모두싸인 전자계약을 이용하면 계약 당사자가 따로 만날 필요 없이 이메일, 카카오톡, 링크 등 원하는 수단으로 계약을 체결할 수 있습니다. 시간과 비용 절감 효과, 대폭 개선되는 계약 업무 프로세스 덕분에 2024년, 28만 기업·기관에서 모두싸인을 이용하고 계십니다.
전자계약 이용으로 계약 체결뿐만 아니라 계약 준비 과정까지 편리해집니다. 모두싸인은 ‘내부결재’ 기능으로 계약서 발송 전 그룹웨어나 이메일, 대면으로 별도 결재 상신을 할 필요가 없습니다. 내부결재로 검토한 후 안심하고 계약서를 전송해 보세요!
모두싸인 대표 기능 활용법, 기업 고객에게 필수적인 ‘내부결재’ 기능을 소개해 드립니다.
내부결재는 어떤 기능인가요?
💡 내부결재 : 계약서 발송 이전 내부 승인 절차를 추가하여 검토하는 기능
내부결재는 계약서 발송 전 반드시 내부의 승인을 거치도록 하는 기능입니다. 계약이 체결되면 기업과 외부 이해관계자와의 의무와 권리가 명확해지기 때문에 계약서 전송 전 검토가 필요한데요.
모두싸인 전자계약 서비스를 이용하면
- 문서당 최대 10단계의 결재 절차에 최대 10명의 결재자를 지정할 수 있습니다.
- 결재 요청 사유를 입력하여 결재자에게 전달할 말도 남길 수 있습니다.
- 업로드한 전자문서, 모두싸인 법률서식, 템플릿, 문서 편집기로 제작한 어떤 문서든 내부결재 이용이 가능합니다.
내부결재 기능 핵심 포인트 1 : 공용 워크스페이스
✅ 내부결재 이용 전 공용 워크스페이스에 멤버 초대와 역할 부여는 필수!
전자계약으로 내부결재를 진행하기에 앞서 공용 워크스페이스에 조직을 구성해야 합니다. 내부결재는 승인 권한을 가진 구성원들이 전자문서를 검토하는 기능이므로 전자계약을 이용할 멤버들을 초대하여 책임에 맞게 기능 접근 권한을 설정해야 합니다.
공용 워크스페이스 설정으로 내부결재만 가능한 게 아닙니다. 그룹을 설정하여 팀별로 문서를 관리하고 팀 구성원의 역할에 맞게 권한을 부여하여 기밀 유출을 방지할 수 있습니다. 자주 이용하는 양식을 템플릿으로 등록한 후 공유하고, 사인/도장도 공유할 수 있습니다.
내부결재 기능 핵심 포인트 2 : 고정 결재선
✅ 결재선을 미리 고정하고 템플릿에 고정된 결재선을 적용할 수 있어요.
내부결재로 안심하고 계약을 진행하고 싶지만, 결재 업무를 간소화하고 싶으시다면 고정 결재선이 정답입니다. 템플릿에 결재선을 지정하여 결재 요청을 할 수 있습니다. 내부결재를 이용할 때마다 결재선을 지정할 필요가 없어 편리합니다.
또한 템플릿에 고정 결재선을 적용하면 결재 절차 없이 계약서 전송을 할 수 없습니다. 따라서 내부 결재 없이 계약서를 전송하는 리스크, 그리고 결재선을 잘못 지정하여 다시 결재를 요청하는 실수를 예방할 수 있습니다.
기업의 상황과 규정에 맞게 고정 결재선을 지정하여 안전하고 간편하게 내부 결재를 이용하세요.
결재선 지정 TIP!
결재선은 직급순이 아닌 책임자 순으로 지정해 주세요. 사원-주임-대리-과장-차장-부장-임원의 모든 단계를 거치면 내부결재 과정이 길어집니다. 업무의 권한과 책임이 있는 사람만 결재자로 지정하여 내부결재 절차를 간소화하세요!
내부결재 기능 핵심 포인트 3 : 승인/반려 가능
✅ 결재자는 결재 요청 받은 문서를 확인하고 승인 혹은 반려할 수 있어요.
결재자는 기안자가 요청한 결재 문서를 승인하거나 반려할 수 있습니다. 사인/도장으로 결재 승인하고, 반려한다면 반려 사유를 입력할 수 있습니다. 반려된 기안은 사본을 만들어 서명자 정보, 입력란, 참조자, 결재자 정보 등 수정 사항만 반영하여 다시 결재 요청할 수 있어 편리합니다.
또한 결재 간소화 기능을 이용하면 여러 결재자가 지정된 특정 결재 단계를 1명의 승인으로 마무리할 수 있습니다.
내부결재 기능 핵심 포인트 4 : 내부 결재 정보 확인
✅ 결재자는 결재 주요 이력을 확인할 수 있어요.
모두싸인은 서명 요청이 시작되면 문서 정보, 계약 당사자의 정보와 계약 이력을 기록합니다. 계약 체결 과정을 확인할 수 있듯이 내부 결재도 결재자, 결재 사유, 진행 이력 등 결재의 주요 정보가 기록됩니다.
기안자와 결재자 모두 기안의 결재 정보를 언제든 열람하고 결재 이력을 파악할 수 있습니다. 기안자는 어느 단계에서 결제가 지연 되는지 확인하고, 결재자는 업무 진행 현황을 확인하여 상황에 따라 적절하게 조치할 수 있습니다.
이런 경우라면 내부결재 이용을 권장합니다
- 계약서 전송 전 내부결재를 거쳐 검토 없이 계약서를 발송하는 리스크를 방지하고 싶은 경우
- 그룹웨어로 결재를 상신하고 승인받는 절차 없이 모두싸인에서 한 번에 계약서 전송까지 하고 싶은 경우
- 기안 출력-대면 결재 요청-반려-수정-출력-결재 요청의 번거로운 절차를 단축하고 싶은 경우
- 결재자의 외근이나 출장이 잦아 대면 결재가 어려운 경우
국내 1등 전자계약 서비스 모두싸인으로 계약 이전 내부 승인 절차까지 간편해 집니다. 내부결재 기능으로 충분한 검토를 거친 후 안전하게 계약서를 전송해 보세요.
