주주총회 시 서명날인을 받아야 하는 각종 문서들, 코로나 이후에는 어떻게 진행하고 계신가요? 비대면 근무가 일상이 되고 당연해진 요즘, 기업에서는 계약업무나 주주총회 서류도 기존 방식과 다르게 진행하고 있습니다. 바로 전자계약 서비스를 이용하고 있는 것인데요, 스캔 후 도장날인하여 직접 서류를 퀵이나 등기로 보내는 경우도 점점 줄어들고 있습니다. 만나지 않고 문서를 주고 받고 서명날인 할 수 있는 전자계약 서비스로 각종 계약 업무와 중요한 주주총회, 이사회 관련 문서도 진행하는 것이 자연스럽게 느껴집니다. 오늘은 주주총회 관련 문서에 전자계약을 이용한 전자서명 날인에 대해 알려드립니다.
전자서명과 전자문서의 법적 효력
주주총회, 이사회 등에 전자계약 통한 전자서명을 위해서는 ‘전자서명 및 전자문서’의 법적 효력이 뒷받침 되어야 합니다. 전자서명법과 전자문서 및 전자거래 기본법에 명시되어 있는 전자계약, 전자서명의 효력을 알려드리겠습니다.
전자서명법
- 제3조제1항 : 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.
- 제3조제2항 : 법령의 규정 또는 당사자 간의 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.
전자문서 및 전자거래 기본법
- 제4조제1항 : 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.
- 제4조의2 : 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 서면으로 본다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로 보지 아니한다.
1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것 2. 전자문서가 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
이처럼 전자계약을 통한 전자서명, 전자서명을 한 전자문서는 수기로 진행한 서명날인, 서면 문서와 동일한 법적 효력을 갖고 있습니다. 전자서명과 전자문서의 법적 효력이 분명함에 따라 주주총회 시 작성 및 서명해야하는 각종 문서도 전자계약을 통해 전자적 방식으로 서명할 수 있습니다.
주주총회 시 필요한 서류, 주주총회 관련 문서도 전자서명 OK!
전문가들은 주주총회 의안 중 등기사항이 없는 경우 전자계약을 통해 전자서명이 가능하다는 의견을 내고 있습니다.
먼저, 주주총회 개최 전 주주, 임원 등 당사자 간 ‘전자서명 방식’에 대한 합의를 거치는 것이 좋습니다. 주주들이 서명날인하는 방식을 ‘전자서명’으로 하겠다에 대해 모두가 인지하고 합의한 상태에서 주주총회를 개최하고, 관련 서류를 처리해야 합니다.
특히 주주총회 관련 중 주주총회소집절차생략동의서, 주주서면결의서, 참석장, 위임장, 주주총회의사록 등 주주들의 서명 날인이 반드시 필요한 서류들이 있습니다.
‘전자서명’과 ‘전자문서’ 법적 효력은 그 자체로서 효력을 분명히 가지고 있기에, 계약서 작성 및 서명날인 절차와 동일하게 전자계약 서비스를 통해 이용할 수 있습니다. 당사자 간 사전 합의 및 전자서명의 효력을 근거로 전자서명 방식을 채택하여 주주총회 관련 서류를 진행할 수 있습니다.
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서면결의서, 참석장, 위임장, 주주총회의사록 등 주주들의 서명날인이 필수적인 문서에 전자계약을 이용하여 서명날인하면 다수 간 서명 및 계약 체결도 간편해집니다.
이메일과 카카오톡으로 문서를 전송하고, 확인한 후 서명을 입력할 수 있는 모두싸인으로 언제 어디서나 시공간의 제약 없이 계약을 체결할 수 있습니다. 또한 문서(계약서 등)를 받은 상대방은 PC, 태블릿, 모바일 등 기기의 제한 없이 계약서를 확인하고 서명을 입력할 수 있습니다.
모두싸인으로 문서 검색 및 업로드, 문서 전송, 서명 입력 및 체결 완료, 이후 문서 보관 및 관리까지 계약 체결에 필수적인 기능을 전부 이용할 수 있습니다. 모두싸인은 클라우드 기반 전자계약 서비스로 계약 업무, 서명 날인을 위해 별도 프로그램 구축, 앱 설치가 필요하지 않습니다. 로그인 한번만으로 계약을 체결하고 계약서를 관리할 수 있습니다.
휴대폰 번호, 접근암호, 법인공동인증서 인증 등 다양한 인증 수단을 제공합니다. 상황에 맞게 인증 수단을 선택하여 계약을 진행할 수 있고, 이를 통해 더욱 안전하고 확실하게 서명을 입력하도록 합니다.
모두싸인은 다양한 서명 수단을 지원합니다. 특히 국내 계약 문화 및 날인 방식에 최적화된 ‘도장’을 지원하고 있습니다. 사인/도장 모두 기존 이미지를 업로드 하거나, 새롭게 제작하여 원하는 형태로 서명을 입력할 수 있도록 서명 수단을 제공합니다.
모두싸인에서는 서명 방식을 상황에 맞게 지정할 수 있습니다. 사인/도장 중 어떤 서명 수단으로 날인할 것인지 선택할 수 있고, 당사자의 서명 순서를 지정하여 순차 서명하거나 순차 서명이 아닌 동시 서명도 가능합니다.
서명이 필요한 모든 문서에, 주주총회 서류도 전자계약으로 서명하세요!
지금까지 주주총회 시 필요한 각종 서류에 전자계약을 통한 전자서명 가능 여부와 주주총회 서류 전자서명의 효율에 대해 알려드렸습니다.
1:1 의 방식으로 의 계약을 진행할 때도, 주주총회 또는 이사회와 같은 다수 서명 및 계약을 진행할 때도 모두싸인 전자계약으로 쉽고 빠르게, 더 안전하게 서명할 수 있습니다.
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