전자계약 도입으로 기업 전체 리소스를 최적화하는 방법

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모든 기업은 공통된 고민을 갖고 있습니다. ‘어떻게 하면 기업 전체의 인적 자원을 포함한 비용을 최적화할 수 있을까?’ 일 텐데요. 이를 위해 기업에서는 다양한 업무용 솔루션을 도입해, 비용 절감과 업무 효율 향상이라는 2가지를 추구합니다.

한 기업에서 전자계약을 도입하면 인사, 영업, 개발, 법무, 구매 부서를 비롯한 기업 내 모든 계약 업무에 관여하는 부서 및 담당자의 업무 효율을 높여주고 비용을 줄여줍니다. 나아가 신속하게 진행되는 영업 프로세스로 고객 수주 시점을 앞당기는 것을 물론, 고객의 만족도를 향상시킬 수도 있습니다.

모두싸인 전자계약이 어떻게 기업 리소스를 최적화하는 데 작용할 수 있는지 알려드릴게요.

1. 임직원 업무 효율 향상

대부분의 부서에서 발생하는 계약 업무를 종이계약으로 진행하면 계약서 작성, 출력, 스캔, 복사, 서명날인 준비, 등기우편 접수 등 모든 과정이 수기로 진행됩니다. 모두싸인 전자계약 이용 시 기존 종이계약으로 1건당 최대 10일 걸리는 계약을 1일 내에 체결할 수 있고, 이에 따라 계약 업무 담당자는 더 중요한 업무에 시간과 리소스를 할애할 수 있습니다.

2. 기업 비용 절감

모두싸인 전자계약을 이용하면 인쇄, 출력, 등기우편 발송, 계약서 저장 및 보관까지 필요한 기존 비용이 90% 이상 절감됩니다. 종이 사용, 우편 비용, 문서 보관 및 관리 비용까지 모든 계약 업무 비용이 전반적으로 절감되어 기업 예산을 더 경제적이고 효율적으로 쓰이도록 기여합니다.

3. 고객 경험 개선

전자계약 도입이 고객 경험 개선으로 이어진다는 것을 어떻게 증명할 수 있을까요? 수많은 서류와 지연되는 계약 절차는 고객으로 하여금 불편함을 초래할 수 있습니다. 비효율적인 계약 프로세스가 고객의 브랜드 신뢰도와 만족도에 좋지 못한 영향을 줄 수 있습니다. 모두싸인 전자계약은 언제 어디서나 직원과 고객, 파트너사 모두 편리하게 빠르게 계약을 체결할 수 있도록 지원합니다. 시공간의 제약 없이, 계약 체결 지연 없이 고객의 요구사항을 반영한 계약서를 즉시 전달할 수 있어 고객의 브랜드 경험이 향상됩니다.

4. 업무 리스크 감소

계약은 비즈니스의 시작이자 연결 그리고 확장으로 이어지는 중요한 요소입니다. 계약 정보는 그만큼 중요하고 안전하게 관리하고 보호해야 하는데요. 종이계약 대비 전자계약은 계약서 수발신, 계약서 보관 및 관리의 측면에서 위험을 줄여줍니다.

모두싸인 전자계약은 보안과 신뢰를 최우선으로 여기며, 고객이 안심하고 이용할 수 있도록 철저한 보안 속에 관련 규정을 엄격히 준수합니다. 국내 전자계약 업계 최초로 ISO 27001, 27017, 27018 정보보호 인증을 획득하며 국제 인증 정보보호 체계 완성했음은 물론, 모두싸인만의 엄격한 4대 보안시스템을 운영하고 있습니다.

특히, 계약 체결(모든 서명자의 서명 입력)이 완료됨과 동시에 서명의 주요 시점 및 계약 정보가 기록된 감사추적인증서바 발급되고, 문서 위변조 검증을 통해 문서의 무결성을 검증할 수 있습니다.

5. 수익 창출 가속화

전자계약은 기존 종이계약 방식의 모든 수기 방식을 전자적 방식으로 대체합니다. 복사, 출력, 스캔, 우편 등기, 수기 작성 및 기입 등의 과정이 간소화되어 계약 업무 진행 속도가 빨라지게 됩니다. 계약 체결이 빠르게 되면, 계약 체결 이후 필요한 서비스 이용료 지불 등의 결제 처리의 시점도 앞당겨지게 되는데요. 전자계약 방식으로 계약 진행 프로세스가 가속화됨으로써 매출 발생이 가속화될 수 있는 것입니다.

실제로 모두싸인 이용 고객님의 82%가 1일 이내 계약 체결을 완료하고 있었습니다. 복잡한 종이계약 방식에서 발생하는 각 과정의 시간 낭비를 줄이고 계약 프로세스를 가속화하여 매출 확보 속도도 높일 수 있습니다.

6. ESG 경영 실현

환경보호를 실천하고, 지속적인 환경보호에 기여하는 것은 기업에 필수적으로 요구되는 역할이기도 하죠. 업무 솔루션을 새롭게 도입한 것만으로 ESG 경영과 환경보호에 즉시 기여할 수 있습니다.

전자계약 솔루션 도입은 기업의 시간과 비용을 줄여주는 것에서 더 나아가 ESG 경영을 실현하는 데도 직접적이고 긍정적인 영향을 주고 있습니다. 전자계약 방식을 도입하지 않으면, 기업에서는 여전히 문서 인쇄와 스캔에 수백, 수천 장에 이르는 종이를 사용해야 합니다. 사후 계약서 보관 및 관리에 있어서도 불필요한 종이와 문서파일, 라벨지 등 무분별한 종이 낭비를 바로 줄일 수 있습니다.

2023년 지난 1년 간 모두싸인으로 체결 완료된 문서를 기준으로 계약 한 건당 평균 1.2일의 시간이 소요되어, 길게는 7~10일까지 낭비되었던 시간이 1.2일로 대폭 줄어들었습니다. 연간 체결 완료된 문서를 합하여 계산했을 때에는 2023년 모두싸인을 이용한 모든 고객님이 절감한 업무 비용은 약 851억원으로 환산할 수 있었습니다. 모두싸인은 기존 계약에 수반되는 ‘종이’를 아껴주어 2023년 체결 완료된 문서 전체를 합하면 30년생 원목 4300그루 이상을 보호할 수 있었습니다.

그렇다면 실제로 모두싸인을 도입한 기업들은 비용 절감, 인적 리소스의 최적화 측면에서 어떤 효과를 보고 있을까요? 다양한 산업군의 고객 성공사례로 알려드리겠습니다.