모두싸인으로 체결된 전자계약은 비용과 시간, 효율 등 다양한 부분에서 엄청난 가치를 가지고 있습니다. 이 가치는 반복적이고 대규모의 계약이 필요할 때 더욱 더 커지게 되는데요. 실제로 모두싸인 고객님들이 가장 많이 칭찬해주시는 기능 중 하나가 최대 5,000건의 계약도 한 번에 체결할 수 있는 대량전송입니다.
대량전송? 단순히 서명자가 많을 때 쓰면 되나요?
대량전송과 링크서명 등 모두싸인의 대표 기능들을 더 잘 쓰려면 진행하려는 계약의 성격을 우선적으로 파악해야 합니다. 계약에 따라 서명을 요청하는 형식이 조금씩 달라지기 때문인데요.
참고 링크서명은 불특정 다수에게 서명을 요청할 때, 특히 이메일이나 연락처를 특정할 수 없는 대상일 때 유용합니다. 다만 서명자가 직접 입력하는 필드를 제외한 발송하는 서류 자체의 세부 내용을 개인화하는 것은 불가능하죠. 링크서명에 대해서는 다음 콘텐츠에서 더욱 자세하게 알려드릴게요!
오늘 설명 드릴 대량전송 기능의 특징은 다음과 같습니다.
- 연봉계약서와 같이 동일한 양식의 계약서를 여러 명에게 한 번에 보낼 때(서명 요청할 때) 유용합니다.
- 양식은 같지만 서명자마다 세부 내용이 개인화 되어야 하는 경우 적합합니다.
- 단건 전송과 동일하게 서명자가 확실하고 정확한 연락처가 있어 직접 문서를 보낼 때 사용합니다. 다수가 접근 가능한 링크서명과 달리 서명자만 열람이 가능합니다.
- 한 계약서 안에 여러 명이 서명하는 ‘다자 간 계약’과는 다릅니다(= 서명자 추가 이용).
- 문서도 발송한 만큼 발생합니다(N명에게 대량전송으로 발송 = N개의 문서 생성).
- 과금 기준은 단건 전송과 동일하게 발송 건수입니다(cf. 링크서명은 서명 완료 기준) (ex. 대량전송을 이용해 연봉 계약서 150건 발송 → PREMIUM 요금제 기준 기본 제공량 100건 차감 및 추가 충전 50건 필요)
✅ 한 문장으로 정리하자면, 문서의 형식은 정해져 있고(동일한 양식), 세부 내용은 다르며(개인화된 정보), 진행해야 하는 계약의 건수가 많을 때(수가 많을 때)는 대량전송!
어떻게 활용할 수 있나요?
대량전송은 기본적인 사용법은 1) 양식이 될 계약 문서를 템플릿으로 등록한 후 2) 변경되어야 하는 서명자 정보를 엑셀로 작성 및 업로드하여 3) 일괄 발송하면 됩니다.
대량전송의 활용 예시를 같이 살펴볼까요?
Case 1)
- 이용 부서 : ○○기업 인사팀
- 이용 문서 : 연봉계약서
- 서명자 수 : 300명
- 개인화 항목 : 서명자 정보(이름, 생년월일, 주소 등), 계약 기간, 연봉 금액
대부분의 기업들은 연초 혹은 특정 기간에 재직자 대상 연봉 협상을 진행하고 그에 따른 연봉계약서를 작성해야 합니다. 위 사례의 경우 300명 모두 연봉 협상을 진행했다고 가정했을 때, 관련 업무 담당자는 300개의 문서를 일일이 작성하고 대면 혹은 메일로 서류를 발송, 서명을 받아 다시 서류를 취합해야 합니다. 혹 정보를 잘못 입력하여 기밀인 연봉 정보가 노출된다면? 계약 체결 후 내용을 다시 확인하고 싶다는 재직자를 위해 매번 서류함 혹은 하드디스크를 뒤져야 한다면? 요청하는 재직자 입장에서는 1명이지만 해당 업무를 담당하는 인사담당자는 어쩌면 연봉 협상 시즌 내내 하루 종일 이 일에 매달려야 할지도 모릅니다. ○○기업 인사팀이 모두싸인을 이용한다면 더 중요한 과업에 집중할 수 있겠죠?
Case 2)
- 이용 부서 : ◇◇◇방송사 A 프로그램팀
- 이용 문서 : 출연 동의 및 비밀 유지 서약서
- 서명자 수 : 150명
경연 프로그램 등의 가장 큰 위험 요소는 방청객들의 ‘스포일러’일텐데요. 이를 방지하기 위해 많은 방송국에서는 출연 동의 및 비밀 유지 서약서를 취합하고 있습니다. 촬영 현장에서 150여 명의 신분증을 확인하고 주민등록번호, 휴대폰번호, 서명 등을 받기란 쉽지 않습니다. 모두싸인의 대량전송을 이용하면 사전에 간편하게 송부하고 본인인증 등을 통해 서명자의 정보를 추가로 확인할 수 있습니다.
Case 3)
- 이용 부서 : △△기업 마케팅팀
- 이용 문서 : 개인정보이용동의서
- 서명자 수 : 50명
마케팅팀에서 가장 많이 진행하는 것은? 아마도 이벤트일 것입니다. 브랜드와 제품에 대한 관심도를 즉각적으로 올리고 리드를 획득하기 위해 이벤트만 한 것이 없기 때문인데요. 이벤트 진행 시 꼭 수반되는 업무가 경품 발송 등을 위해 당첨자의 개인정보를 수집하는 것이죠. 당첨자에게 당첨 결과를 안내하고 개인정보를 수집, 강화된 개인정보보호법에 의해 개인정보이용동의서도 함께 취합해야 합니다. 이런 경우에도 대량전송의 기능을 이용하면 훨씬 간편하겠죠?
대량전송, 지금 써보고 싶어요!
모두싸인 프리미엄 요금제 이상을 이용하고 계시다면, 지금 바로 대량전송을 이용해보세요. 기본 제공 100건 소진 후에는 필요한 만큼만 셀프로 충전해서 쓸 수 있어 더욱 편리하다는 사실🤭
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