혹시, 사무실 어딘가에 쌓여있는 계약서 더미가 있으신가요?
‼️ 계약서를 방치하면 안되는 이유 !
계약서는 단순한 문서가 아니라 기업의 법적·재무적 책임과 직결된 핵심 자산입니다.
계약서를 정리하지 않고 방치하면,
언제 갱신해야 하는지 몰라 계약이 자동 연장되거나
중요한 조항을 놓쳐 불이익을 입는 일이 발생할 수 있습니다.
💡 Excel로 계약서를 관리하면 좋은 점
- 비용 부담이 없고,
- 자유롭게 커스터마이징 가능하며,
- 오프라인에서도 사용할 수 있다는 장점이 있습니다.
하지만, 시간이 지나고 계약 건수가 많아질수록 Excel의 한계가 분명해집니다.
❗ Excel로 계약서를 관리할 때의 주요 불편함
1. 끝없는 복사-붙여넣기: ‘반복되는 수작업 입력’의 늪
새로운 계약이 체결될 때마다 계약 주요 정보(계약명, 상대방, 계약일, 금액, 책임자 등)를 엑셀 시트에 일일이 입력하는 작업은 생각보다 많은 시간과 노력을 소모합니다. 특히 계약서 양식이 다양하거나 항목이 많을 경우, 이러한 반복되는 수작업 입력은 담당자의 피로도를 높이고, 단순 실수로 인한 데이터 누락이나 오기의 위험성을 증가시킵니다. 결국 이는 기업 전체의 업무 효율성 저하로 이어집니다.
2. 깜빡하면 큰일! ‘기한 놓치기 쉬움’의 아슬아슬함
계약에는 갱신일, 만료일, 중도 해지 조건 등 다양한 중요 기한이 존재합니다. 엑셀로 이러한 기한들을 관리할 경우, 담당자가 수동으로 날짜를 확인하고 알림을 설정해야 합니다. 하지만 바쁜 업무 속에서 이러한 기한들을 기한 놓치기 쉬움은 물론, 자칫 중요한 계약 갱신 기회를 놓치거나 불리한 조건으로 자동 연장되는 상황을 초래할 수 있습니다. 이는 기업에 직접적인 금전적 손실이나 법적 분쟁의 빌미를 제공할 수 있습니다.
3. 누구나 열람 가능? ‘보안 및 권한 통제 부족’에 따른 정보 유출 위험
계약서에는 기업의 민감한 정보와 영업 비밀이 담겨있는 경우가 많습니다. 그러나 엑셀 파일은 암호 설정 기능이 제한적이고, 파일 공유나 접근 권한 관리가 체계적이지 않아 보안 및 권한 통제 부족 문제가 발생하기 쉽습니다. 파일이 무분별하게 복사되거나 권한 없는 담당자에게 노출될 경우, 중요 정보 유출의 위험은 상상 이상으로 커질 수 있습니다. 이는 기업의 신뢰도 하락과 경쟁력 약화로 이어질 수 있는 심각한 문제입니다.
4. “그 계약서 어디 있더라?” 답답한 ‘계약서 검색의 불편함’
수십, 수백 건의 계약서가 여러 엑셀 파일과 폴더에 흩어져 있다면 어떨까요? 특정 계약서를 찾거나, 특정 조항을 확인해야 할 때마다 관련된 모든 파일을 열어보며 시간을 허비하게 됩니다. 키워드 검색 기능이 제한적인 엑셀 환경에서는 계약서 검색의 불편함이 극대화되며, 이는 신속한 의사결정을 방해하고 업무 생산성을 크게 떨어뜨립니다.
엑셀의 한계를 넘어서는 AI 계약 관리,
‘모두싸인 캐비닛‘이 정답입니다!
앞서 언급된 엑셀 계약 관리의 모든 문제점들, 이제 모두싸인 캐비닛을 통해 해결할 수 있습니다. 모두싸인 캐비닛은 AI 기술을 활용하여 계약 관리의 패러다임을 바꾸고 있습니다.
▶️ AI가 알아서 입력 : 업로드된 계약서에서 AI가 계약명, 계약 당사자, 계약 기간, 금액 등 주요 정보를 자동으로 추출하여 입력합니다. 더 이상 지루한 반복되는 수작업 입력은 없습니다.
▶️ 똑똑한 마감 기한 알림 : 계약 만료일, 갱신일 등 주요 일정을 AI가 자동으로 파악하고, 맞춤형 알림을 제공하여 중요한 기한 놓치기 쉬움의 문제를 원천적으로 차단합니다.
▶️ 철저한 보안 및 권한 관리 : 클라우드 기반의 안전한 저장 환경과 함께 사용자별, 그룹별 세분화된 접근 권한 설정으로 보안 및 권한 통제 부족 문제를 해결하고, 계약 정보를 안전하게 보호합니다.
▶️ 강력하고 편리한 통합 검색 : 계약서 본문 내용까지 검색 가능한 강력한 AI 검색 엔진을 통해, 계약서 검색의 불편함 없이 원하는 정보를 즉시 찾아볼 수 있습니다.
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모두싸인 캐비닛은 단순한 문서 보관함을 넘어 기업의 계약 라이프사이클 전체를
스마트하게 관리하는 파트너입니다.
- 업무 효율성 극대화 : AI 자동화를 통해 계약 관리 업무 시간을 획기적으로 단축시키고, 핵심 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다.
- 리스크 관리 강화 : 계약 관련 누락, 실수, 기한 놓침 등의 위험을 최소화하고 법적 안정성을 확보합니다.
- 모두싸인의 신뢰성 : 대한민국 32만 고객사가 신뢰하는 전자서명 1위 모두싸인의 기술력과 안정적인 서비스 운영 노하우가 집약되어 있습니다. 이미 많은 기업들이 모두싸인을 통해 계약 업무의 혁신을 경험하고 있습니다.
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더 이상 반복되는 수작업 입력에 시간을 낭비하거나, 중요한 기한 놓치기 쉬움 때문에 마음 졸이거나, 보안 및 권한 통제 부족으로 불안해하거나, 계약서 검색의 불편함 때문에 업무가 지연될 필요가 없습니다.
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