길게는 한 달을 위임장, 탄원서 서명 업무에 쓰기도 했었어요.
Q7. 모두싸인을 도입하고 가장 크게 달라진 점, 좋아진 점은 무엇인가요?
A. 노현호 팀장님 : 당시 모든 부서장이 출장을 다니며 수집한 위임장과 탄원서가 1개월에 200여 건이었는데요, 모두싸인으로 1주일 만에 약 900여 건의 위임장을 받을 수 있었습니다.
A. 김현태 과장님 : 회원 입장에서도 직접 서명하고 스캔하는 과거의 서명 절차에 비해 훨씬 간단하다보니 서명 건수가 높아진 것 같습니다. 또 실무자 입장에서도 누가 서명을 했는지, 취합된 문서는 총 몇 장인지 실시간으로 알 수 있어서 좋았고요. 모두싸인으로 많은 임직원의 수고와 시간을 절약하고 협회의 신뢰도 역시 높아졌습니다.
Q8. 많은 전자계약 서비스 중 모두싸인을 최종적으로 선택하신 이유는 무엇이었나요?
A. 김현태 과장님 : 모두싸인의 인지도와 브랜드 이미지가 가장 큰 이유였습니다. 대중들이 흔히 알고 믿음이 가는 이미지가 필요했기에 모두싸인을 선택했습니다. 내부에서도 이미 팀장님과 다른 직원분들도 알고 계셨고 특히 카카오 맞춤 브랜딩 기능이 마음에 들어서 모두싸인 도입을 결정했습니다.
Q9. 모두싸인을 이용하시면서 가장 만족하시는 기능을 말씀해주세요.
A. 김현태 과장님 : 카카오 채널과 모두싸인을 연동하여 알림톡을 행정사회 카카오톡 채널에서 발송하도록 설정할 수 있는 ‘카카오 맞춤 브랜딩’과 ‘입력값 추출’기능을 가장 많이 사용합니다.
‘카카오 맞춤 브랜딩’ 덕분에 저희 채널에서 서명 요청이 가능해 회원도 신뢰를 갖고 서명할 수 있었습니다. 또 서명이 완료된 문서에서 필요한 정보만 다운로드 할 수 있는 ‘입력값 추출’ 기능으로 서명 이후에 실무자들이 수행해야하는 다양한 업무의 효율이 높아졌습니다.
Q10. 다른 직원분들과 행정사 회원 분들도 바뀐 서명 방식에 만족하고 계신가요?
A. 노현호 팀장님 : 저희 직원들의 시간과 리소스를 아낄 수 있어 모두가 만족했습니다. 도입 당시 행정사회 회장님도 흔쾌히 허락해주셨고요. 행정사 회원들도 문서 인쇄, 작성, 서명, 스캔, 발송의 번거로운 과정을 덜 수 있어 그 덕에 서명 취합 건 수도 450% 높아졌습니다.
Q11. 대한행정사회와 같은 협회나 재단에 모두싸인을 추천하는 말씀을 해주신다면요?
A. 노현호 팀장님 : 대량의 서명작업을 실무진이 일일이 확인하는 시대는 지났습니다. 업무 자동화를 추구하고 있는 협회, 기관이라면 모두싸인으로 불필요한 리소스의 낭비를 줄일 수 있습니다. 특히 본인인증 절차로 신규사업 진행 동의를 비롯한 여러 서명 업무의 투명성도 높일 수 있습니다.
A. 김현태 과장님 : 특히 대한행정사회를 비롯한 협회에서는 회원들의 뜻이 중요하기 때문에 서명이 필요한 문서가 날이 갈수록 많아질 것입니다. 회원을 상대로 개인정보활용동의서, 설문지 등 서명을 받아야하는 협회에게 모두싸인은 필수라고 자신있게 얘기할 수 있습니다.
