전자계약 서비스는 온라인 방식으로 계약서를 전송하고, 서명을 입력해 계약을 체결하는 솔루션입니다. 즉 기존까지 대면하여 서면계약서에 사인을 하거나 직접 도장을 찍는 방식으로 이뤄지던 계약을 ‘전자화’ 한 서비스입니다. 전자계약 솔루션을 도입한 기업의 각 부서 계약 업무 담당자는 계약 체결 방식의 온라인 전환으로 많은 부분에서 업무 효율이 높아졌다고 말합니다.
전자계약 서비스가 ‘계약 체결’을 간소화하여 많은 기업과 담당자들에게 업무 생산성을 높여주고 있는데요, 계약 업무를 할 때에는 최종 계약서 발송 전 ‘내부결재’의 과정이 필요한 경우가 많습니다. 이 때, 계약 체결 이전 ‘내부결재’까지 전자계약 솔루션으로 가능하다면 기업에서는 더 이상 전자계약 도입을 늦출 이유가 없을 것 같습니다.
모두싸인 전자계약 서비스는 기업에서 꼭 필요한 조직관리와 내부결재 기능을 제공하고 있습니다. 오늘은 전자계약을 활용한 전자문서 내부결재에 대해 궁금하실 점만 쏙쏙 ! Q&A를 통해 알려드립니다.
Q. 전자계약 서비스에서 팀 구성, 권한 관리 등을 할 수 있나요?
A. 내부결재는 곧, 조직 내부 구성원별 권한 설정이 수반되어야 합니다. 전자계약으로 내부결재를 진행하기 전, 전자계약 서비스 내 조직 생성, 권한 관리가 가능한지 우선 확인을 해야합니다.
모두싸인 조직관리 기능을 이용하면 우리 회사 조직 구조를 반영해 팀을 구성하고 문서를 공유할 수 있습니다. 모두싸인으로 진행한 문서를 별도 이메일이나 사내 메신저를 통해 공유하지 않아도, 모두싸인에서 바로 팀 템플릿과 문서를 공유할 수 있는 것입니다.
모두싸인 조직관리로 ① 팀(조직) 구성 ② 팀 내 하위계정(구성원) 업무 권한 관리 ③팀 폴더(공개 / 비공개 폴더) 통합관리 ④ 팀 템플릿 공유 등 업무 효율을 높여주는 다양한 기능을 이용할 수 있습니다.
Q. 전자계약서 발송 전 내부결재가 필요한데, 전자계약 서비스에서 내부결재 기능을 지원하나요?
A. 모두싸인 조직 계정을 이용 중이라면, 내부결재 기능을 즉시 이용할 수 있습니다. 모두싸인 전자계약 내부결재는 계약서 발송 이전 단계의 승인 절차를 진행할 수 있는 기능입니다. 로그인 후 직접 업로드한 문서 외에도 모두싸인 제공 법률 서식과 템플릿, 문서 편집기로 제작한 문서 모두 내부결재 기안으로 올리고 결재를 요청할 수 있습니다.
기업 내부에서는 하나의 업무에도 많은 담당자들이 관계되어 있습니다. 그렇기에 한 건의 계약에도 조직 구조에 따라 다수 담당자들의 결재를 받아야 하는 경우가 대다수인데요, 모두싸인 전자계약 내부결재 기능으로 문서당 최대 10번의 결재 단계 내에서 최대 10명의 결재자를 지정할 수 있습니다.
기안자가 모두싸인 내부결재 기능으로 결재를 요청할 때, 결재 요청 사유를 선택적으로 입력할 수도 있어 결재자들에게 남길 말도 기재할 수 있습니다.
Q. 내부결재를 요청받고 상황에 따라 기안을 반려할 수도 있나요?
A. 기안자로부터 기안 결재를 요청받은 결재자는 기안 문서를 확인하고 결재를 승인하거나 반려할 수 있습니다. 모두싸인 전자계약 내부결재 기능은 내부 승인 절차의 다양한 경우를 고려하여 결재 간소화 기능을 지원합니다. 결재 간소화 기능으로 같은 결재선에 다수 결재자가 지정되어 있더라도 최소 1명의 승인만으로 해당 결재선의 결재가 완료됩니다.
결재자는 기안 승인 시 별도 결재 사유를 입력하지 않고 사인/도장 입력만으로 결재할 수 있고, 결재를 반려할 때에는 반려 사유를 입력하고 반려할 수 있습니다.
Q. 문서(계약서)에 대한 참조자를 설정할 수 있나요?
A. 모두싸인 전자계약 서비스에서 조직 계정을 이용하지 않아도 참조자를 설정할 수 있습니다. 참조자는 최대 10명까지 설정 가능하며, 참조자의 이메일 또는 휴대폰 번호로 서명 시작 및 서명 완료 알림을 받을 수 있습니다.
Q. 내부결재 완료된 계약서의 결재 정보를 바로 확인할 수 있나요?
A. 내부결재 정보 또한 문서의 중요한 정보이니, 계약 업무를 진행할 때 관련한 내용이 기록되어 있어야 합니다. 모두싸인에서는 기안으로 올린 문서(계약서)의 결재 정보도 바로 확인할 수 있습니다. 결재 정보에는 결재자, 결재 사유, 기안의 이름 등이 포함되어 있고 기안이 초안인 상태에서 결재 정보를 수정할 수 있습니다. 그리고 결재자는 요청받은 결재 기안 문서와 결재 정보를 언제든지 열람할 수 있습니다.
내부결재부터 계약서 발송까지 모두싸인으로 한번에
모두싸인 전자계약 내부결재 기능에 대해 소개해드렸습니다. 전자계약 솔루션 내에서 바로 진행할 수 있는 내부결재 프로세스, 모두싸인에서는 조직 계정을 이용하고 있다면 언제나 곧바로 시작할 수 있습니다. 이외에도 조직 계정을 이용하시면 문서 공유, 권한 관리, 조직 사인/도장 공유 등 계약 업무에 필수적인 다양한 기능을 이용할 수 있습니다. 여기에 내부결재 기능까지 놓치지말고 함께 활용하여 업무 생산성을 향상시켜보세요!
기업의 각 부서 계약 담당자님들은 계약 업무를 진행할 때, ‘내부결재’ 프로세스의 중요성과 필요성을 잘 알고 계실 것 같습니다. 모두싸인 내부결재 기능으로 계약서 최종 발송 전 내부 승인 절차를 거쳐 안심하고 계약서를 발송할 수 있습니다. 쉽고 편리한 계약 체결 뿐만 아니라 계약 체결 전 수반되는 내부 승인 절차까지. 지금 모두싸인으로 시작해보세요!
