🧭 본 글에서 알 수 있는 것 (Overview)
✅ 계약서 관리의 기본 개념과 관리 소홀 시 발생하는 리스크
✅ 체계적인 계약서 관리의 첫 단계와 실무 접근법
✅ AI × 계약업무의 결합으로 달성할 수 있는 업무 효율화
1️⃣ 들어가며
모두싸인은 기업의 계약업무 생산성을 높이는 방법을 꾸준히 연구하고 있습니다.
이번 글에서는 특히 ‘체결 후 계약서 관리’에 초점을 맞춰,
① 그 중요성과 기본 개념,
② 관리가 제대로 이루어지지 않았을 때의 리스크,
③ 그리고 모두싸인 캐비닛이 어떻게 변화를 이끌 수 있는지를 살펴봅니다.
2️⃣ 체결 후 계약서 관리란 무엇인가
계약이 체결된 이후, 기업은 해당 계약이
- 누구와 체결되었는지,
- 어떤 조건으로 진행 중인지,
- 언제 종료 또는 갱신되는지를
정확히 파악하고 관리해야 합니다.
이를 ‘체결 후 계약서 관리’라고 합니다.
보통은 계약의 핵심 정보를 정리한 계약 대장을 작성하고,
모든 계약서를 한곳에 모아 검색·조회·보관이 가능한 환경을 구축하는 것을 의미합니다.
3️⃣ 체결 후 계약서 관리가 되지 않을 때의 리스크
계약서 관리는 단순한 행정이 아니라,
비즈니스의 연속성과 신뢰를 유지하기 위한 핵심 프로세스입니다.
이 관리가 제대로 이루어지지 않으면 다음과 같은 문제가 발생합니다.
| 리스크 유형 | 내용 |
| ⚖️ 법적 리스크 | 계약 조항을 확인하지 못해 의무 불이행, 분쟁, 소송으로 이어질 수 있음 |
| 🤝 거래처 신뢰 저하 | 계약 이행 지연·조건 불이행으로 파트너십 훼손 |
| 💰 경제적 손실 | 자동 갱신을 제때 해지하지 못하거나 갱신일을 놓쳐 불필요한 비용 발생 |
| 🕒 업무 효율 저하 | 계약서 검색·보고에 과도한 시간 소모, 감사 시 자료 제출 지연 |
이러한 문제는 단순히 ‘시스템이 없기 때문’이 아니라,
사람의 기억과 수작업에 의존하는 구조 때문입니다.
효율적인 관리 체계를 갖추면 리스크를 줄이는 것을 넘어
계약 이행률, 재계약율, 내부 협업 효율까지 함께 개선할 수 있습니다.
4️⃣ 체결 후 계약서 관리의 첫 3단계
계약서를 체계적으로 관리하려면,
다음 세 가지 기본 단계를 밟는 것이 중요합니다.
① 관리 범위 정의
모든 계약서를 한 번에 정리하려 하면 실패하기 쉽습니다.
먼저 중요도가 높은 계약이나 최근 몇 년간 체결된 계약부터 관리 범위를 설정합니다.
② 보관 위치 통합
계약서가 구글 드라이브, 사내 서버, 개인 폴더 등에 흩어져 있다면,
우선 이를 하나의 관리 체계로 통합해야 합니다.
권한 설정과 검색이 가능한 환경이 이상적입니다.
③ 계약 대장 작성
계약 체결일, 만료일, 금액, 자동갱신 여부 등을 스프레드시트나 엑셀로 관리합니다.
다만 이 방식은 자동 알림·검색·데이터 추출이 불가능해
업무가 늘어날 수록 수작업의 한계가 빠르게 드러납니다.
5️⃣ 반복 업무는 자동화해야 합니다
계약관리는 일회성 업무가 아닙니다.
계약 갱신일, 지급 일정, 조건 변경 등은 매일 반복적으로 관리해야 하는 업무입니다.
이 반복 업무를 사람의 손으로만 처리하기에는
비효율이 크고, 실수 가능성도 높습니다.
이때 AI의 강점이 발휘됩니다.
🤖 모두싸인 캐비닛의 주요 기능
- AI 자동 데이터 추출
계약서를 업로드하면 계약기간, 종료일, 갱신 조건, 금액 등 핵심 데이터를 자동으로 인식해 계약 대장으로 정리합니다. - 자동 리마인더
만료일·갱신일·지급일 등을 기준으로 7일·30일·90일 전 알림을 발송하여 기한 누락을 예방합니다. - 스마트 검색 및 조회
“비밀유지 조항”, “손해배상 한도” 등 특정 문구를 계약서 본문에서 바로 검색할 수 있어, 문서 전체를 열람할 필요가 없습니다.
AI는 사람과 달리 피로하지 않고, 항상 일정한 정확도로 반복 업무를 처리합니다.
이 점이 바로 계약관리 영역이 AI 자동화에 가장 적합한 이유입니다.
💡 연 매출 800억대 기업의 실제 활용 사례
연매출 800억, 연간 매출 성장률 30%를 달성한 헬스케어 브랜드의 경우
일용직 근로계약서를
엑셀로 관리하며 일정 누락과 중복 확인의 어려움을 겪고 있었습니다.
모두싸인 캐비닛을 도입한 이후,
AI가 계약기간·종료일을 자동 인식하고 리마인더를 발송해
담당자가 갱신 일정을 놓치지 않게 되었습니다.
현재는 이 알림 일정을 기반으로
영업팀이 재계약 시점을 미리 파악해 대응하는 프로세스를 운영하며,
반복적인 수기 관리에서 벗어나 계약을 비즈니스 기회로 전환하는 기반을 만들고 있습니다
6️⃣ 맺으며
체결 후 계약서 관리는 단순한 리스크 관리가 아니라,
기업이 데이터를 통해 새로운 기회를 발굴하고 경쟁력을 높이는 전략 자산입니다.
그러나 여전히 많은 조직이 ‘엑셀과 폴더’ 중심의 방식에 머물러 있습니다.
이 구조로는 계약의 복잡성과 속도를 따라잡기 어렵습니다.
모두싸인 캐비닛은 계약 관리의 기본 원칙을 충족하면서,
AI 자동화로 반복 업무를 줄이고, 축적된 데이터를 통해 더 나은 의사결정과 비즈니스 확장을 지원하는
차세대 계약관리 솔루션입니다.
지금, 계약관리가 단순 업무가 아닌 기업 경쟁력의 근간으로 인식되는 시대입니다.
이제는 사람의 수작업이 아닌 AI와 함께하는 계약관리 혁신을 경험할 때입니다.
