디지털 전환의 조건 중 하나는 ‘페이퍼리스(paperless)’입니다. 코로나19로 인해 비대면 및 디지털 솔루션에 대한 필요성이 커지고, 이를 도입하는 기업들이 많아지고 있습니다. 하지만 아직도 대부분의 기업에서 인감 날인은 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하는 방식으로 진행되고 있는데요. 오늘은 더 편리하고 안전한 방법인 전자 인감에 대해서 알려드립니다.
법인인감과 사용인감, 용도 및 차이점
법인인감이란 회사가 법인인감증명서와 함께 등기소에 신고 및 등록한 도장을 의미합니다. 회사가 공식적으로 사용하는 인감으로, 주 사용 용도는 아래와 같습니다.
- 정부 기관, 관공서 등에 제출하는 각종 신청서 또는 서류
- 금융권에서 특별히 법인인감 날인을 요구하는 경우
- 대표이사가 직접 체결하는 계약 또는 거래
- 법인 명의로 위임장을 작성하는 경우
- 계약 상대방이 명시적으로 법인인감 날인을 요구하는 경우
사용인감은 ‘막도장’이라는 명칭으로 불리며, 법원에 별도로 등록되지 않은 보조인감이라고 할 수 있습니다. 수많은 업무에 법인인감을 사용하게 된다면 동시에 일처리 하는 것이 어렵고, 분실 시 거쳐야 하는 절차가 많기 때문에 사용인감이라는 것을 사용하는 것인데요. 보통 현업부서에 사용하는 인감은 거의 대부분 사용인감이라고 생각하시면 됩니다. 주 사용 용도는 아래와 같습니다.
- 회사 대내외 공문서를 발송할 때
- 일반적인 업무 관련 계약을 진행할 때
- 회사 통장 및 주요 관공서 서류에 날인이 필요할 때
※ 법인인감과 사용인감의 용도는 절대적인 것이 아닙니다. 용도에 따라서 혹은 관련 업무 부서에서 요구하는 바에 따라 인감의 사용이 달라질 수 있습니다.
전자인감의 편리함과 필요성
법인인감, 사용인감도 이제는 전자화 시키세요!
- 업무 효율성 증대
보통의 경우, 법인인감은 특정 금고 등 반드시 잠금장치가 있는 곳에 보관하고 대표이사의 승인 결재가 없는 한 회사 외부로 인출할 수 없습니다. 대신 사용인감은 인감 관리 책임자와 최고 결재권자에게 승인을 받은 후 사용할 수 있고, 인감날인대장에 사용목적, 사용기간 등을 명시합니다. 외근이 많은 영업직의 경우, 실물 인감을 사용하여 계약 업무를 진행하게 되면 다음과 같은 불편함이 발생합니다. 본사에 들려 회사 인감 도장을 빌려 가고, 날인을 진행합니다. 날인한 서류는 다시 스캔하고, 빌린 인감은 반납해야 하는 등 날인 작업 하나에도 해야 할 일이 많습니다.
전자인감을 사용하게 되면 문서 출력, 인감 사용 승인, 날인, 스캔, 반납 등 길고도 긴 단계를 전자화함으로써 비용과 시간이 절약됩니다. 이를 통해 업무 효율성이 증대됩니다.
- 디지털 전환
코로나 19에 의해 디지털 전환의 속도는 더욱 가속화되고 있습니다. 때문에 계약, 결재 등과 같이 인감을 사용해야 하는 업무들까지도 비대면으로 진행하는 경우가 많아졌는데요. 이러한 비즈니스 트렌드와는 맞지 않는 것이 현재의 도장 날인 및 인감 관리입니다. 시대가 변하면 기업들도 그에 발맞춰 변화를 꾀해야 합니다. 계약서에 도장을 찍고 인감을 관리하는 일도 디지털 시대를 비껴갈 수 없습니다.
일본 정부가 ‘일하는 방식 개혁’을 추구하는 데 있어 가장 큰 걸림돌로 도장 찍기(날인)문화를 꼽은만큼, 전자인감 도입이 디지털 전환의 첫걸음이 될 수 있습니다.
- 분실 및 유출 위험 감소
인감은 회사 밖에서 사용하게 되는 경우도 많은데요. 이때 분실 및 훼손의 위험에 노출됩니다. 인감을 분실하게 되면 다시 제작해야 하는 것은 물론이고 별도의 변경 신고까지 거쳐야 합니다. 뿐만 아니라 실물 인감 사용 시, 인감 위변조 및 도용의 문제가 발생할 수 있습니다. 철저한 관리를 하고 주의를 한다고 해도 인감사고는 종종 발생합니다.
전자 인감은 이러한 문제들을 사전에 방지할 수 있습니다. 인감을 사외 반출할 때 발생하는 분실 위험이 사라집니다. 또한, 담당자 및 최고 관리자가 인감 사용을 승인해줄 때까지 기다리고 계약을 진행해야 하는 불편함 역시 덜어줍니다. 또한, 서비스 내 구성원별 관리 권한을 별도로 부여할 수 있다면 위변조 및 도용 가능성도 줄어듭니다.
인감 날인 및 관리, 모두싸인으로 간편하게!
모두싸인은 전자 인감 날인 및 관리까지, 기업에 필요한 최적화된 기능을 제공합니다.
- 기업 인감 등록 및 관리: 모두싸인에서 간단하게 법인인감을 만들어 사용할 수 있습니다. 다만, 해당 도장 이미지와 동일한 실물 도장을 반드시 준비하여 등기소에 등록(신고)해주셔야 합니다. 또한, 기존에 있는 도장 이미지를 업로드하여 사용도 가능합니다.
- 구성원별 이용/관리 권한 별도 부여: 기업의 중요한 업무에 사용되는 인감인 만큼 더욱 특별한 관리가 필요합니다. 정해진 사람만 도장을 추가, 수정, 삭제할 수 있어야 합니다. 또, 이용할 수 있는 권한을 설정할 수 있어야 합니다. 모두싸인은 구성원별로 관리 권한을 다르게 부여할 수 있는 기능을 가지고 있습니다. 구성원에게 꼭 필요한 권한을 맡기고 안전하게 인감을 관리하세요. 더 자세히 알아보기 >
- API 기능: 모두싸인은 홈페이지에 접속 없이, 사내 시스템에 모두싸인 연동하여 계약 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 기존 시스템 데이터를 활용할 수 있는 것은 물론, 계약 문서 정보를 사내 시스템에서 조회/관리할 수 있습니다.
전자인감의 법적효력
모두싸인에서 회사 도장을 만들어 사용했을 때, 해당 도장이 법인인감으로써 법적 효력을 갖고 있는가에 대해 궁금하실 텐데요. 모두싸인으로 만든 전자 도장은 법적효력을 보장받습니다. 단, 이를 위해서는 법인인감 절차를 밟으셔야 하는데요. 이에 대해 추가로 알아보고 싶으시다면 옆에 하이퍼링크를 클릭해주세요. 더 자세히 알아보기>
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