계약 업무는 도장 날인으로 끝나는게 아니라 문서보관과 관리까지, 사후 업무가 더 많다고 느껴지지 않나요? 근로감독에 대비하여 계약서 관리를 체계화하는 방법을 공유해드립니다. 전자계약으로 분실과 정보유출 걱정은 덜고, 계약서는 더 빠르게 찾아보세요.
근로감독에 대응하려면 급하게 계약서가 필요합니다 💦
“월요일에 전화 와서 금요일에 근로감독 온다고 전화 받았어요. 2명 정도 계약서가 좀 빠진게 있네요…”
“회사 8년 넘게 근무하면서 근로 감독은 처음입니다. 저희 회사 근로조건 관련 서류가 취약해서 신경이 쓰입니다.”
정기 근로감독이면 10일 전, 수시 근로감독이면 4일 전에도 고용노동부의 연락을 받게 됩니다. 근로감독 통보를 받으면 기존 업무는 제쳐놓고 빠르게 서류를 준비해야 하는데요. 근로계약서, 임금명세서, 연차대장 등 최소 7가지는 넘는 서류가 필요합니다.
미리 문서를 관리하지 않는다면 마음이 조마조마하기 마련입니다. 계약서 누락이 발견된다면 시정 지시사항으로 이어질 수 있으니까요.
신속한 근로감독 대비를 위한 계약서 관리 TIP 🪄
계약서를 어떻게 관리해야 필요한 순간에 빠르게 찾을 수 있을까요?
실무에서는 보통 문서마다 문서 번호를 지정하거나 부서나 연도, 문서 유형별로 모아 분류합니다. 특히 계약서의 경우 더 철저하게 보관해야하기 때문에 업무용 컴퓨터, 드라이브 등에 스캔본을 업로드해두기도 합니다.
- 장점 : 기업 내 정해진 장소에만 계약서를 보관할 수 있습니다.
- 단점 : 계약서를 별도로 정리하는데 시간이 소요되고, 처음 지정한 문서 분류기준이 아니라면 문서를 찾기가 어렵습니다. 가령 연도별로 문서를 보관해두었는데 특정 부서의 계약서를 찾아야한다면 시간을 더 써야합니다.
따라서 계약서를 분류하고 보관하는 시간, 보관된 계약서를 찾을 때 걸리는 시간을 최소화할 필요가 있습니다.
전자계약을 활용한 서류 관리 고도화 방안 3가지 🙌🏻
전자계약으로 계약서를 체계적으로 보관하는 세 가지 팁을 공유드립니다.
1. 근로계약서, 취업규칙동의서 등 양식별 계약서 자동 분류
자주 이용하는 계약서 양식을 등록해두면 양식별로 계약서를 한 번에 모아볼 수 있는데요. 예를 들어, 2025년 연봉 계약서 양식을 등록하면서 자동 분류되도록 설정 해놓고, 이후 김모두님, 박인사님, 이서명님이 해당 양식으로 연봉 계약을 체결하면 세 개의 계약서를 한 번에 모아볼 수 있습니다.
2. 제목이나 기간, 원하는 조건으로 계약서 검색
체결 완료된 계약서는 제목, 계약 기간, 계약 상대방(직원명) 등으로 검색할 수 있습니다. 만약 근로감독 중 무작위로 특정 직원의 임금명세서를 요청 받는다면 곧바로 찾아 전달도 가능합니다. 작년 1월부터의 계약서를 준비해야 한다면 기간만 설정하여 모아볼 수도 있고요.
3. 오래 전의 계약서까지 한 번에 관리
전자계약 이용 전의 문서까지 문제없이 관리 가능합니다. 기존의 지류 계약서나 PDF를 한 번에 서비스에 업로드할 수 있는데요. 이때 계약서명, 담당자, 계약 상대방 이름 등 정보와 분류 기준까지 등록할 수 있습니다. 기존에 보관하던 계약서까지 더 찾기 쉬워지게 되는 것이죠.
근로감독 같이 갑작스럽게 계약서가 필요한 순간에 대비하여 위 방안을 참고하여 문서 관리 체계를 갖출 것을 권장드립니다. 실제 전자계약을 이용하는 부서의 문서 분류 및 파일 제목 설정 팁도 알아보세요.
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